Glad sommar önskar Svenskt Projektforum
Vi på Svenskt Projektforum vill önska alla våra medlemmar, kunder och samarbetspartners en riktigt härlig och avkopplande sommar!
Nu börjar det bli dags för oss på kansliet att arbeta våra sista dagar innan semestern tar vid och vi reflekterar över det första halvåret av 2020 med omställning till distanscertifieringar, lanseringen av vår agila certifiering och vårt första digitala årsmöte. Ett av årets höjdpunkter för oss brukar vara att arrangera Projektverktygsdagen i maj och få möta många av våra medlemmar och kunder och lyssna på inspirerande föreläsningar. Då detta inte var möjligt nu i vår är vi ändå oerhört glada att kunnat lansera PM Talks, en webinarieserie där vi vill bjuda in erfarna projekt- och förändringsledare att dela med sig av sina erfarenheter och tips. Detta kommer vi fortsätta utveckla, liksom våra nätverk och samarbeten som är en viktig del av vårt mål att stärka projektkompetensen i Sverige.
Vi tar nu paus några veckor och kommer sedan tillbaka i mitten av augusti med full fart framåt och med målet att skapa många möjligheter att utvecklas och inspireras för alla er projekt- och förändringsledare där ute i vårt avlånga land.
TACK till alla er som vi fått äran att ha kontakt med under första delen av 2020 och till alla er som gör ett fantastiskt jobb för och tillsammans med Svenskt Projektforum så som vår paraplyorganisation IPMA, vår styrelse, våra assessorer, vår redaktion till tidningen Projektvärlden, Young Crew Sweden, våra IPMA-registrerade utbildningsorganisationer och alla våra andra samarbetspartners. Vi ses och hörs i höst igen!
Tips till inspiration!
Om ni under sommaren vill inspireras så kan vi varmt rekommendera att titta på PM Talks från 12 juni, då Johanna Lycken och Erika Quist pratade om ”Insikter för att lyckas” och Tomas Gustavsson om ”En balansakt mellan motsägelser”. Vi fick även uppleva prisutdelningen av Donald Davies stipendium 2020 i samverkan med Donald Davies & Partner. Läs mer och se filmen här>>
Varma hälsningar,
Ulrika, Emely och Pia
Kansliet är stängt vecka 29-31, men ni är varmt välkomna att skicka mail om ni har frågor eller funderingar så återkommer vi så snart vi är tillbaka. Våra kontaktuppgifter hittar ni här>>
Dags att öka medvetandet om vikten av certifiering
Med en certifierad projektledare ökar möjligheten och sannolikheten för att ett projekt ska bli framgångsrikt och väl skött. En som är bekymrad över att medvetandet om det ändå är relativt låg hos beställande kunder är konsulten och projektledaren Fredrik Berinder. Att ändra på det ser han som en utmaning.
TEXT: KERSTIN ENGLUND
Fredrik Berinder tröttnade på rollen som anställd och är sedan sju år egen företagare med uppdrag som projektledare inom bank och försäkringsbranschen. Det handlar i första hand om regelverksprojekt; hur man hanterar penningtvättsproblematik, solvens och informationsstyrning. Det senaste projektet har varit på Folksam för att säkerställa att företaget har roller, processer och tillräckliga kontroller för att uppfylla lagen om penningtvätt. – I takt med ökande internationell handel och digital hantering ökar också problemen med penningtvätt, säger Fredrik. Det gäller för företagen att stärka sina rutiner för att undvika detta. Det har blivit ett helt annat tryck på bolagen med höjda böter och anmärkningar från Finansinspektionen som följd. Allt enligt EU:s krav. Det har mitt projekt handlat om.
Utvecklas som projektledare
Fredrik fokuserar mycket på att utvecklas som projektledare även om det kanske betyder att han inte kan ta riktigt lika många uppdrag. Det är en lyx som egenföretagare vilket han uppskattar. Sedan juni 2019 är han certifierad enligt IPMA-B och sedan tidigare även för PMI. Ett naturligt steg enligt honom själv. – Det jag säljer till mina kunder är ju helt och hållet min egen kompetens, förklarar han. För mig är det viktigt att investera i min kompetensutveckling och jag är beredd att satsa tid och pengar för att göra det. Certifieringen i sig är ju ingen utbildning, utan mer en validering av redan befintlig kunskap. Den ger ändå viktiga insikter om hur jag skall göra för att förbättra mina verktyg. Beteendekompetens är en del av IPMA-certifieringen och i certifieringsprocessen ingår därför en självutvärdering som en viktig del för att identifiera mina starka och svaga sidor som projektledare. Att certifieringarna är en kvalitetsstämpel är Fredrik helt övertygad om. Men problemet är att beställarna inte alltid uppmärksammar det eller har insikt om vilken skillnad det kan göra för projektet. – Att projektledare och konsulter är certifierade har tyvärr väldigt liten betydelse hos kunderna, säger han. Man går helt och hållet på referenser vid rekryteringen. Det är märkligt att man inte kräver någon form av certifiering. Det ökar ju möjligheten att projektet ska bli framgångsrikt. Vi skulle behöva informera och medvetandegöra de olika certifieringarna ännu mer. Få kunderna att lägga in krav på certifiering i sin specifikation vid valet av projektledare. Det gör stor skillnad på kvaliteten.
Certifiering ett krav
För många roller inom IT-, bygg- och anläggningsbranscherna är certifiering ett krav för att få uppdrag. Fredrik gör även liknelsen att någon ska renovera sitt badrum för ett antal tusen kronor och självklart anlitar en certifierad våtrumselektriker. Men i ett projekt på många miljoner kronor verkar det inte lika självklart med den kvalitetskontrollen! – Vi måste öka mognaden hos våra beställare och visa på skillnaden i ett projekt med en certifierad projektledare som har större möjligheter att bli framgångsrikt, mot ett där man har ”chansat” i rekryteringen. När jag tar in konsulter så är det en viktig parameter för mig att de är certifierade, och det är jag beredd att betala för. I förlängningen kan det motivera prishöjningar när sannolikheten att projekten sköts bra ökar. Efter certifieringen har Fredrik nu utnämnts till assessor, vilket han känner sig hedrad och glad över. – Jag ser det som en möjlighet att bidra till att fler blir certifierade, men också som en möjlighet att hjälpa till att öka medvetandet hos företagen om vad det innebär, säger han. Sedan är det så klart ännu ett steg i min egen utveckling. Jag hoppas att det ska hjälpa mig att kunna ta rollen i ännu mer intressanta och roliga projekt framöver. Det stärker mitt välbefinnan!
Fredrik Berinder, IPMA B-certifierad
Sluta multitaska - Kom igång med Pomodoro
Tekniken uppfanns tidigt 90-tal av utvecklaren, entreprenören och författaren Francesco Cirillo. Han döpte tekniken efter en tomatformad timer som han själv använde för att mäta sitt arbete som universitetsstudent.
Ett av de största misstagen när det handlar om effektivitet och fokus är att multitaska, dvs försöka jobba med flera saker samtidigt och hoppa mellan uppgifter som inte hänger samman med varandra. För varje gång vi blir avbrutna eller byter uppgift kan det ta upp mot 20 minuter innan vi är återfår vårt fokus. Pomodoro betyder tomat på italienska, därav namnet. Metodiken är enkel: När du står inför en stor uppgift eller en rad olika uppgifter som kräver mycket av din hjärna ska du bryta ner dessa i små tidsatta sprintar/intervaller á 25 min och sen skilja dessa åt med hjälp av korta pauser á 5 min. Detta tränar då (enligt Cirillo) din hjärna att fokusera i små korta perioder och gör dig mer effektiv. Det sägs även kunna förbättra din koncentrationsförmåga över tid.
Så här gör du:
- Förberedelse: Välj en uppgift du ska klara av, sätt dig på en plats där du vet att du får arbeta ifred. Stäng av ljudet på mobilen och släck ned program du inte behöver arbeta med (inklusive mailprogram)
- Fokustid: Ställ in din Pomodoro på 25 minuter via en timer (äggklocka, mobil etc) och starta med uppgiften du bestämt dig för. Byt inte uppgift under tiden. (Ha ett papper redo för att skriva ned en idé eller annan uppgift som dyker upp, så att det inte stör dig.) Arbeta med uppgiften fram tills din timer ringer, anteckna sedan var du slutade.
- Ta en kort paus (ca 5 minuter), gör inte något krävande. Ta något att dricka, sträck på dig. Starta ingen aktivitet som du kan fastna i.
- Repetition: Sätt timer på en ny 25 minuters runda. Fortsätt med samma uppgift eller byt till en ny.
Upprepa ovan steg 4 gånger. Därefter ta en längre paus (15-30 minuter). Vid första tanken på processen ovan kan det förefalla lite enkelt. Men många blir överraskade av hur mycket de hinner när de får ägna tid åt en sak i taget istället för byta mellan uppgifter och låta sig bli störda av tex telefon och mail. Testa!
7 drivkrafter som bygger engagemang
I &franklys engagemangs mätning synliggörs vikten av ett bra ledarskap och dess betydelse för övriga faktorer som driver engagemanget.
Drivkrafter:
- Ledarskap – Styrka hos närmaste chef och förtroende för ledningen. Högt engagemang startar i ledarskapet och är en möjliggörare för övriga drivkrafter. Ledarskapet är en nyckelfaktor till att skapa en framgångsrik arbetsmiljö, ett nytt ledarskap är på frammarch som tar ett tydligt kliv mot en vägledande och coachande roll.
- Välmående – Arbetsförhållande som erbjuder en hållbar och hälsosam arbetsmiljö. En person som är tillfreds i vardagen är mer frisk, kreativ, stresstålig och har lättare för att samarbeta. Ledare behöver förstå vilka faktorer som leder till hälsa och ohälsa och bidra till att skapa en psykisk och fysisk arbetsmiljö där alla kan må bra.
- Samarbete – En stark laganda och ett fungerande samarbete. Känsla av att vara en del av och känns sig trygg i en grupp är en grundläggande drivkraft. Att ha en gemensam målbild och tydliggöra vad som ska åstadkommas och vem som ansvarar för vad i samarbetet.
- Bekräftelse – En känsla av att vara uppskattad. I mindre verksamheter kan de ibland vara tydligare vem som utfört ett visst arbete och då får personlig återkoppling. Arbeta fram definitioner och processer för feedback.
- Stolthet – Känslan du har av att vara associerad med organisationen. Stolthet bygger engagemang och skapar större kundnöjdhet. Lyft fram och synliggör framgångshistorier från verksamheten som levereras av olika grupper och individer.
- Utveckling – Uppfyllelse med nuvarande arbetsuppgifter och utvecklingsmöjligheter. Ständigt lärande är en nyckelfaktor bakom starka team med engagerande medarbetare. Genomför kompetensinventering med jämna mellanrum.
- Riktning – En tro på och förståelse för organisationens mål och värderingar. Världen förändras i ett högt tempo och alla behöver känna sig trygga i att beslut kan kalibreras mot övergripande mål.
I rapporten finns fördjupad analys av drivkrafterna och förslag på actions. Ladda ned rapporten här>
Webbinarier
Webbinarier om IPMA®Certifiering
Undrar du hur du kan skaffa bevis på din kompetens, ha ett försprång på arbetsmarknaden och samtidigt höja din kompetens? - En viktig beståndsdel i IPMA’s certifiering är lärande genom reflektion.
IPMA® certifieringen följer internationell standard ISO/IEC 17024 ”Bedömning av överensstämmelse – Allmänna krav på organ som certifierar personer”. Standarden anger krav på certifieringsorgan, personal samt certifieringsprocesser. Webbinarier: Stanna kvar på kontoret eller hemma: Vi arrangerar live webbinarier med information om alla våra olika certifieringar, där vi presenterar processen, kraven, priser mm och det finns tid att ställa frågor.
Boka plats genom att klicka på datum nedan: Inom kort kommer fler datum publiceras under tiden kan du gärna kontakta oss på certifiering@projektforum.se och ställa dina frågor eller be att bli uppringd! Välkommen!
Övriga webbinarier
Vi vill på olika sätt bidra till ökad kunskap, diskussion och bidra till större nätverk genom olika typer av föreläsningar. Se aktuella webbinarier i kalendern. Där står hur du anmäler dig till aktuell föreläsning.
[events_list_grouped mode="monthly" limit="0" AND category="748"]
Inför webinariet får du en Zoom-länk.
Ny kurs IPMA registrerad!
Canea har valt att IPMA Registrera utbildningen Leda komplexa projekt som stödjer IPMA-certifieringar på högre nivåer.
Har du flerårig erfarenhet som projektledare och om du tidigare utbildat dig inom grundläggande projektledning kan denna utbildning vara nästa steg för dig. Kursen ger dig möjligheten att fördjupa dig i använda metoder och verktyg inom området samtidigt som du utvecklar ditt ledarskap. Ett praktikfall kommer att vara en viktig del av inlärningen och är med genom hela utbildningen. Tillsammans med andra deltagare driver du ett komplext projekt utifrån de olika modulerna som innefattas i respektive lärosteg.
Vill du veta mer?
Om CANEA:s utbildning? Klicka här>
Om IPMA Registrerade utbildningar? Klicka här>
Ta kontroll över tiden!
Att tid är det mest jämlika som vi har, kan upplevas som provocerande att höra när man har mycket att stå i och när man känner sig som mest stressad. Men sanningen är att vi har alla lika många timmar på dygnet att förfoga över. Det som vi kan påverka är vad vi gör med den tiden som vi har. Ett sätt att få balans mellan arbetsliv och privatliv, kan vara att ta en närmare titt på vad vi gör med den faktiska tiden.
Tips på vad du kan göra
- Kartlägg hur du spenderar din tid, till exempel med en tidslogg eller med hjälp av någon app. Då får du en mer realistisk bild av vad du spenderar tid på och kan korrigera så att du inte lägger tid på fel saker.
- Hindra dig från att kasta bort din tid på onödigt surfande.
- Minimera dina avbrott från dina verktyg genom att stänga av pushnotiser/aviseringar.
- Minimera avbrott från din omgivning genom tydlighet. Med till exempel hjälp av Skype eller en liten whiteboardtavla, kan du tala om för din omgivning när du är upptagen/ tillgänglig.
- Avväg hur lång tid uppgiften tar att genomföra och planera in när du ska genomföra den. Var hellre tidspessimist när du avsätter tid, så håller du dig med större sannolikhet inom tidsramen!
- Fokusera på en sak i taget!
- Ta en paus när du är klar med en längre uppgift, innan du påbörjar nästa. Använd till exempel kaffesuget som en morot istället för att avbryta dig själv mitt i pågående arbete. ”När jag är klar med uppgiften, ska jag ta mig en god kopp kaffe!”
Text: Danijela Bengtsson, Effektiv.nu
Gör projektarbetet till en del av verksamhetsstyrningen
Får vi ut det vi vill och behöver av projekten? Får vi till förändring? Skapas det värde? Är nyttorna tillräckligt omfattande? Vem är ansvarig?
Det är portföljledningens uppgift att säkerställa att förändringsinsatserna i verksamheten bidrar till de strategiska målen. Och att det sker med tillräcklig omfattning utifrån de resurser som finns att tillgå. Om ett business case finns för varje effektmål, med värderade nyttor och en realiseringsplan för förändringen, blir det möjligt för portföljledningen att ta detta ansvar. Många organisationer arbetar aktivt med att ta fram business case för att motivera att det finns nytta med det som ska utvecklas i ett projekt och det är bra. Men, det kan bli ännu bättre om vi utgår från effektmålet och gör en nyttoanalys där vi först skapar samsyn på nyttorna i målbilden. Utifrån nyttorna identifieras sedan de förändrade beteenden och förmågor som vi bedömer kommer att ge dessa nyttor. Ofta får vi då insikter om att det finns en ännu bättre lösning, som ger ännu mer värde till verksamheten. Eller så inser vi kanske att vi kan skapa ännu mer värde, genom att utöka projektets åtagande. Genom att frikoppla sig från projekt och det resultat som vi tror oss behöva och istället utgå från verksamhetens mål och riktning, blir projektarbetet en äkta del av verksamhetsstyrningen. Lösningen är alltså att vända på steken. Istället för att en idé om ett resultat är utgångspunkten, ett ”nerifrån och upp” angreppssätt, så jobbar man uppifrån och ner. Vi pausar idén om vilket resultat som ska tas fram och utgår istället från vilket framtida tillstånd vi behöver i vår verksamhet. Vi kanske kommer på en ännu bättre lösning, eller så blir det samma lösning men vi passar på att få till ytterligare förändringar när vi ändå håller på. Vi kan känna oss trygga när vi tar utgångspunkt i våra strategier.
Sammanfattningsvis:
- Innan beslut om att starta en förändringsinsats med projekt – identifiera effektmålet och skapa samsyn kring innebörden av förändringen. Det är viktigt att beställaren, som sitter på budgeten deltar, eftersom denne har en tydlig känsla för vad som behöver förändras.
- Samla de personer som har insikt om verksamheten och beskriv effektmålet. Det är dessa som kan se möjligheterna kopplat till effektmålet, identifiera vilka mätbara värden vi ska sätta upp, har kunskap om vad vi behöver uppnå i form av nya beteenden och förmågor, och som kan bedöma vilken förmåga vi har.
- Utifrån en väl beskriven målbild kan sen rätt möjliggörare identifieras – och vi vet vilket resultat som ska beställas från projekt och vilket ytterligare förändringsarbete som ska genomföras i verksamheten.
Sammanfattningsvis så handlar det alltså inte om att en projektledare sätter ihop en motivering för framtagning av ett projektresultat – det handlar om en gemensam insats från många i verksamheten, med nytta i fokus. Projekt i samspel med verksamheten, det är verksamhetsstyrning.
Text: Monica Petersson, Senior Verksamhetskonsult Tieto PPS
Att vara effektiv på distans
Hur flyttar du tiotusentals anställda till distansarbete över natten?
Med COVID-19-utbrottet över hela världen var det den stora frågan för cirka 50 000 Microsoft-anställda i Seattle-området. De var redan vana Teams-användare, men under sina första dagar helt på distans ökade användningen bland Microsoft-anställda i USA betydligt. Här kommer tips från Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365
Att komma igång
När du övergår till distansarbete, finns några viktiga vanor som kommer bidra till framgång.
Planera arbetsytan
Om du inte har ett hemmakontor, oroa dig inte. Du kan fortfarande arbeta hemifrån produktivt. Faktum är att vi har utformat Teams som ett virtuellt kontor som du kan ta med vart du än går. Även om du kanske inte har en skrivare, fysiska filer eller en skrivbordstelefon hemma kan du hämta dokument direkt i Teams, säkert lagra filer där rätt personer kan komma åt dem och snabbt hoppa in i samtal och möten. Det är viktigt att ha en dedikerad hem-arbetsyta där du kan vara produktiv och signalera om att du är i ”do-not-disturb-läge”. En frukost vrå, ett lugnt hörn av sovrummet etc -alla fokus-vänligt område kan fungera som en arbetsyta. Och oroa dig inte om det blir lite rörigt under dagen, du kan alltid använda bakgrundsoskärpa under videomöten så att dina teammedlemmar bara fokuserar på dig.
Kommunicera, kommunicera, kommunicera
Även om många av oss arbetar hemifrån åtminstone en del av tiden, förlitar vi oss fortfarande på schema och timmar som är uppbyggda kring vår fysiska närvaro på kontoret. När du arbetar hemifrån kan din dagliga rytm förändras. Detta gäller särskilt för oss som balanserar arbete och barnomsorg. Kommunicera dina arbetstider tydligt med ditt team så att de vet när de ska nå dig. Du kan också ange ett statusmeddelande i Teams för att dela den här informationen proaktivt.
Gör det också till en vana att erbjuda frekventa lägesrapporter till ditt team. Vi rekommenderar att du publicerar uppdateringar, insikter och användbara resurser som du har upptäckt i Teams-kanaler, så att dina lagkamrater kan hålla kontakten med vad du håller på med.
Upprätthålla sunda gränser
Utan de vanliga vardagliga aktiviteterna – en promenad för att ta lunch, till exempel, eller pendling – kan det vara en utmaning att koppla ur. Distansarbetare finner sig ibland arbeta för långa stunder utan rast för motion, umgänge eller en ordentlig måltid. Detta kommer snabbt att leda till stress och utbrändhet. Kom ihåg: din hälsa kommer först. Ta dig tid för måltider, drick mycket vatten och påminn dig om att mentalt "stämpla ut" från distansarbete i slutet av dagen. Dessa beteenden kommer inte bara hålla dig frisk, de kommer också att hjälpa dig att bli mer produktiv i det långa loppet.
Effektiva möten
Välkomna onlinemöten
I avsaknad av ett fysiskt konferensrum, kan uppgiften att få alla tillsammans kännas som den största utmaning vid distansarbete. När du flyttar möten till Teams kontrollerar du att alla möten har ett virtuellt "join"-alternativ för att skapa ett konferensrum online. Dessutom föreslår vi att alla deltagare slår på video om de är bekväma att göra det. Face-to-face interaktion gör mycket för att hjälpa alla att vara en del av teamet. Teams har ett brett utbud av certifierade kameror att välja mellan, samt enheter som headset och högtalartelefoner för att se till att du och dina medarbetare alltid kan kommunicera tydligt.
Var uppmärksam och inkluderande
När du flyttar till onlinemöten kan några av de visuella fördelar som vi förlitar oss på försvinna. Och överfulla konferenssamtal kan göra det svårt för människor att dela sina åsikter. Mötesorganisatören bör ofta pausa för att bjuda in dialog och påminna deltagarna om att de också kan använda möteschattfönstret för att dela sina tankar.
Spela in dina möten
För att kompensera för brist på fysiska möten schemalägger vissa distansarbetare extra möten för att hålla kontakten med kunder, partners och medarbetare. Dubbelbokningar kan vara svåra att undvika. Om din organisation tillåter det, spela in möten i Teams så att medarbetare kan titta ikapp senare. Om du inte kan närvara själv, påminna arrangören att spela in i din frånvaro. Den automatiskt genererade avskriften är också användbar när du försöker komma ihåg information från ett möte du deltog i. Vill du veta mer om Teams Meetings? Läs fler tips här.
Håll kontakten
Kompensera för avsaknad av korridor snack
Många distansarbetare tycker att det de saknar mest med kontoret är tillfälliga samtal. Var medveten om att nå ut och få kontakt med dina medarbetare. Tänk på chattmeddelanden och ställ in en påminnelse om att checka in med människor regelbundet. Emojis, GIF-bilder och stickers är ett roligt sätt och lätt sätt att hålla dialogen igång.
Samla teamet
Att arbeta på distans kan kännas isolerande. Som ledare är det viktigt att skapa möjligheter för hela teamet att träffas virtuellt. Behåll dina vanliga team möten eller team luncher, bara gör dem online. Använd kanalen "Allmänt" i Teams för diskussioner som kan vara av intresse för alla. För stora brainstorms kan du använda Microsoft Whiteboard-appen, som ger en oändlig digital arbetsyta för mötesdeltagare att ideate och samarbeta direkt i Teams. Vi föreslår också gruppledare att ladda ner Crisis Communication Power App. Du kan använda denna anpassningsbara app för att informera dig själv och ditt team om allt de behöver veta.
Ha kul!
Med alla de förändringar som kommer med att flytta till distansarbete, är det viktigt att främja och upprätthålla team känslan. Det finns många saker du kan göra inom Teams för att hålla folk känner sig positiva och engagerade. Dela nyheter och händelser i gruppchatten eller håll en fototävling. En av våra utbildningskunder i Kina stod värd för en matlagningsutmaning för studenter som visade sig vara särskilt populär.
Jag förstår att varje individ och team fungerar annorlunda. Men jag hoppas att tipsen från vårt team hjälper dig att vara produktiv och ansluten när du anpassar dig till ett nytt sätt att arbeta. Och kom ihåg att du kan börja använda Teams idag genom att logga in eller registrera dig gratis.
Var distans-arbete-redo! Ladda ner vår checklista för fjärrarbete och dela med ditt team.