Hur tränar vi på ”Project Excellence”?
Svenskt Projektforum / IPMA Sweden vidareutvecklar verktyget Project Excellence Preparation (PEP) för att facilitera systematisk förbättring av pågående projekt. Vid vår senaste nätverksträff för PEP assessorer delade Mats Hägglund med sig av de praktiska erfarenheter Vattenfall har gjort genom att arbeta med Project Excellence. Detta skapade ett tillfälle för erfarenhetsutbyte mellan olika brancher och typer av projekt och inspirerade till att starta nya PEP piloter som vi kan utvärdera vid nästa mötestillfälle i slutet av maj.
På bilden framgår även den faciliteringsmetod som nätverket använder (Theory U) för att medvetandegöra vår kärngrupps förmåga att via ett antal prototyper förbättra de verktyg, metoder och processer som skapar förutsättningar för projektframgång. Slutsatsen av gårdagens möte är att det vi tränar på blir vi också bättre på. Med andra ord varje gång vi tillsammans fokuserar på vad som är project excellence inom våra respektive område skapar vi inte bara positiva energier utan blir också mer professionella i en ständig förbättringsresa.
Erik Månsson
Head of Project Excellence och Vice Ordförande
Årets Projektledarbok 2017 - Vinnaren är....
Till årets projektledarbok 2017 har boken "Ensam eller stark" av Oskar Henrikson. Han har skrivit boken tillsammans med Jennifer Amin, Katarina Blom, Siri Helle, Frida Johansson Metso, Gustav Nilsson, Tone Nordling, Malin Valsö och Kristin Öster. Förlaget är Natur och Kultur utsetts. Boken har undertiteln: Åtta principer för framgångsrika team.
Juryns motivering: Boken beskriver på ett tydligt sätt vikten av kommunikation och att ta tag i problem när de uppstår. Boken kan användas mycket praktiskt i det dagliga arbetet. Boken har förutom de åtta principerna även ett stort antal psykologiska träningstips, exempelvis: "Be om återkoppling", "Ger du alla samma chans?" och "Observera för att motivera". Både kommunikation och teamutveckling är oerhört viktiga frågor för en projektledare. Priset delas ut på Projektverktygsdagen i Stockholm den 25 maj. Läs mer om evenemanget här. Vi rekommenderar denna bok varmt!
Juryn för Årets Projektledarbok
Oskar Henrikson föreläser på Projektverktygsdagen
Åtta principer för framgångsrika team - Vill du bota egoisterna i din omgivning, skapa en positiv arbetsmiljö eller rädda vår planet från kortsiktighet? Allt börjar med samarbete. Med några exempel från bland annat Super Mario, Sagan om ringen och Fortune 500-företag får du lära dig hur ni uppnår fler lojala medarbetare, ökad motivation bland medarbetarna och färre konflikter.
Om priset: 2008 instiftade Svenskt Projektforum priset “Årets Projektledarbok“. Juryn försöker bedöma hur aktuella böckerna är, hur lätta de är att ta till sig samt om de tillför något nytt. Boken måste ha en svensk författare men den måste inte vara skriven på svenska. Boken måste beröra något som direkt kan användas inom projektområdet det kan vara en bok direkt riktad till projektledare eller projektmedarbetare men det kan också beröra områden som tex kommunikation, teamutveckling eller ledarskap.
Årsmöte 2018
Den 12 april hade Svenskt Projektforum sitt årsmöte. 50-åringen (föreningen alltså) firades så klart med tårta. Vi fick också lyssna till en inspirerande och häpnadsväckande föreläsning om framtiden av Professor Marcus Lindahl.
På årsmötet valdes en ny styrelse och vi hälsar alla nya och tidigare ledamöter och suppleanter till ett spännande arbetsår! Styrelsens sammansättning efter årsmötet ser ut så här: Ordförande: Per-Olof Sandberg (Prolid), Ledamöter: Rolf Berndtsson (Berndtson & Partners), Christina Rydgren (Viaryd), Erik Månsson (MindShift Consulting), Ulrika Backeström (Region Norrbotten) och Teresa Thorsson (KnowIT). Suppleanter: Stefan Nordström (Sweco), Robert Sickeldal (Sickeldal Consulting), Josefin Wäneland (SLL) samt Agneta Adelsköld (Cowi)
De senaste trenderna inom projektledning
Resan in i det så kallade kunskapssamhället går med högre och högre fart där vår konkurrens-
kraft stavas kunskap och innovationsförmåga snarare än tillverkning och rationalisering.
Förmågan att behålla initiativet och samtidigt klara av en allt högre hastighet i utvecklingen av
nya integrerade varor och tjänster sätter stark prägel på vår kanske vanligaste organisationsform.
Projektområdet är inne i en period av särskilt snabb utveckling och omvandling. I någon mån
kan man spekulera om inte just projekt är lite av en ”perfekt storm”. Vi ser generellt en snabb
omvandling i samhället, i det offentliga såväl som i affärslivet. Projekt är överallt –om allt.
Inventerar man projektröster bland kunskapskonsulter, projektledare, tyckare, bloggare och otaliga
”think-tankers” står vi inför en hel uppsjö nya trender, nu på tröskeln till 2020-talet.
Flera av dessa trender är i allra högsta grad pågående – med det siamesiska tvillingparet digitalisering
och globalisering som dess gigant – har vi levt med i flera decennier redan nu. Deras omvandlingstryck
synes inte minska utan snarast öka.
Utan att tveka kan vi konstatera att den digital-globala revolutionen förmodligen är det mest omvälvande
världen hittills skådat. Och, vi är fortfarande bara i början av vad denna revolution har att åstadkomma
på projektledningsområdet. Då handlar det inte om att Gantt-schemat blivit digitalt och flyttat in i Excel
eller att vi alla fick en dator att spela Tetris på i väntan på nästa e-mailade framstegsrapport.
Det är vad britterna säger: det är inga småpotatis.
Digitaliseringen är en förutsättning för och katalysator av det vi kallar globalisering.
Utan den förra är inte den andra mycket att tala om. Digitaliseringen har i ordets djupaste bemärkelse
inneburit en närmast revolutionär upplösning av både tiden och rummet. Vi kan driva projekt runt hela
jordklotet över alla dygnets timmar med medarbetare i Stockholm, Delhi, Sydney och San José. Ett schysst
höghastighets Wifi gör det möjligt att byta kontoret i Lissabon mot ett strandcafé i Cascais.
Inte nog med det. Vi kan och måste i allt större utsträckning konkurreramed fler potentiella leverantörer
av liknande varor och tjänster på global basis.
De senaste trenderna
Detta leder oss till en annan trend med samma digitala-globala rötter. Projektledning? Lägg ut det på
entreprenad! Varför sitta på sådan dyr kompetens som snabbt blir sur, grinig och förlegad – köp in
en fräsch, uppdaterad projektledare när det behövs. Eller varför inte lite mer avancerad outsourcing?
Lägg ut hela klabbet offshore. Varför betala dyrt hemma när man kan få billigt borta?
Den starkaste trenden just nu inom projektområdet är ändå de nya metoderna. Det skall vara agilt i år.
Alla gör det, påstår att de gör det eller vill i alla fall göra det. Inga mål och ingen projektledare,
ja inte ens ett rekorderligt projekt i många fall. Självorganiserande grupper, kollektiv problemlösning,
användarberättelser och löpande omtag. Ingen tycks vilja ha traditionell projektledning längre.
Så långt från Vattenfallsmodellen man kan komma tycks det. Detta är nu det nya mainstream inom allt
fler branscher. Mjukvara och IT, ja självklart, men också utveckling av radiobasstationer,
högspänningsbrytare och linjäracceleratorer för avancerad strålbehandling kan sättas samman agilt.
Agilt är ett digitalt barn
Det digitala där då? Jo, agilt är faktiskt ett digitalt barn även om det föddes i finmekanikens
utvecklingsvagga. En analog födsel kanske, men uppväxten är digital. De som utvecklade de agila
metodikerna till det de är i dag var ett gäng på sin tid stöddiga, auktoritetsskygga och lite
introverta typer. De kom från ett annat håll, de var programmerare som brottades med föråldrade
och stela chefer med stela och blytunga modeller för programutveckling till de nya underbara datorerna.
Tetris för den trötte projektchefen och styrprogram för den interkontinentala missilen. Bakom nästa
digitala hörn står nu AI. Föreställ dig din nya projektassistent (eller varför inte din nya projektledare).
Säg hej till ”ProjektBot” som utan ansträngning och med matematisk precision planerar, följer upp och
kalkylerar framdrift, kostnadsutveckling och tidsbudgetar. ”ProjektBot” håller i möten, följer upp
aktivitetsplaner, coachar dig och dina medarbetare och förhandlar om förändringar i scope med ”BeställarBot”.
Det är, med Aldous Huxleys termer, till en skön ny värld som vi projektörer mornar oss i just nu.
Men innan vi säger tack och adjö, vill jag som ”la piece de la resistance” avsluta med att lyfta fram den
digitala omvälvningens viktigaste och kraftfullaste gamechanger. Det gäller några riktiga ”enfant terribles”.
Det är – menar jag – alla de unga människor som i dag ger sig in i projektvärlden.
De ungas drömjobb
Förra året toppade projektledare listan för ungas drömjobb enligt Manpowers årliga undersökning.
Det var inte heller något undantag. Projektledare har stadigt legat på den övre tio-i-topp
halvan av drömjobb de senaste åren, nationellt såväl som internationellt. Från universitet och högskolor
över hela världen står horder av högutbildade och hungriga individer och trampar otåligt för att med liv
och lust kasta sig in i projektäventyret. Man borde kanske kalla dem cyborgs en blandning mellan människa
och maskin – de har redan den digitala världen inskriven in sin DNA där obegränsade överföringshastighet,
full mobilitet och digital interaktion är självklarheter. De flesta är också rentav uppväxta med ett
agilt förhållningssätt. Självorganisering, självbestämmande, kollektivt ledarskap och betoning på coaching
– grundstenar i den agila ledningsfilosofin – är ju ganska långt den digitala generationens egna ledord.
Unga kunniga och rastlösa digitalister – välkomna till denna sköna nya värld! Projekten behöver er.
Nu blir det åka av!
TEXT MARCUS LINDAHL
Markus Lindahl är professor in Industriell Teknik vid Uppsala Universitet.
Han bedriver forskning kring ledning och organisation av projekt. Ett större pågående
forskningsprojekt handlar om innovation och utveckling i konservativa miljöer och marknader.
Svenskt Projektforum 50 år
1960-talet var spännande. Det är nu som den moderna projektformen börjar utvecklas. Visserligen har det alltid funnits projekt av olika karaktärer och storlekar och visserligen skrev Daniel Defoe, Robinson Crusoes ”pappa”, redan 1697 i sin bok ”An Essay upon Projects” om behovet av fler ”Projectorer – planläggare, projektmakare i samtidens England och deras roller för att åstadkomma förändring, utveckling och förbättring. I Sverige inleddes utvecklingen av den ”moderna” projektarbetsformen under de första åren på 60-talet. En av de viktigaste faktorerna som drev på var att Sverige i Viggenprojektet hade fått ett så stort och komplext projekt med många samarbetspartners att de gamla metoderna att driva projekt helt enkelt inte räckte till. Motsvarande situation upplevdes i andra länder. I USA, som var några år före oss, blev bl.a. de gigantiska militära systemen och rymdprojekten pådrivare. Samtidigt hade datortillämpningarna även börjat inriktas mot att hantera administrativa rutiner, vilket möjliggjorde uppbyggandet av datorstödda planeringsmetoder. Det var inte så konstigt att fokuseringen på utvecklingen av projekthanteringen låg på integration, planering och styrning. Nya planeringstekniker växte fram där PERT (Program Evaluation Review Technique) blev den mest kända och tillämpade. Under de inledande åren skedde i princip all utveckling och projektutbildning inom ramen för de stora projekten.
Projektmodeller började utvecklades i mitten av 1960-talet, vanligtvis i form av flödesscheman och ofta presenterade tillsammans med riktlinjer i rätt omfattande projekthandböcker. I mitten på decenniet började vi inse att planeringen inte var allt, projektverksamheten var något som kompletterade det ordinarie linjearbetet, en kraft vid sidan om ordinarie verksamhet. Nu började också den öppna utbildningsverksamheten i projekt att ta fart. I de flesta fall var det konsulter som utvecklade och drev kurserna. Vid ett seminarium i Projektadministration som Torbjörn Wenell arrangerade 1967 fanns avslutningsvis en punkt för att undersöka möjligheterna av att bilda en intresseförening för projektledare. Bland deltagarna i seminariet fanns Arne Antonsson, Atomenergi, Bertil Magner, HIFAB samt Harry Nygren,Televerket. Tillsammans med Torbjörn Wenell ”valdes” de av seminariet till att bilda en interimsstyrelse för att undersöka och utvecklaidén om en förening. Efter ett år var arbetet färdigt och den 17 maj 1968 bildades Föreningen Nätplan nuvarande Svenskt Projektforum.
En av Projektforums viktigaste insatser har varit att belysa skillnaden i projektledning mellan olika typer av projekt i skilda miljöer. Under föreningens första år ägnades därför stort intresse åt aktiviteter som att skapa en gemensam projektterminologi, jämföra prestanda av olika datorprogram och att försöka finna former för praktisk planering och styrning av projekt i multiprojektmiljöer. Visionen var att vi skulle kunna tids-, resurs- och kostnadsplanera företagens totala projektverksamhet baserad på en fastlagd prioritering mellan projekten. Det var och är fortfarande naturligtvis svårt, även om projekten då var mer ”planerbara” än dagens. Samtidigt som modeller och verktyg förfinades så kom intresset att fokuseras på de ”mjuka delarna” i projektverksamheten. Hur bör projekten organiseras och hur fungerar de tillsammans i en multiprojektmiljö? Samverkan inom matrisorganisationer och med projektets omvärld var tidigt en stående punkt på alla agendor, Fortfarande är samverkan mellan projekt och linjeverksamhet en aktuell fråga i många företag. Vi funderade vidare på hur ledarskapet ska vara när det är som bäst, hur vi coachar och får projektgrupperna att överträffa sig själva och mycket annat. Rollen som projektledare blev tydligare. Ett av de problem som började bli tydligt redan i slutet på 1960-talet var att ”allt höll på att bli projekt”! Intresset för att utnyttja projektformen i alla verksamheter utvecklades snabbt. Allt skulle PERT-planeras. Utvecklingen har fortsatt och det är inte underligt att man ibland talar om ”projektförstoppning” som ett uttryck för att projektmassan blockerar sig själv.
Dagens diskussioner handlar mycket om att försöka finna praktiskt fungerande former för att arbeta ”agilt” och hur man ska agera när projekten blir allt mer komplexa. Det är sällan som ett projekt misslyckas för att det är för tekniskt svårt! Därför är det intressant att diskutera hur man utvecklar ledarskapet i projekt och bättre förstå varför vissa ledare är mer framgångsrika än andra. Är det deras förmåga att vara mer kreativa och flexibla och därigenom kan hantera störningar och avvikelser på ett bättre sätt? I en bok ”Projektledarskap” (Studentlitteratur) har Torbjörn Wenell sammanställt intervjuer med de första 20 som utsetts till Årets Projektledare i Sverige. Framgångskriterierna för lyckade projekt är projektledarens engagemang, energi, ledarskap och passion för projektet!
Utdrag ur artikel skriven av Torbjörn Wenell till tidningen Projektvärlden nummer 1, 2018
Projekt handlar om människor
“Fokus på ledarskap och resultat i utvecklad certifieringsprocess och kompetensmodell för IPMA-certifiering i Sverige“.
Enligt flera internationella studier investeras en allt större del av europeiska länders BNP i
projekt. 2007 var andelen 34 procent och idag närmar vi oss 40 procent. I Tyskland blir det
12 000 Mdr kr och i Sverige 1 500 Mdr kr. Dessutom visar en studie från PWC att andelen lyckade projekt
ökar med certifierade projektledare. 80 procent av alla lyckade projekt (majoriteten av intressenterna är nöjda)
har certifierade projektledare. Allt tyder på att certifiering ökar oddsen till ett lyckat projekt och att en av de
viktigaste framgångsfaktorerna för ett lyckat projekt är projektledarens kompetens.
Individuell kompetensmodell för projekt, program och portföljledarskap
Sedan 2002 har Svenskt Projektforum certifierat projektledare enligt IPMA:s internationella standard. Idag finns
det cirka 4 000 IPMA-certifierade projektledare i Sverige och 260 000 i världen.
Under 2017 kommer kompetensmodellen för IPMA-certifieringar att stärkas ytterligare. Representanter från över 60 medlemsländer har tillsammans vidareutvecklat den senaste standarden som fokuserar på en hållbar efterfrågad kompetensdefinition för olika roller inom projektrelaterat yrkesarbete.Kompetensmodellen för projekt, program och portföljledarskap delas in i tre kompetensområden: Perspective (projektets syfte), People (ledarskap, beteende och människorelaterad kompetens) samt Practice (metoder, verktyg och tekniker i praktiken).
Den nya kompetensmodellen är liksom den tidigare oberoende av bransch, metod och projektmodell men nomenklaturen har utökats med begrepp från olika branscher som till exempel produktbacklog för att arbeta med omfattningen i ett agilt IT-projekt.
Vidareutvecklad mognadstrappa för kompetens
Kompetensmognaden delas in i tre steg: kunskap, färdighet och förmåga. För att uppnå färdighet och förmåga krävs att man har tillämpat kunskap i praktiken. Skalan följer numera branschpraxis och omfattar både kunskapsbaserad och erfarenhetsbaserad kompetens. Skalan baseras på en variant av Bloom’s taxonomy tillämpad i en projektkontext med stegen 0-6 mot tidigare 0–10.
Fokus på ”People”
I den stärkta kompetensmodellen kommer ett stort fokus att ligga på området ”People”. Där finns tio kompetenselement och cirka femtio kompetensindikatorer på området som handlar om att kunna arbeta med människor. Till exempel är förmågan att styra och leda sig själv en förutsättning för att kunna arbeta med och leda andra. Andra indikatorer i området People är förmåga att få teamet att både utvecklas, trivas och samtidigt leverera resultat, integritet, pålitlighet, att skapa nya relationer och behålla dem, krishantering och förhandling.
Utvecklad certifieringsprocess
Certifieringsprocessen har utvecklats på flera sätt. Till exempel ges möjlighet att göra om delar av processen som prov, rapport, workshop och intervju. Självutvärderingen blir enklare med mer stöd för kandidaten och skalan blir tydligare, renare och enklare att tillämpa.
Fler får möjlighet till certifiering
De fyra nivåerna A, B, C och D finns kvar med några förändringar. På A-nivå kommer det att, förutom programledare och portföljledare, vara möjligt att certifiera sig som Megaprojektledare det vill säga de som har kompetens på att leda riktigt stora projekt. På B-nivån kommer det förutom projektledare att vara möjligt att certifiera sig som programledare och även som portföljledare. C- och D-nivåerna ligger kvar som tidigare, med certifiering som projektledare och i projektkunskap. Detta betyder att flera personer som arbetar professionellt med projekt kan certifiera sig på Svenskt Projektforum.
Något om övergång från tidigare kompetensmodell och certifikat
Svenskt Projektforum har hittills certifierat nästan 4 000 projektledare. Certifikat utfärdade på den nuvarande modellen gäller, liksom den nya, fem år framåt. Därefter krävs recertifiering för att certifikatet fortsatt ska gälla.
Efterfrågad yrkeskompetens för projektrelaterat arbete 2025
2025 kommer den efterfrågade kompetensen på personer som arbetar projektrelaterat att vara ännu mer personanpassad. För att säkerställa en fungerande arbetsmarknad kommer det att efterfrågas certifieringar på allt mindre och specialiserade områden. En projektledares kompetensprofil kommer att avgöra om projektledaren är valbar eller inte och behovet av certifierad kompetens kommer att öka betydligt. Metoder, verktyg, projektmodeller och utvecklingsprocesser kommer att vidareutvecklas allt snabbare och det är idag omöjligt att förutse vilken metodkompetens som kommer att krävas 2025. Det står dock bortom allt tvivel att ett kompetensområde kommer att efterfrågas oavsett all annan förändring – nämligen ”People”. Framtidens projekt kommer som alltid att kräva ett förstklassigt samarbete mellan människor, ett föredömligt ledarskap med motiverade och inspirerade människor. En hållbar definition av vilken kompetens en projektledare måste ha för att vara valbar 2025 finns i IPMA:s område People. Arbetsgivare, rekryterare och arbetsmarknaden i sin helhet kommer att efterfråga bevis på den påstådda kompetensen. Certifiering av en oberoende organisation är ett sådant bevis.
IPMA-certifiering genom Svenskt Projektforum
– certifiering på riktigt
Svenskt Projektforum certifierar idag projektledare på området ”People”. Varje kandidat bedöms under hela
processen av en assessor på D-nivå och två assessorer på övriga nivåer. Under workshop och intervju visar kandidaten sin kompetens på samtliga kompetensområden, men framför allt på området ”People”. En IPMA-certifiering genom Svenskt Projektforum certifierar hållbar kompetens som kommer att efterfrågas idag och 2025. En IPMA-certifiering på Svenskt Projektforum certifierar ledarskapet på riktigt.
/PER-OLOF SANDBERG
Certifieringsansvarig på Svenskt Projektforum,
IPMA-A certifierad 2006 och styrelserepresentant
för Svenskt Projektforum.