Hjärnvänlig arbetsplats
Att skapa en hjärnvänlig arbetsplats - Om kognition och kognitiv arbetsmiljö.
Arbetslivsforskaren Gisela Bäcklander, Karolinska Institutet, berättar hur den kognitiva arbetsmiljön samspelar med övriga arbetsmiljöaspekter och vad vi kan göra för att minska belastningen. Kognitionen innefattar arbets- och långtidsminnet, perceptionen och de så kallade exekutiva funktionerna. Det sistnämnda är en benämning på vår förmåga att organisera, planera, fatta beslut, initiera handlingar och implementera det vi har planerat. Det omfattar även impulskontroll och att styra uppmärksamheten åt olika håll. Många av oss är vana att tänka på den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Den kognitiva arbetsmiljön är inte något helt särskilt från dessa, utan ett sätt att studera hur människor påverkas – delvis av de andra arbetsmiljöaspekterna.
Höga kognitiva krav i dagens arbetsliv
Dagens arbetsliv ställer höga krav på vår kognition. Mångas arbete kräver god planerings-, initiativs- och problemlösningsförmåga, att utläsa uppgifter utan instruktioner och att vara tillgänglig på olika sätt.
Det kan man göra för att minska den kognitiva belastningen
Gisela Bäcklander ger rådet att först tänka igenom vad som behöver bäst fokus och sedan gå efter principerna att göra det viktigaste först, göra en sak i taget och att avlasta hjärnan – inte ha saker i huvudet som vi kan ha utanför. Några av hennes konkreta tips för att minska belastningen:
- Schemalägg egen tid, inte bara möten.
- Gör inte allt alla dagar – ha temadagar.
- Ha mötesfria dagar.
- Ha inte proppfullt i planeringen – då finns inget manöverutrymme.
- Turas om med beredskapsmoment – så att inte hela arbetsgruppen behöver lägga kapacitet på att vara beredda samtidigt.
En annan viktig sak för en hälsosam kognitiv arbetsmiljö är att återställa de exekutiva funktionerna. Det gör vi genom sömn, dagsljus och rörelse. Men även genom att byta miljö, bryta av krävande uppgifter med mer rutinartade.
Källa: Partsrådet
God Jul & Gott Nytt År!
Vi vill passa på att önska dig en riktigt god jul och ett gott nytt år! Vi hoppas att din jul blir härlig och avkopplande.
Till alla våra partners, kunder och medlemmar vill vi rikta ett stort tack för det gångna året och vi ser fram emot ett nytt år tillsammans.
Varma hälsningar från oss alla på Svenskt Projektforum
PS/ Vi kommer att ha en begränsad bemanning under perioden 22 december fram till 11 januari . Vi gör allt vi kan för att återkomma med svar på frågor så fort det går!/
Boktips!
När det nu kanske finns några lediga dagar, kanske en ny bok kan fungera som inspiration inför det nya året?
Arbete – James Suzman
Boken om mänsklighetens historia genom vår relation till arbete, från livets uppkomst på jorden till vår automatiserade tid. En fascinerande undersökning som utmanar våra grundläggande antaganden om vad arbete betyder Att känna till historien om vad vi gjort med vår tid kommer förhoppningsvis hjälpa oss att göra mer medvetna val i framtiden
Öppenhet och tillitsspiralen – Anders Wendelheim och Kerstin Rodell-Lundgren
Det händer alltför ofta att vi inte har en tillräcklig nivå av öppenhet och tillit för att effektivt kunna hantera de komplexa uppgifterna vi ställs inför.
Författarna beskriver hur du kan utveckla och fördjupa dina relationer både i din privata vardag och i arbetet i syfte att skapa högpresterande grupper och organisationer och som leder till ökad produktivitet och förbättrad hälsa. Du får möjligheter att använda den outnyttjade spiraleffekten för att skapa en tillitsfull och hälsosam grupp och organisation.
Boken innehåller många handfasta modeller, verktyg, och övningar för att etablera tillit, komma till rätta med bristande tillit samt öka tilliten i syfte att effektivisera både din vardag och verksamhet. Du lär dig hur du bygger ökad tillit för att utveckla samspelet och ledarskapet i grupper samt hur du kan skapa en kultur som präglas av öppenhet, ärlighet, gemenskap och helhetssyn. Den visar hur du kan bidra till en verklig utveckling där verksamheten förändras på riktigt och inte bara på ytan.
Toppledarskap – Victoria Strand
För att bli och vara en TOPP-ledare finns det fyra områden som man som ledare behöver arbeta med och behärska; tankeledarskap, organisatoriskt ledarskap, personalledarskap och personligt ledarskap.
Som en röd tråd genom alla de här fyra områdena löper vikten av att vara en duktig kommunikativ ledare. I boken finns både teorierna bakom vad alla stora ledare gör för att vara TOPP-ledare och hur du själv gör det i praktiken för att utvecklas till en TOPP-ledare.
"I grund och botten har jag funnit att människor - hur olika kulturer de än kommer ifrån - behöver samma grundläggande saker från en ledare för att vilja följa och hjälpa ledaren att leverera de enastående resultat som förväntas. Nu vill jag dela med mig av några av mina erfarenheter med dig, eftersom jag vet att ledarskap är den avgörande faktorn för positiv skillnad i resultat, särskilt i tider av förändring." Säger författaren.
Värdet av värdegrunder* – Mats Alvesson
Under de senaste trettio åren har värdegrunder blivit ett oundgängligt inslag i varje företagskultur. Detta huvudsakligen svenska begrepp är nu lika vanligt på arbetsplatser runt om i landet som gratis kaffe.
Men kan verkligen några vaga värdeord lösa de problem som finns inom organisationskulturer? Och ger de stora resurser som satsas på värdegrundsarbete något reellt resultat? Kort sagt: Har värdegrunder verkligen något värde?
I Värdet av värdegrunder belyser författarna värdegrundsfenomenet på djupet. Genom fallstudier och praktiska reflektioner söker de bidra till att minska risken att organisationer ägnar sig åt storskaliga och pretentiösa projekt som bara gör ledningar, stabsfolk och konsulter nöjda. Men som, på gott och ont, inte gör någon större skillnad för verksamheten i vardagen. Många värdegrundsarbeten är i riskzonen.
Fjärr-kontrollerad
Omvälvningar i arbetslivet får fäste på global nivå när distansarbete och hybridarbete lämnar bestående förändringar i arbetslivet i kölvattnet av Covid-19-pandemin. En färsk undersökning från konsultfirman Herbert Smith Freehills visar att många globala företag planerar att i ökad utsträckning mäta medarbetarnas välmående, vilket reser frågetecken om metoderna.
Allt fler arbetsgivare kollar vad de anställda skriver i mejl, om de tittar på sociala medier eller byter fönster under Teams-mötet. En färsk undersökning från konsultfirman Herbert Smith Freehills visar att fyra femtedelar av 375 globala företag planerar att i ökad utsträckning mäta medarbetarnas välmående. Det är något som reser frågetecken om metoderna.
Även den vanligaste mjukvaran innehåller numera ”produktivitetsverktyg” samtidigt som så kallad otraditionell mätteknik för exempelvis textanalys breder ut sig. Hur vanligt det är med sådan systematisk övervakning av medarbetare i Sverige är oklart.
För att kartlägga dessa förändringar bygger rapporten Future of Work på svar från ledare hos mer än 375 internationella arbetsgivare för att identifiera nya trender och dynamik på arbetsplatser.
Viktiga resultat:
- 84 % av företagen planerar att mäta produktion snarare än arbetad tid
- Nästan hälften av arbetsgivarna vill differentiera lönen mellan distans- och kontorsbaserade arbetare, vilket troligen skapar sociala spänningar.
- Fyra av fem arbetsgivare planerar att använda digitala verktyg för att övervaka välbefinnande i framtiden, med 43 % som redan gör det.
- Tre fjärdedelar av företagen förväntar sig att flytta sin arbetsstyrka och avsevärt utöka distansarbetet inom fem år, medan 80 % använder programvara för att övervaka personalens placering.
Tips till arbetsgivare för att hålla reda på helheten och samtidigt tar itu med förändringarna som nu sker:
- Se framåt. Stigande sociala och miljömässiga förväntningar och efterklangen av distansarbete kommer att få långtgående konsekvenser för styrning, verksamhet och policier. Se framåt och planera för en ny framtid.
- Ökande press att ta ställning i sociala och politiska frågor, kommer det att vara nyckeln för företag att ha sammanhängande och transparenta processer för att fastställa policier.
- Omvärdera HR-rollen. Den långsiktiga övergången till distansarbete ställer mycket olika krav på HR-team och talangstrategier – framgångsrika företag kommer att ta till sig den förändringen som ett sätt att säkra konkurrensfördelar.
Mycket snack och lite verkstad
TNG har genomfört en unik kartläggning om svenska arbetsgivares kännedom och attityd kring fördomsfri rekrytering. Den omfattande undersökningen lyfter fram HR-specialisters och svenska chefers syn på fördomsfri rekrytering. Och här finns ett tydligt glapp mellan vision och verklighet.
I rapporten presenteras omfattande statistik från över 1 000 chefer och HR-specialister från hela Sverige. Research som visar hur svenska organisationer och chefer förhåller sig till fördomsfri rekrytering och mångfaldsfrågor.
Bland annat finner man att:
- 84 % tror att en fördomsfri rekryteringsmetod kan bidra till ökad mångfald, samtidigt som 75 % av alla chefer och VD:ar går på magkänsla när de anställer.
- 50 % av cheferna uppger att de påverkas av ålder, hälsa och funktionsnedsättning när de rekryterar.
- 30 % av svenska arbetsgivare inte alls rekryterar fördomsfritt.
Paretoprincipen
Paretoprincipen är en matematisk fördelning enligt vilken 20 procent av orsakerna ofta står för 80 procent av verkan; den kallas ibland även 80/20-regeln. Vilfredo Pareto visade att 20 procent av den italienska befolkningen innehade 80 procent av egendomen och denna observation har av andra senare generaliserats. Det betyder att 80 procent av det du presterar kommer från 20 procent av tiden du lägger ner.
- 20 procent av produkterna står vanligtvis för ungefär 80 procent av försäljningsvärdet.
- 20 procent av produkterna eller kunderna står oftast för 80 procent av ett företags vinst.
- 20 procent av bilisterna orsakar 80 procent av olyckorna.
- 20 procent av de som gifter sig utgör 80 procent av skilsmässostatistiken.
- Du använder 20 procent av dina kläder 80 procent av tiden.
Siffrorna är inte huggna i sten. Förhållandet kan vara 90/10, 75/25 eller något i närheten men principen är att 20 procent av orsakerna ofta står för 80 procent av verkan.
Alla upplever någon gång under projektet att det är för mycket att göra, att tiden och pengarna inte räcker till. 80/20 regeln är en teknik som kan användas för att identifiera vilka aktiviteter som kräver mest uppmärksamhet. Regeln kan vara till hjälp i projekt för att prioritera aktiviteter och det ger i sin tur flera andra fördelar som att hantera budgeten, spara tid och hålla hög kvalitet.
Tid - Det är inte ovanligt att man i projektet upplever att det är för mycket arbete och att tiden inte räcker till. 80/20-regeln är en teknik man kan använda vid sådana tillfällen för att snabbt identifiera vilka aktiviteter som kräver mer uppmärksamhet och hur man får ordningen på resursfördelningen.
Budget - Utöver tidsplanering så kan 80/20-regeln också användas för planerandet av budget och resursfördelning. Det behöver inte alltid vara exakt 80 och 20 procent som identifieras utan fokus ligger på att inse att en minoritet av händelser och aktiviteter kan orsaka en majoritet av effekten.
För budgeterande så kan exempelvis 20% av funktionerna kräva 80% av budgeten. Detta behöver inte vara något negativt att komma till insikt om, utan detta innebär att man i projektet inser vilka aktiviteter som faktiskt kräver mer resurser för att uppnå ett lyckat resultat i projektet.
Kvalitet - Regeln kan också användas för att förbättra kvalitén, genom att se hur 80% av defekterna eller bristerna skapas på grund av 20% av problemen eller misstagen. Om verksamheten kan göra något åt dessa 20% så kan alltså 80% av defekterna minska.
I riskhantering kan man applicera regeln för att identifiera vilka 20% av problemen som orsakar 80% av den negativa effekten. Det kan vara så att många av de små problemen faktiskt har sitt ursprung i några få större problem och det är dessa problem som bör identifiera och hantera först.
Att göra 80/20 analysen:
- Skapa två uppsättningar av jämförbara data. Det vill säga sortera ut grupper av till exempel kunder, varor, tjänster, insatser etc som kan omvandlas till procent. Hitta sedan intressanta egenskaper hos varje grupp, till exempel hur mycket vinst eller tidsåtgång som kan kopplas till dem.
- Gör sedan två kolumner för varje grupp. Om vi tar kunder som exempel: Gör en kolumn med kunderna och en kolumn för genererad vinst från varje kund. Sortera sedan så att de mest lönsamma kunderna kommer överst. Räkna ut hur stor andel av vinsten som varje kund står för.
Du kommer troligen att finna att 20 procent av kunderna står för 80 procent av vinsten.
- Nu kan du fatta beslut om hur du vill använda 80/20-regeln. Genom att jobba mindre, tacka nej till kunder och säga upp 80 procent av dina medarbetare? Eller välja att marknadsföra smartare, söka upp nya kunder och bli en mer omtänksam arbetsgivare.
Googla paretodiagram så hittar du instruktioner (tex på Youtube) hur du kan skapa en analys. Lycka till!
Julklappstips!
Bokpaket om Projektledning och Kommunikation
Elisabeth Kamél, författare och medlem i Svenskt Projektforum, erbjuder nu dig som också är medlem ett bokpaket innehållandes hennes två böcker, Projektkommunikation - så får du den att fungera (ny utgåva i år) och Effektiv projektkommunikation (2017) till ett specialpris. Den första boken vann priset Årets Projektledarbok 2012 och den andra var nominerad till samma pris 2017.
Boken beställs direkt från https://elisabethkamel.se/bookstore/ och kostar 250:- (+ frakt om 62:- tillkommer).
Erbjudandet gäller t.o.m. den 30 december 2021.
Nomineringen öppnad till Donald Davies Stipendium
Donald Davies var en pionjär inom projektledning med hela 50 års erfarenhet. För femte året delas nu Donald Davies Stipendium ut till en projektledare som gjort en extraordinär insats för att ro ett omfattande eller på annat sätt komplext projekt i hamn. Stipendiet är om 25 000 kr till utbildning eller certifiering, och är öppet för alla. Nomineringen är nu öppen och avslutas den 17 februari 2022.
Kriterier
Stipendiet tilldelas årligen till:
- En projektledare som gjort en extraordinär insats för att ro ett till synes omöjligt, omfattande eller på annat sätt komplext projekt i hamn. En projektledare som visat att ingenting är omöjligt.
- En föredömligt god ledare som gjort ett starkt intryck på både projektmedlemmar, styrgrupp och i verksamheten i stort.
- Den nominerade ska ha varit verksam i Sverige och arbetat med projektet under det föregångna året. Det innebär att projektet kan ha löpt under en del av 2021, eller över flera år där 2021 ingår.
Vinnaren av stipendiet utses av en jury bestående av personer med lång erfarenhet av komplexa och ofta verksamhetsomfattande projekt. Läs mer om Juryn och Villkor längre ner.
Nomineringen är öppen för alla – nominera dig själv eller någon annan skicklig projektledare som förtjänas att lyftas fram! Villkor gäller, läs längre ner.
Vad får vinnaren?
Stipendiet är om 25 000 kr till en utbildning eller certifiering inom projektledning eller tillhörande kompetensområde. Stipendiaten kommer också erbjudas möjlighet att föreläsa och dela med sig av sina kunskaper i Svenskt Projektforums och Donald Davies & Partners egna event och kanaler under året, bland annat som talare på konferensen Projektforum som vanligtvis går av stapeln i december i Stockholm varje år. Vinnaren presenteras under Projektverktygsdagen maj – juni 2022, arrangerat av Svenskt Projektforum.
Donald Davies & Partners i samarbete med Svenskt Projektforum.
Podcast med Årets Projektledare
Varje år utser Svenska Projektakademien årets projektledare, och 2021 är inget undantag. Det här året var det tre väldigt intressanta finalister, från helt olika håll. Emmy Bonnevier med Projekt Länsa, Joakim Lilliesköld och Stefan Stenbom med Projekt Digitalisering av utbildning under Coronapandemin, och Eddy de La Motte, med Program T-X, som sedan blev Boeing-Saab T-7 Red Hawk.
Vinnaren blev Eddy, och Mats Ragnarsson fick äran att sätta sig ner med Eddy och prata om projektet som omfattade flera år och nya rekord.