Årsmöte 6 april 2022
Boka in datum för Årsmötet i kalendern: 6 april
Vi välkomnar alla medlemmar till Svenskt Projektforums årsmöte. Vi ses digitalt också i år!
Dag och tid: Onsdag 6 april, 15.00-17.00 (Zoom, du får en länk några dagar före mötet)
Årsmötet är föreningens viktigaste möte och öppet för alla medlemmar. Anmäl er till årsmötet senast den 1 april. Varmt välkomna! Dokumenten inför årsmötet finner du under "Mina sidor" - om du istället vill ha dem mailade till dig, hör av dig till info@projektforum.se
Möt en IPMA certifierad
Här presenterar vi ytterligare en intervju i serien “Möt en IPMA-certifierad”, kortare intervjuer med projektledare och ledare på olika nivåer och med olika bakgrunder om deras upplevelse av sin IPMA-certifiering. Först ut var en intervju med projektledaren Palina Baravik, den kan du läsa här> och denna vecka har vi fått oss en pratstund med Jonas Charmi, Programledare på Trafikverket, styrelsesuppleant i Svenskt Projektforum och IPMA certifierad på nivå C.
Jonas Charmi har arbetat med projekt- och programledning hela sitt yrkesverksamma liv, främst inom IT och telekom. Han är hemmahörande på västkusten men har arbetat världen över och förutom sin passion för ledarskap så är just att resa (och motorsport) hans främsta intresse.
Varför valde du att IPMA certifiera dig?
Jag genomförde min IPMA certifiering år 2010. Jag arbetade då som Customer Project/Program Manager på Ericssons globala projektkontor och anledningen till att vi började certifiera oss var främst för att våra externa kunder ställde krav på oberoende certifiering.
Från början tillämpades en annan certifiering än IPMA, men ledningen upptäckte ganska snart att denna certifiering inte tog projektledarens erfarenhet i beaktande och då beslutades att alla erfarna projektledare istället skulle IPMA certifieras med hänvisning till IPMAs fokus på ledarskap och kandidatens tidigare erfarenheter.
Vilken nytta har du haft av din IPMA certifiering?
Min IPMA certifiering skapar ett förtroende och en respekt för min kompetens. Likt en pilot som behöver ett certifikat är min mening att en projekt- eller programledare behöver kunna visa upp ett certifikat för att styrka sin kompetens och visa på att man kan ta hand om det projekt man säger sig kunna hantera.
För mig har min IPMA certifiering även varit en viktig del av mitt CV och min karriärutveckling. Den har fungerat som ett kvitto på att jag besitter en värdefull kompetens och motiverat såväl löneökningar som befordringar och även bidragit till att undgå nedskärningar vid sämre tider.
För en tid sedan recertifierade du dig för andra gången, varför valde du att recertifiera dig på nytt?
Jag har haft min IPMA certifiering sedan 2010 och recertifierade mig första gången 2015 och vid båda dessa tillfällen krävde arbetsgivaren och externa kunder att jag hade en oberoende certifiering. Jag arbetade på Ericsson med så kallade Mission Impossible-projekt där jag skickades utomlands med kort varsel för att rädda upp komplexa projekt som inte har uppnått förväntat resultat under längre period. Min IPMA certifiering var här en avgörande faktor både för den befattning jag hade och även för det arbete jag skulle utföra.
Sedan 2019 arbetar jag på Trafikverket och vid min senaste recertifiering ställdes inte kravet från min arbetsgivare utan jag bad min chef att få recertifiera mig pga följande anledningar:
- Min IPMA certifiering ger ett STORT VÄRDE för min egen kompetens och mitt CV
- Min IPMA certifiering är OERHÖRT viktig i marknadsföringen av mig själv som erfaren projekt- och programledare
Varför tycker du att andra ska IPMA certifiera sig?
Jag tycker att en IPMA certifiering är ett måste för alla som vill arbeta som projekt- eller programledare som ett körkort som bevisar din kompetens. En IPMA certifiering förstärker också ditt självförtroende och ökar din självinsikt som projektledare samtidigt som den ökar dina karriärmöjligheter och bidrar till din utveckling som ledare. Den ökar också din kunskap och kompetens inom projekt och ledarskap.
Framgångsrecept för ledare
Vilken är hemligheten hos ledares framgång? Som chefer i coachingföretaget Velocity har John Baird och Edward Sullivan tillbringat år med att leta efter svaret på denna fråga. Baird grundade Velocity 2015 och har hjälpt till att forma toppledare på Fortune 500-företag inklusive Apple, Nike och Twitter. Sullivan började på Velocity 2016 som företagets VD och managing partner; hans klientlista inkluderar chefer på Hinge, DoorDash och Geico.
Duon arbetar med nystartade företag runt om i världen för att hjälpa sina ledare att navigera i den växande smärtan av att vara en ny, snabbväxande organisation, inklusive anställning, finansiering och affärsstrategi. Varje start-up har olika ambitioner och banor, men Baird och Sullivan noterar att framgångsrika vd:ar har en viktig vana gemensamt. " De mest effektiva, transformativa ledarna vi har arbetat med är utsökt nyfikna", säger Sullivan, 46, till CNBC Make It. " De ställer alltid frågor när något inte fungerar: de vill veta varför, och vad kan vi göra annorlunda för att lösa problemet." Att ställa frågor gör det möjligt för ledare att "ständigt lära sig och förbättra hur de närmar sig arbetet", säger Sullivan.
Yrkesverksamma på alla nivåer kan dra nytta av att ställa frågor och begära feedback från sina medarbetare, Baird och Sullivan noterar. – Under hela coronapandemin har det blivit allt svårare för människor att få kontakt och hitta inspiration till sitt arbete, säger Baird, 77. "Människor arbetar längre timmar, de är inte säkra på den karriär de valde eller framtiden för sitt företag ... många av oss måste förnya vårt förhållningssätt till arbetet, och feedback kan hjälpa." Ofta, när Baird arbetar med chefer som känner sig vilse i sin karriär eller tvivlar på deras förmåga, utmanar han dem att reflektera över en rad frågor: "Vad är ditt syfte?" och "Var hittar du din inspiration?" " Jag kommer att be människor att gå tillbaka till sitt "varför?" och överväga hur deras arbete överensstämmer med deras syfte och värderingar," förklarar han. "Svaren på dessa frågor hjälper alltid människor att fatta svåra beslut och prioritera arbete som uppfyller dem."
Chefer bör också tänka på hur man bättre kan stödja sitt team genom denna övergångsperiod av hybridarbete och göra ett försök att checka in med anställda varje vecka om deras fysiska och känslomässiga behov. "Varje chef borde fråga sig själv: 'Vad behöver mitt team för att vara mer kreativa och påhittiga?' Ibland är det nyare datorer, eller ergonomiska skrivbord, men ofta behöver människor beröm eller feedback, säger Sullivan. "Medarbetarna måste känna en känsla av tillhörighet och inkludering för att känna sig värderade."
The Great Resignation, som har sett miljontals amerikaner sluta eller byta jobb i kölvattnet av pandemin, har påmint företag om att deras anställdas lojalitet aldrig garanteras - och för att bättre behålla talanger måste chefer verkligen ha kontakt med sina anställda. "En sak som vi har upptäckt är att människor verkligen trivs med feedback, men många chefer har svårt att ge feedback", säger Baird. "Men utan de samtalen, hur vet du att dina anställda är engagerade? Hur vet du att de vill stanna i ditt lag?"
Baird rekommenderar tre frågor för att vägleda sådana ett-ett-möten: "Vad fungerar för dig idag?", "Vad fungerar inte för dig?" och slutligen "Hur, som din ledare, kan jag bättre stödja dig?" De diskussioner som dessa frågor ger upphov till, tillägger Baird, bör förbättra empatin och medvetenheten på arbetsplatsen. – Vi antar ofta att vi vet var människors huvuden befinner sig, säger han. "Men under dessa antaganden finns många känslor."
Baird och Sullivans kommande bok, "Leading With Heart", som beskriver parets coachingkarriärer och bästa ledarskapsråd, kommer att publiceras 2022.
Hur mycket tid kan jag ta ledigt mellan jobben?
Att byta jobb är ett idealiskt tillfälle att ta ledigt, och göra sig redo att ta sig an en ny utmaning. I en idealisk värld skulle vi ta ”sabbatsår” mellan jobben, som kan ägnas åt kreativa och personliga aktiviteter och kan vara allt från en månad till ett år. Men få människor har lyxen av denna typ av ledighet eller annat förlängt sabbatsår.
I de flesta fall, när du hittar ett nytt jobb, har du antingen redan lämnat din tidigare arbetsgivare (och är arbetslös) eller fortfarande arbetar. Om du är arbetslös har din "ledighet" sannolikt varit full av osäkerhet och ångest, vilket är energikrävande och känns inte mycket som en semester. Och om du hittar ett nytt jobb när du är anställd, oavsett om du aktivt sökte en ny roll eller oväntat fick en spännande möjlighet, kan det kännas som att gå från askan in i elden om du inte har tillräckligt med ledigt innan du börjar ditt nya jobb.
Frågan för många när de byter jobb är därför ofta: "Kan jag förhandla om ledighet innan jag börjar mitt nya jobb, och hur mycket är rimligt att begära?"
Först kan (och bör) du absolut överväga att ta ledighet innan du börjar. Som med alla förhandlingar måste du ha en god uppfattning om vad som är viktigast för dig (och den andra parten) och var du är villig att ge inom ett område för att få mer i ett annat. Om du redan känner dig utvilad och är redo att komma igång kan du behöva mindre ledigt. Men om du vill ta en riktig paus innan du dyker in i ditt nya jobb, här är flera faktorer att tänka på för att bestämma hur mycket tid du ska begära:
1. Utvärdera verksamhetens behov
Tänk på att organisationen anställer dig eftersom de har ett tydligt och närvarande behov. Enligt Sally Thornton, VD och grundare av Forshay, ett chefsrekryterings- och on-demand-konsultföretag, "Det måste absolut börja med affärsbehoven. Du vill inte ta ett jobb där de förbereder sig för att gå i börsintroduktion och du säger, "Hej, jag behöver sex veckor." Om företaget har en specifik milstolpe handlar det om att vara tänka över den milstolpe som de måste hantera." Om företaget mer allmänt har mycket arbete att göra, och de bara vill att du ska vara där så snart som möjligt, rekommenderar Thornton att ta minst två veckor ledigt mellan jobben för att "ta ett andetag".
2. Smidig övergång
En annan faktor om du ska till ett nytt jobb direkt från en nuvarande arbetsgivare är att smidigt överföra projekt till dina kollegor. Du vill se till att "sluta bra", bevara både den goodwill och de relationer du har byggt upp. Ange inte ett specifikt startdatum innan erbjudandet är officiellt. Du kan i stället ge en tidsram –”Jag har x veckors uppsägningstid. Om det finns ett specifikt behov på startdatumet kan vi diskutera det.'"
3. Utvärdera ekonomiska överväganden
Personliga eller familjeekonomiska behov är också relevanta för att avgöra hur mycket tid du tar ledigt innan du börjar ditt nya jobb. Dessutom, om det är nära slutet av året, kommer du sannolikt att vilja stanna hos din nuvarande arbetsgivare tills du får din bonus eller intjänande av eget kapital. På samma sätt vill du fråga din nya arbetsgivare från vilket datum du kommer att vara berättigad till en bonus, pensionsförmåner och företagsmatchning samt nya hälsoförmåner.
4. To Do listan
Du kan också behöva ledigt för att ta hand om viktiga saker du har skjutit upp som att besöka familj eller vänner, göra någon renovering som du har skjutit upp. Om ditt nya jobb kräver en flytt, kommer detta att kräva lite tid - särskilt om du behöver sälja ditt hem (eller åtminstone få det redo att sätta det på marknaden). Säkerställ och förhandla om den tid du behöver för dessa typer av prioriteringar.
5. Vila
Kanske viktigast är att ha tillräckligt med tid att koppla av och ladda om så att du är redo att börja ditt nya jobb. Forskning publicerad i Journal of Happiness Studies visar att den ideala semesterlängden är åtta dagar. Förslagsvis någon vecka för att rensa hjärnan gärna en resa, för att skapa lite avstånd och ladda sin hjärna för en ny utmaning. Denna möjlighet kanske inte kommer igen på flera år.
6. Förbered för det nya
Du kanske också vill planera lite tid innan du börjar rampa upp. Detta inkluderar saker som att läsa relevanta dokument (t.ex. strategiska planer, kundundersökningar etc.), schemalägga möten för din första vecka med din chef, viktiga intressenter och direktrapporter (eftersom kalendrar kan fyllas veckor i förväg), så att du kan dyka rakt in i ditt nya jobb.
Donald Davies Stipendium – en möjlighet att synas både som individ och företag
Tina Madsén, projektledare och assessor på Svenskt Projektforum, är ny jurymedlem för Donald Davies Stipendium. Vi tog en pratstund med Tina och bad henne att dela med sig av sina erfarenheter som projektledare och varför hon anser att just du ska söka stipendiet, eller nominera en annan skicklig projektledare!
Hej Tina! Berätta om din bakgrund som projektledare, hur kom det sig att du valde den banan?
– Min bakgrund är inom massa- papper, fordons och läkemedelsindustrin. Jag kom ganska snabbt in på projektledarbanan även om jag började som mekanisk konstruktör en gång i tiden. Inom fordon och läkemedelsindustrin har jag drivit olika typer av komplexa projekt, allt ifrån IT-projekt till nya produktionslinjer och byggprojekt. Jag får ofta uppdrag där projektet havererat, så det är lite av min specialitet. Projektledning är för mig mer än ett intresse, det finns så otroligt mycket man kan utveckla och utvecklas inom!
Donald Davies Stipendium tilldelas en projektledare som gjort en extraordinär insats. Vilka egenskaper anser du utmärker en framstående projektledare/förändringsledare?
– För mig handlar det om att ha intresse och förmåga att hantera människor och grupper. Att ha kompetensen att leda, inspirera och bygga relationer med ditt team och andra intressenter i ditt uppdrag. Om du som projektledare dessutom kan göra det i komplexa situationer är du en bra kandidat till att söka Donald Davies Stipendium.
Hur ser du på Donald Davies Stipendium i syfte att lyfta fram framstående projektledare?
– Donald Davies Stipendium bidrar på ett mycket trevligt och viktigt sätt till att stärka projektledning i Sverige. Genom att synliggöra pionjärer inom projektledning och skapa intresse kring hantverket kan vi öka förståelsen kring vikten av projektledning, inte bara i Sverige, utan hela världen.
Varför anser du att man ska söka stipendiet?
– Stipendiet är en fantastisk möjlighet att marknadsföra sig, både som individ och som företag. Att vara finalist, och inte minst vinnare, är en betydande kvalitetsstämpel för projektledare. Utöver äran och den positiva marknadsföring som följer får vinnaren även möjlighet att dela med sig av sina kunskaper genom en föreläsning, vinsten möjliggör dessutom att du kan ta ett ytterligare steg i karriären i form av utbildning och certifikat för dina vinstpengar!
Nominera dig själv eller en annan skicklig projektledare till Donald Davies Stipendium här!
Lek på arbetsplatsen!
Lek och trams på jobbet främjar både kreativitet och arbetsglädje. Psykologen Samuel West är den första som genom riggade experiment har lyckats visa det vi redan anat; att lek ökar kreativiteten i en arbetsgrupp.
Samuel West är Klinisk psykolog och doktor i organisationspsykologi. Forskare på Lunds universitet, och grundare av Museum of Failure i Helsingborg.
Lek som förhållningssätt är ofantligt mer intressant än om leken begränsas till aktiviteter. När leken och tramset är självvalt och spontant då blir det roligt. Och att ha kul är oslagbart när det gäller att förebygga och lindra depression. Glädjen är inte bara till gagn för välbefinnande och hälsan, det gör oss skickligare i vårt yrke visar forskning. Detsamma gäller piloter de som tramsar och visar lekfullhet i simulation blir bättre på att hantera oförutsägbara situationer än de som utför övningen på blodigt allvar.
Lekfullheten hjälper oss att utforska experimentera och förbereda oss på det oväntade. Men det kan också bidra till att underlätta trista arbetsuppgifter. Självklart kan spratt och skämt gå för långt. När uppsåtet är att skada eller förnedra eller när det sker på bekostnad av någon annan är det inte roligt längre. Då spricker den magiska sfären. Så fort någon måste påpeka att det var ett skämt eller frågar ”Tål du inte skämt” har man gått för långt.
3 tramsfrämjande faktorer:
- Chefen – att ledaren föregår med gott exempel och visar sin lekfullhet är i särklass viktigast.
- Policyn – Det ska vara uttalat och tillåtet att ha kul på jobbet.
- Miljön - En trevlig och kreativ miljö underlättar.
Avhandlingen finns här: https://www.lu.se/lup/publication/b150e689-f2e8-4b23-b8cf-fbbcd7e5ec98
Vi kan också tipsa om boken: Kreativitet - teori och praktik ur psykologiska perspektiv (Liber)
Feedback håller igång arbetet
Matthew Robinson, är huvudförfattare till en studie publicerad i Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance. Han menar att behålla uppmärksamhet över tid är mycket svårt. Ju längre en medarbetare utför en arbetsuppgift desto sämre blir prestationen. Om du vill uppmuntra medarbetarna till att fokusera på uppgiften, oavsett om det är inlärning eller jobb då är att ge dem feedback det bästa sättet att motivera dem på.
Feedback hade betydligt starkare effekt än att sätt upp mål. Bonus i form av pengar eller förkortad arbetstid har liten eller ingen effekt.
Chefer och ledare behöver vara medvetna om begränsningarna i mänskliga kognitiva system när det kommer till monotona uppgifter över långa tidsperioder säger Robinson.
5 tips för bättre feedback (från Framfot)
En generös feedbackkultur är ett bra kännetecken på ett framgångsrikt team. När ni ger och tar emot feedback på smarta sätt skapar ni en arbetsmiljö där ni hjälps åt att lyfta varandra och utvecklas tillsammans i en positiv, uppåtgående spiral. Här är några tips på hur ni kan börja.
1. Var generös med positiv feedback!
Positiv feedback på beteenden du vill se mer av fungerar mycket bättre som förändringsagent än negativ återkoppling som kritik och straff. Läs gärna den meningen igen, för den är viktig. Alltså: ge snabb återkoppling och beröm till andra för deras goda insats, utveckling och resultat. Det kommer leda till att de bättre vanorna tar större plats – och eventuella ovanor försvinner nästan som av sig själva. (Dessutom är det ju mycket roligare att jobba i en miljö där man uppmuntrar varandra).
2. Sätt en rutin för 5:1
Forskning visar att ni som grupp når bäst resultat om du som chef ger ungefär fem gånger så mycket positiv återkoppling, som du ger negativ eller konstruktiv. (5:1).
Med det menas förstås inte att du ska rabbla upp dessa fem bra saker precis innan du tar upp något brännande. Att gå runt och räkna hur mycket återkoppling du ger varje medarbetare är inte heller ett särskilt hållbart eller rimligt sätt att jobba på.
Men genom att regelbundet träna på att ge feedback till varandra kommer ni bygga tillit i er grupp. Dina medarbetare vänjer sig vid att du vill prata med dem både när det gäller det positiva, och när det gäller saker som kan utvecklas. Att ni tillsammans jobbar för att göra saker bättre blir normalt.
Ett sätt att få till förhållandet 5:1 är att boka in ett stående möte varje vecka, där du gör det till en vana att alltid ge feedback på något medarbetaren gjort bra. Det är kanske kan kännas ovant och konstigt i början, men fortsätt att träna!
3. Ge feedback på uppgift, inte på hur personen är
Att ge feedback på hur någon är riskerar att skapa onödig stress och självtvivel*. Ge därför feedback på vad personen gör – var konkret och ge exempel.
4. Våga fråga om feedback
Du behöver också få feedback! En positiv feedbackkultur är något ni skapar tillsammans, som ett team. Att ge feedback till sin chef kan ibland vara ännu svårare än att ge den till en medarbetare. Ett sätt att göra det lättare är att använda en tydlig modell.
Du kan till exempel fråga; Vad tycker du att jag som chef ska börja med, sluta med och fortsätta med? Ställ gärna frågan en stund innan ni har möte, så hinner personen tänka igenom den.
5. Öva på att ta emot feedback
Tacka och ta till dig det du får till dig. Det finns inget behov av att förklara, försvara eller förminska något du gjort bra.
(Framfot erbjuder praktiska och behovsanpassade utbildningar inom ledarskap, sälj, marknadsföring, kommunikation och HR.)
Hjärnvänlig arbetsplats
Att skapa en hjärnvänlig arbetsplats - Om kognition och kognitiv arbetsmiljö.
Arbetslivsforskaren Gisela Bäcklander, Karolinska Institutet, berättar hur den kognitiva arbetsmiljön samspelar med övriga arbetsmiljöaspekter och vad vi kan göra för att minska belastningen. Kognitionen innefattar arbets- och långtidsminnet, perceptionen och de så kallade exekutiva funktionerna. Det sistnämnda är en benämning på vår förmåga att organisera, planera, fatta beslut, initiera handlingar och implementera det vi har planerat. Det omfattar även impulskontroll och att styra uppmärksamheten åt olika håll. Många av oss är vana att tänka på den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Den kognitiva arbetsmiljön är inte något helt särskilt från dessa, utan ett sätt att studera hur människor påverkas – delvis av de andra arbetsmiljöaspekterna.
Höga kognitiva krav i dagens arbetsliv
Dagens arbetsliv ställer höga krav på vår kognition. Mångas arbete kräver god planerings-, initiativs- och problemlösningsförmåga, att utläsa uppgifter utan instruktioner och att vara tillgänglig på olika sätt.
Det kan man göra för att minska den kognitiva belastningen
Gisela Bäcklander ger rådet att först tänka igenom vad som behöver bäst fokus och sedan gå efter principerna att göra det viktigaste först, göra en sak i taget och att avlasta hjärnan – inte ha saker i huvudet som vi kan ha utanför. Några av hennes konkreta tips för att minska belastningen:
- Schemalägg egen tid, inte bara möten.
- Gör inte allt alla dagar – ha temadagar.
- Ha mötesfria dagar.
- Ha inte proppfullt i planeringen – då finns inget manöverutrymme.
- Turas om med beredskapsmoment – så att inte hela arbetsgruppen behöver lägga kapacitet på att vara beredda samtidigt.
En annan viktig sak för en hälsosam kognitiv arbetsmiljö är att återställa de exekutiva funktionerna. Det gör vi genom sömn, dagsljus och rörelse. Men även genom att byta miljö, bryta av krävande uppgifter med mer rutinartade.
Källa: Partsrådet
God Jul & Gott Nytt År!
Vi vill passa på att önska dig en riktigt god jul och ett gott nytt år! Vi hoppas att din jul blir härlig och avkopplande.
Till alla våra partners, kunder och medlemmar vill vi rikta ett stort tack för det gångna året och vi ser fram emot ett nytt år tillsammans.
Varma hälsningar från oss alla på Svenskt Projektforum
PS/ Vi kommer att ha en begränsad bemanning under perioden 22 december fram till 11 januari . Vi gör allt vi kan för att återkomma med svar på frågor så fort det går!/