Fri från distraktioner
I boken Indistractable ger techprofilen Nir Eyals konkreta tips för att skapa en distraktionsfri arbetsmiljö.
1.Bestäm hur ditt liv ska se ut och planera det
För att kunna hålla fokus behöver vi planera vår tid och veta vad vi ska hålla fokus på. Vår värdefullaste tillgång – vår tid – är obevakad och väntar bara på att någon ska stjäla den. Om vi inte planerar vår dag, så gör någon annan det, skriver Nir Eyal.
Eyal delar upp livet i tre domäner: jag själv, mina relationer och jobb/karriär och först behöver vi fundera igenom vad vi vill lägga fokus på.
- Jag: Vem vill jag vara och vad vill jag göra? Vill jag träna eller lära mig något? Allt måste övervägas – sömn, kost, motion, utbildning.
- Relationer: Vilka människor i mitt liv är viktigast för mig?
- Karriär: Vilka uppgifter behöver jag ta itu med? Vilka ambitioner har jag i jobbet? Vad behöver jag göra för att nå dem?
Att planera sin tid och göra att-göra-listor är A och O för att verkligen göra det man föresatt sig, skriver Eyal.
2. Ta kontrollen över dina externa triggers
Det som får oss att byta aktivitet från den planerade till den distraherande, är ofta något som kommer utifrån, en extern trigger – många gånger en pushnotis från en app i vår mobil. Nir Eyal ger flera råd för att ta bort onödiga externa triggers:
- Gå igenom dina notisinställningar så att du själv har kontroll över vilka appar du får notiser från och inte.
- Behöver du verkligen alla appar som du har, eller kan du rensa bort några av dem?
- Lägg bort mobilen när du behöver fokusera – forskning visar att vi påverkas av den, även när den ligger bredvid oss utan att vi använder den.
3. E-posten
E-posten är en av vår tids värsta tidstjuvar och verktyget har fått ett helt eget kapitel i Indistractable. Eyal kallar e-posten ”The mother of all habit performing products” – den mest vanebildande produkten av alla. Den fungerar som en enarmad bandit, där vi aldrig vet när nästa belöning ska dyka upp eller hur stor den kommer att vara. Därför går vi in igen och igen i vår inbox.
Det finns flera saker att göra för att minska tiden du lägger på mejlen:
- Minska mejlandet. Det är rätt enkelt: ju fler mejl du skickar, desto fler får du. Så – skicka färre mejl.
- Gå aldrig in i ett mejl mer än två gånger. Ofta öppnar vi och läser samma mejl gång på gång innan vi väl gör något åt det.
- Planera din mejltid.Avsätt en stund per dag när du besvarar mejl. Då kommer du ifrån de eviga avbrotten som det innebär att läsa och svara på mejl ideligen.
4. Ta kontrollen över dina interna triggers
Vad händer om någon ber dig att inte tänka på isbjörnar? Du tänker förstås på – isbjörnar.
Att bara kämpa emot ett sug fungerar sällan, snarare blir det istället där allt vårt fokus hamnar. Därför behöver vi teknik för att klara att stå emot en dålig vana, oavsett om det handlar om att röka eller plocka upp mobilen igen. Lär känna dina triggers som får dig att släppa det du tänkt göra eller det du bestämt att du inte ska göra.
5. 10-minuters regeln
När rökare försöker sluta röka så är det en teknik som gör att betydligt fler lyckas: tiominutersmetoden. Eller ”surf the urge” – surfa på suget, som Eyal skriver.
Hur ska vi ändra beteenden? Det handlar inte om att skjuta bort känslan eller suget, men heller inte att ge upp för den. Istället så ska vi, när suget uppstår – oavsett om det är att titta på ett avsnitt till på tv-serien, ta upp mobilen eller hälla upp en skål chips – vänta i tio minuter. När tio minuter har gått så får vi ge oss hän om suget fortfarande är kvar, resonerar Eyal – men ofta så är det inte det.
Lycka till!
Medlemserbjudande - Contentdagen 2020
Jobbar du med kommunikation i projekt eller är projektledare i kommunikationsbranschen? Vi har fått möjlighet att erbjuda biljetter till ett evenemang med content i fokus: Contentday 2020 som äger rum den 14 februari på Scandic Anglais i Stockholm. Content Day arrangeras av Swedish Content Agencies.
Allt fler företag och projekt vill och behöver jobba mer med content i olika former för att nå sina kunder och övriga intressenter. Hur kommer man närmare affärsnyttan och hur mäter man kommunikationens roll? Contentdagen är en späckad halvdag på Scandic Anglais i Stockholm. Swedish Content Agencies bjuder in till en inspirerande kunskapsdag med både Key Note Speakers och paneldebatt.
Talare är bland annat: Ola Andersson, Ansvarig digitala kanaler på Systembolaget, Christian Ström, Publisher på Newsner och Johanna Säll, CEO på N365.
Ange koden PROJEKT så får du biljetten för 2.495:- (Ord pris 2.995:-) Du anmäler dig här >
PROGRAM
Ett späckat schema mellan kl. 8–13.
Frukost och incheckning.
Swedish Content Agencies välkomnar alla till årets Content Day.
Jonathan Kullman
”Så marknadsför du ditt företag mot kineser i Sverige”
Jonathan Kullman, Nordic Business House, expert på Kinas digitala landskap delar med sig av sina insikter för att effektivt nå målgruppen.
Två effektiva case
”Den nya tidens spridning” – Christer Ström, Newsner om hur man når effekt idag.
”Best use of Facebook” – Jonna Säll, N365 talar om effektiv konvertering och marknadsföring på Facebook.
Fika och mingel
Paneldebatt
”Vad krävs för att skapa effekt som är mätbart”
Panelen består av representanter från både byråer och beställare.
Ola Andersson
”Hur kommer plattformar som Facebook, Amazon, Google och Apple att styra våra liv?”
Ola Andersson, Systembolaget omvärldsspanar om jättarnas effekt på våra liv.
Avslutning och mingel
Utdelning av SWCAs effektguide – en fortsättning på SWCAs ”Spaning efter effekt”.
Projektforum 2019
För andra året i rad arrangerade vi Projektforum i fantastisk inramning på Grand Hôtel i Stockholm!
Vi fick ta del av helt fantastiska föreläsningar under dagen:
Under Anna Bellmans ledning och moderering fick vi lyssna till inspirerande föreläsning. Dagen började med Karin Zingmark som pratade om kommunikation i vår digitala värld. Olof Johansson från Trafikverket gav en spännande inblick i flera innovativa projekt som är eller snart är verklighet – digitalisering av transportsystemet! Och Anna Bennich – gav nya insikter om stress men framförallt vikten av återhämtning och att ”skrota” – att göra ingenting eller göra något helt annat – för att hjärnan ska få vila en stund… Susanna Stensdotter introducerade en metod för att hitta projektets syfte och mening med IKIGAI och Eva Brännvall pratade om cirkulär ekonomi eller återbruk av möbler i ett spännande projekt på KRAV’s huvudkontor i Uppsala. Linda Davidsson och Henrik Albertsson från Trafikförvaltningen i Stockholm berättade om arbetet med att bygga ut och förbättra kollektivtrafiken i Stockholm – projekt för 900.000 resenärer dagligen. Mattias Kahki gav inspirerande tankar om hur man skapar en bra kultur för att nå bra resultat i sina projekt. Och slutligen Annika Hultqvist som lyckats med ett (nästan) omöjligt projekt och de framgångsfaktorer hon identifierat.
Ett stort TACK till er alla; föreläsare, deltagare och partners som bidrog till en så lyckad dag!
Årets Projektledare
Årets Projektledare är utsedd! Grattis säger vi till vinnaren Ingela Ekebro som presenterades på Projektnäring den 15 november.
Projekt Helios var ett åtta-miljarders projekt för att bygga en ny massafabrik i Timrå. Det bestod av totalt 13 delprojekt, varav 9 för själva anläggningen och 4 för marknad, kvalitet, vedförsörjning och verksamhetstillstånd. Projektledningsgruppen bestod av ca 150 personer varav ca 40 från SCA. Ingela var ytterst ansvarig från förstudien, som startade 2014, till genomfört projekt och uppstart 2018. Projektet lyckades leverera på tidplan, inom budget, utan allvarliga olyckor och uppstartskurvan följs.
Om utmärkelsen Årets projektledare: Sedan 1995 delar Svenska ProjektAkademien ut utmärkelsen Årets projektledare till personer som gjort utomordentliga projektledargärningar. Akademien gör bedömningen efter ledarskapets utförande, resultatet av genomförd verksamhet, projektets omfattning och komplexitet samt nytänkande i projektarbetet.
Foto: Bosse Hedman
Se upp för oxymorona projekt!
Oxymoron betyder ”skarpsinnig dumhet”. Man brukar tala om oxymorona uttryck, exempelvis ”skynda långsamt”, talande tystnad”, ”jätteliten” eller ”bitterljuv”. Vad har detta med projekt att göra? Och vad skulle då ett oxymoront projekt representera?
Det jag menar är att väldigt många organisationer fortfarande har en oxymoron inställning till val av projekt som arbetsform. Jag stöter ganska ofta på exempel där man säger att ”nu ska vi starta ett projekt” utan att det är ett projekt på riktigt och det drivs heller inte som ett projekt. Jag råkar även ut för flera personer som säger att ”detta är inget projekt” utan vi arbetar på som vanligt, fast det borde drivas som ett projekt med allt vad det nu innebär. Dessa beslut anser jag då vara ”skarpsinniga dumheter” i alla fall dumheter! De som fattar dessa beslut gör det
förhoppningsvis på grund av bristande kompetens och inte utav ren elakhet. Jag tror att många av er projektledare har stött på beställare/projektägare som inte har full koll på vad det innebär att initiera ett projekt. Varje gång detta händer blir vi nog ganska irriterade och besvikna, men det hjälper då inte med att knyta näven i fickan och svära för oss själva över detta elände, utan vi måste då ta vårt ansvar och stötta beställaren/projektägaren. Vi har igen det, det lönar sig för oss om vi får någon som börjar förstå vad det faktiskt innebär att initiera ett projekt. Hur ska man då gå tillväga för att inte hamna i en besvärlig situation? Ja, enligt min erfarenhet finns det några enkla saker som man kan försöka med. Innan jag kommer in på dessa ska jag införa några nya ord och uttryck .
Idékedjan
Det första uttrycker är ”Idékedjan” som beskriver hur ett projekt kommer in i tiden. Den ser ut som följe
1. Idé
2. Kravspecifikation * (beställaren)
3. Offertförfrågan
4. Projektdefinition * (projektledaren)
5. Offert
6. Avtal *
Någon får en idé, någon (Beställaren) godkänner idén och är beredd att utveckla den. Beställaren måste dock konkretisera och dokumentera vad det är hon eller han säger ja till, detta sker i Kravspecifikationen (eller projektbeställning eller projektdirektiv eller vad vi nu kallar detta VAD-dokument). Därefter ska Beställaren be om hjälp med HUR detta VAD ska förverkligas. Beställaren går ut med en offertförfrågan (oavsett om det är internt eller externt). När en Projektledare får en offertförfrågan med bilagd kravspecifikation ska en Projektdefinition (eller projektspecifikation eller projektplan) tas fram som sedan presenteras (offereras) till Beställaren. I detta läge inträder troligen an förhandling som förhoppningsvis mynnar ut i en överenskommelse – ett avtal. De tre stjärnförsedda orden i uppräkningen ovan betyder ”dokument” det vill säga alltid skriftligt. Detta är idékedjan.
Projektskurk
Nästa uttryck som jag vill beskriva är ”projektskurk” som då inte är en människa utan en företeelse som stjälper projekt. Det är mina erfarenheter som jag bygger på. Det finns enligt mig tre projektskurkar och dessa är:
1. Avsteg från ”Idékedjan”
2. Problem med interna resurser (människor)
3. Bristande rutin för ändringar
Projektets måsten
Det tredje uttrycket som jag vill introducera är ”Projektets måsten”. Även dessa är tre stycken och de är (jag ger även några exempel):
1. Roller (beställare, projektledare, utförare)
2. Aktiviteter (riskanalys, uppföljning, ändringshantering)
3. Dokument (kravspecifikation, projektdefinition, avtal)
När vi väljer projekt som arbetsform måste vi ha vissa roller,vi måste göra vissa aktiviteter och vi måste producera ett antal dokument.
Slutsats
För att ett projekt inte ska bli en skarpsinnig dumhet uppmanar jag er att följa mitt tips för att få ett lyckat projekt, nämligen: Använd MP3. MP3 är då inte den lilla musikmaskinen som vi hade tidigare, utan MP3 står för:
1. Använd projektets Måsten!
2. Undvik Projektskurkarna!
3. Ställ de 3 guldfrågorna:
– Vem är beställare?
– Vad ska vi leverera?
– När ska det vara klart?
Följ dessa enkla råd och ni ökar chansen väsentligt för att ni inte ska drabbas av ”Oxymoroni”!
Text: JOHAN HYDÉN
har arbetat i projekt i över 40 år och som projektledare i över 30 år. Han är certifierad PMP, IPMA D, PRINCE2 samt hedersmedlem i engelsk projektledarorganisation. Johan har varit ordförande i Svenskt Projektforum.
Flow -Skapa glädje och prestation på jobbet
Av: Magnus Quensel
För 10 år sedan sålde jag allt jag ägde, flög ned till Spanien, hyrde en motorcykel och påbörjade resan att uppfylla min dröm; ”att starta ett hotell vid medelhavet”. Min spanska bestod av ordet ”Hola”, jag hade en begränsad ekonomi och kunde ingenting om vare sig byggnation eller spansk byråkrati. Tre år senare hade jag från en ruin byggt upp ett framgångsrikt hotell. När jag tittar tillbaka på projektet förvånas jag än idag över hur enkelt det fortlöpte. Allt flöt på naturligt utan synbar ansträngning. Det fanns aldrig några självtvivel eller sviktande fokus och det kändes hela tiden djupt meningsfullt. Det var först när jag några år senare fick den ungerske forskaren Mihaly Csikszentmihalyis bok ”Flow: The Psychology of Optimal Experience” i handen som en pollett trillade ned. Jag hade under åren i Spanien mer eller mindre avbrutet befunnit mig i Flow.
Så vad är Flow?
Csikszentmihalyi definierade Flow som ”det medvetandetillstånd där vi mår och presterar som bäst. Vi är så fokuserade på det vi gör att allt omkring oss försvinner, vi blir ett med aktiviteten vi gör, vårt ego och inre kritiker tystnar och tidskänslan upphör”. Kanske har du upplevt Flow när du varit i ett spännande möte där kreativa idéer flödade, alla var delaktiga och tiden ”försvann”. Eller när du arbetade på en presentation och de rätta orden bara kom till dig och helt plötsligt var den klar.
Csikszentmihalyi fann att Flowupplevelsen bestod av 8 olika komponenter: Tydliga mål, Balans mellan kompetens & utmaning, Fokus, Omedelbar feedback, Inre motivation, Tidsuppfattningen förändras, Självupptagenheten (egot) försvinner, Man blir ett med aktiviteten. En av de ledande experterna på Flow, Steven Kotler, betecknar de fyra första komponenterna som ”Triggers”. Triggers är förutsättningar för Flow som du själv kan skapa.
Förutsättningar för Flow
Fokus: De flesta vet idag att fokus är en nödvändighet både för närvaro och effektivitet. Att kunna arbeta ostört med full koncentration är både givande och produktivt. Jag låter mig själv arbeta helt ostört (ingen telefon, mail eller notiser) 90-120 minuter dagligen med min viktigaste aktivitet. Pröva och du kommer blir förvånad över resultatet!
Tydliga mål: Är målen tydliga kan vår hjärna ”slappna av”. Oklarhet tar energi och fokus. Tydliga mål gör att all uppmärksamhet kan gå helhjärtat till den aktivitet vi valt att syssla med. I slutet av dagen skriver jag ned morgondagens mål (uppgifter). Då går inte onödig energi åt till att fundera ut vad jag ska göra varje morgon.
Balans mellan kompetens och utmaning: Är utmaningen för enkel blir vi uttråkade och är utmaningen för svår hamnar vi i stress och oro – båda förödande för Flow. Den optimala nivån på en utmaning illustrerade Csikszentmihalyi genom ”The Flow Channel” (se diagram). Utmaningen bör ligga ca 4% bortom din komfortzon. Jag upptäckte själv att jag ofta stretchade mig för långt (eller som Kotler säger ”you should stretch not snap”). Något som gjorde att jag ofta ”gick in i väggen” i stället för att skapa långsiktig utveckling.
Sist men inte minst så är Flow alltid ett behagligt tillstånd. Har du upplevt Flow vill du tillbaka dit. Därför är Flow motiverande i sig själv. Skapar du förutsättningar för medarbetare i Flow får du en arbetsplats som genomsyras av passion, glädje och eget driv!
Magnus Quensel - Magnus jobbar som coach samt föreläser och håller utbildningar inom Mindfulness, Självledarskap och Flow. Han driver även resorten La Finca i Spanien. outofyourmind.se.
Projektledning i framtiden
Nästan 500 respondenter från 57 länder har under 2019 deltagit i en undersökning utförd av KPMG, Australian Institute of Project Management (AIPM) och International Project Management Association (IPMA). Resultatet ger perspektiv på aktuella trender och praxis inom projekt-och programhantering globalt, samt insikter i utmaningarna som projekt(en) står inför när vi blickar mot framtiden.
Viktiga resultat
Organisationer globalt beskriver det svårt att leverera projekt som uppfyller alla mål runt järntriangeln: tid, kostnad och omfattning, tillsammans med utmaningen att uppnå intressenternas nöjdhet.
Enkätresultaten pekar på utmaningarna med att tillämpa konsekvent styrning och tillsyn, fokusera på att hantera fördelar och hantera förändringar genom projektets livscykel
- 19% av organisationerna levererar framgångsrika projekt, åtminstone mestadels
- 44% av organisationerna kommer sannolikt att leverera projekt som uppfyller det ursprungliga målet
- 30% av organisationerna kommer sannolikt att leverera projekt som är i tid
- 36% av organisationerna kommer sannolikt att leverera projekt enligt budget
- 46% av projekten levereras till intressenternas belåtenhet
Och framtiden?
I en miljö med ständig förändring måste framgångsrika organisationer kunna anpassa sig och implementera snabbt och kräva mer av projektledare än någonsin tidigare. För att förbättra andelen projekt och program som leverera till fullt ut, pekar undersökningsresultat på att det finns några viktiga områden att ta itu med:
- Organisationerna måste investera i att bygga upp ett agilt "mindset" som fungerar för deras unika förhållanden.
- Projektledaren måste bli mer strategisk och uppkopplad och utveckla färdigheter utöver traditionella projektledningsmetoder, såsom förändringsledning.
- Organisationerna måste fördubbla sitt engagemang för projekt-och programstyrning för att se bättre avkastning på investeringar. Kritiska aktiviteter är tex riskanalys och eskalering.
- PMOs måste fokusera på att underlätta effektivt beslutsfattande, inklusive prioritering av investeringar och flexibilitet för att anpassa sig till de föränderliga strategiska kraven i verksamheten.
- Investeringar i ny teknik som samarbetsverktyg och artificiell intelligens behövs för att möjliggöra snabbare och effektivare användning av projektstyrnings data för att stödja beslutsfattandet.
Framtiden för projektledaren
Framtiden är ljus! Projektledaren kommer att vara ännu mer i kontakt med behov och krav från organisationen. Hen kommer kunna hantera komplexitet med positiv attityd, säker i förståelsen för hur man ska få saker att hända. De kommer vara uppskattade i organisationen som limmet mellan strategi och implementering. Projektledare i framtiden som lyckas kommer att ha ett agilt mindset och vara en skicklig ledare med kompetenser inom kommunikation, relationer och teamwork, konflikt och krishantering, innovativt ledarskap bland annat.
Du kan ladda ned rapporten i sin helhet här >
”Skapa ett gemensamt syfte och uppnå resultat – Ikigai”
En jättespännande programpunkt på eventet Projektforum 2019: Skapa ett gemensamt syfte och uppnå resultat – Ikigai När man gemensamt hittar och tydliggör projektets syfte skapas den nödvändiga transparensen, engagemanget och tryggheten som behövs för att komma i mål och nå resultat. En metod för att framgångsrikt nå dit är Ikigai, som från japanskan kan översättas till meningen med livet.
Susanna Stensdotter - Efter över 25 år som chef, förändringsledare och projektledare i små och stora organisationer både i Sverige och utomlands, driver nu Susanna sitt eget företag med fokus just på ledarskap och förändring. Hon brinner för att skapa resultat, och därför är Ikigai en av de modeller hon valt att arbeta med. För 15:e gången: Projektforum 2019, som går av stapeln den 4 december i vacker inramning på Grand Hôtel i Stockholm.
Tema: The future is under construction…
Som projektledare är du med och skapar morgondagens samhälle – hur inspirerar, utvecklar och stimulerar du medarbetare och organisationen? Ta del av inspirerande föreläsare och framgångsrika projekt.
Syftet med dagen är att:
- Sprida kunskap och inspiration om projekt som arbetsform
- Inspirera till gott ledarskap
- Vara en plats för erfarenhetsutbyte
Tider: Registrering från 8.30, programmet pågår mellan 9.00 - 17.00
Våra partners:
15 november Stockholm Waterfront
Tillbakablick och framåtblick: Projektens roll i framtiden
15 november på Stockholm Waterfront
PROGRAMMET
08.00 Kaffe & smörgås
08.30 Programstart
12.00 Lunch
INSPIRATÖRERNA:
JONAS SÖDERLUND
Jonas har lång erfarenhet från forskning om projekt och projektledning. I denna föreläsning reflekterar han över projektens historia, grundtankarna med projektorganisering och på vilka sätt som användning av projektformen har utvecklats och förändrats. Detta leder fram till ett antal mönster om projektens roll i framtiden. Vad blir centralt för att lyckas med projekt i framtiden? Hur ändras projektledarrollen? Hur ska vi säkerställa att projektledning görs på bästa sätt? Jonas Söderlund är professor vid Handelshögskolan i Oslo. Han har publicerat ett tiotal böcker och publicerat ett stort antal vetenskapliga artiklar i internationellt ledande tidskrifter. Han är medlem i Project Management Institutes Advisory Board, redaktör för tidskriften Project Management Journal och redaktör för Oxford Handbook of Project Management.
ÅRETS PROJEKTLEDARE
Priset ”Årets Projektledare” delas ut av svenska Projektakademien. Akademien gör bedömningen efter ledarskapets utförande, resultatet av genomförd verksamhet, projektets omfattning och komplexitet samt nytänkande i projektarbetet. Missa inte chansen att få reda på vem årets projektledare blev och ta del av pristagarens
erfarenheter.
PANELDISKUSSION - PROJEKTETS ROLL I FRAMTIDEN En panel av ledamöter från projektakademien inklusive tidigare pristagare av priset ”Årets projektledare” för att diskutera projektformens utveckling och dess roll i framtiden.
Som medlem i Svenskt Projektforum får du 20% rabatt på biljettpriset; 1200:- (ord pris 1500:-) Ange koden: Projektforum Länk till anmälan >