Lunchwebinar om ledarskap
Svenskt Projektforum bjuder in alla medlemmar till höstens första lunchwebinar torsdagen den 26 september på temat ledarskap. Är du PROJEKTledare eller projektLEDARE?!
I detta webinar kommer du öka medvetenheten kring ditt eget ledarskap, öka kunskapen och perspektiven kring hur du skapar en kraftfull intern kommunikation och få strategier och arbetsätt för att skapa och behålla en framgångsrik möteskultur. Med dessa delar kommer du kunna utveckla en bättre balans mellan det uppgiftstyrda- och personstyrda-ledarskapet. Du kommer få med dig strategier, kunskap och arbetsätt som går att implementera i ditt dagliga arbete, direkt efter lunchen.
Föreläsningen passar perfekt för dig som arbetar som projektledare, teamledare eller liknande, som nödvändigtvis inte har det formella personalansvaret men som ofta jobbar i, eller ansvarar för ett team.
Föreläsare: Daniel Ekstam som med över 10 års erfarenhet av ledarskapspositioner har specialiserat sina färdigheter inom ledarskapscoaching, mental träning och operativt ledarskap.
Glädjen över en Re-Certifiering och det stora värdet av reflektion!
Har Du koll på när Ditt IPMA certifikat löper ut?
Ett IPMA certifikat är giltigt i fem år och kan därefter förnyas vart femte år. Vid en recertifiering får du chans att reflektera över din senaste femårsperiod, din kompetensutveckling och de projekt du lett. Något vi såklart tycker att alla borde ta chansen att göra som erhållit ett IPMA certifikat.
Någon som verkligen tagit fasta på fördelarna med att förnya giltighetstiden på sitt IPMA certifikat och ta möjligheten till reflektion, är Tomas Domberg. Tomas är projektledare hos PQ Projektledning, suppleant i Svenskt Projektforums styrelse och IPMA Certifierad Senior Projektledare nivå B sedan 2013 och nu även re-certifierad för andra gången. I nedan artikel författar Tomas sina tankar kring recertifiering, glädjen till ett förnyat certifikat och det stora värdet av reflektion.
Åren går så fort och plötsligt stod det klart för mig att det åter var dags att recertifiera mitt IPMA certifikat som senior projektledare, Nivå B!
Behöver jag verkligen ett förnyat certifikat? Har jag tid med detta? Kan inte jag redan allt? Det var tankar som först fyllde mig. Med en god stund av eftertanke slog det mig att i projektledning är det lätt att fastna i dagliga uppgifter. För att utvecklas som projektledare och förbättra projektets resultat krävs reflektion. Genom en recertifiering ges möjligheten till att utforska just hur reflektion och projektkompetens kan stärka projektledarerollen och därmed förbättra hela projektet.
Valet blev enkelt, klart jag skulle ta chansen att reflektera över min roll som projektledare och stärka min projektkompetens genom att förnya mitt certifikat med en recertifiering!
Reflektionens roll i min projektledning
Reflektion innebär att analysera och utvärdera mina handlingar och beslut. Genom att regelbundet reflektera över mitt arbete kan jag förbättra mina metoder och undvika att upprepa misstag.
Hur reflektion utvecklar mitt ledarskap
För mig som projektledare bidrar reflektion till bättre självinsikt och förståelse för mina styrkor och svagheter, vilket i sin tur leder till förbättrade ledarskapsförmågor. Genom att reflektera över mina interaktioner med teammedlemmar tar jag möjligheten till att förbättra min kommunikation och även hur jag hanterar eventuella konflikter. Det har resulterat i att jag lyckats skapa en positiv arbetsmiljö och ökat teamets effektivitet.
Att stärka min projektkompetens genom reflektion
En IPMA-certifiering betonar kompetensområdet "People", kompetensen att arbeta med människor. Ledarskapsperspektivet inkluderar bland andra kompetenselementen ledarskap, kommunikation och samarbete. Genom att hela tiden jobba med reflektion, identifierar jag de områden där jag behöver förbättra mina färdigheter, både tekniskt men även dessa mjuka värden. Reflektionen har verkligen stärkt min projektkompetens och har även hjälpt mig att hålla mig uppdaterad och kontinuerligt utveckla och stärka mina kompetenser.
Implementering av reflektion i min vardag
För att reflektion ska bli en del av min rutin måste jag skapa strukturerade möjligheter för reflektion. Det gör jag genom att ha regelbundna reflektionsmöten och jag antecknar löpande mina tankar i en reflektionsdagbok eller ber om feedback från teamet. Det har medfört att reflektion har blivit en naturlig del av min projektledningsprocess.
Sammanfattning
Reflektion är för mig avgörande för att utveckla mitt ledarskap och förbättra projektledning. Genom att regelbundet reflektera över mina handlingar och beslut kan jag få insikter som leder till ett bättre ledarskap, förbättrad projektkompetens och mer framgångsrika projekt. Genom att integrera reflektion i mitt dagliga arbete bidrar jag till projektets och organisationens långsiktiga framgång.
Författare: Tomas Domberg 2024
Riskanalys
Riskanalys är en viktig del av projektplaneringsprocessen. Genom att förstå de potentiella riskerna kan du förebygga eller förbereda dig för kommande utmaningar.
Omfattningskrypning: Detta inträffar när de ursprungliga projektavsikterna inte är väldefinierade. Förmedla tydliga projektparametrar från början och håll fast vid dem för att undvika att intressenter ändrar kraven mitt i projektet.
Dåliga resultat: Resultatrisker uppstår när projektet inte fungerar så bra som förväntat. Förutse potentiella resultatrisker tidigt i planeringsprocessen och använd en programvara för projekthantering för att följa processer i realtid och främja öppen kommunikation mellan teammedlemmarna.
Höga kostnader: Kostnadsrisker uppstår när projektet överskrider den ursprungliga budgeten. Se till att budgeteringen är realistisk och detaljerad i projektplaneringsfasen.
Kom ihåg att risker inte alltid är negativa – de kan också innebära möjligheter. Genom att vara proaktiv och hantera osäkerheten på ett bra sätt kan du skapa bättre förutsättningar för ditt projekt.
Minirisk analys
Nedan beskrivs en enkel riskanalys, ofta kallad Minirisk. Syftet är att välja ut de största riskerna som behöver hanteras i uppdraget/projektet/programmet - man bedömer endast sannolikheten och konsekvensen, inte hur stor kostnaden blir. Metoden kan även användas med fördel för att analysera möjligheter.
FÖRBEREDELSER
- Utse någon som leder riskanalysen i god tid före mötet, gärna någon som inte är direkt inblandad i uppdraget/projektet/programmet.
- Boka en lokal som ger förutsättningar för kreativt och ostört arbete.
- Kalla deltagarna i god tid. Ta med nyckelpersoner i uppdraget/projektet/programmet och beställaren men också gärna andra personer med erfarenhet av samma typ av projekt. Skicka med underlag i kallelsen om det behövs.
RISKANALYS
Riskanalysen består av: att identifiera risker, att analysera risker, samt att planera åtgärder. Presentera uppdraget/projektet/programmet, mål, leveransdatum, inkluderat/exkluderat, krav, organisation. Beskrivningen beror av i vilket skede analysen genomförs.
IDENTIFIERA RISKER
- Identifiera tillsammans alla risker (eller möjligheter) som kan påverka uppdraget/projektet/programmet. Använd lämplig metod, t ex brainstorming med post-it lappar. Se till att alla deltar. Ta även med större risker som t ex valutaförändringar och naturkatastrofer. Beskriv vad risken riktar sig mot (effekten).
- Gruppera riskerna och sammanför de som är lika.
- Gör en lista över riskerna.
ANALYSERA RISKERNA
- Bestäm gemensamt Sannolikhet (S) att en risk inträffar, för en risk i taget.
- Sätt värdet till 1 för lägsta sannolikhet, 5 för högsta
- Väldigt liten – Skulle kunna inträffa
- Liten – Inte sannolikt men möjligt att den inträffar
- Medium – kan inträffa 50/50
- Stor – Mer sannolikt att den inträffar än att den inte gör det
- Mycket stor – kommer med stor sannolikhet inträffa
- Bestäm gemensamt konsekvensen om en risk inträffar, för en risk i taget. Sätt värdet till 1 för lägsta konsekvens, 5 för högsta
- Väldigt liten – Irritationsmoment, försumbar påverkan
- Liten – Påverkar mindre delar, alternativ finns
- Medium – Påverkar delar, alternativ saknas
- Stor – Påverkar viktiga delar
- Mycket stor – Risk för resultaten
- Multiplicera värdet för konsekvens med värdet för sannolikhet – skapa en tabell med riskvärden. De med högst poäng bör prioriteras samt de risker som har konsekvens 5.
ANALYSERA SAMT PLANERA ÅTGÄRDER
- Försök hitta den bakomliggande orsaken till varje risk – det förenklar arbetet med att hitta åtgärder.
- För varje risk välj en åtgärd.
- Beskriv åtgärden. (Om man väljer att acceptera risken ska det tas med i planeringen)
- Utse en ansvarig.
UPPFÖLJNING
- Följ upp risker och åtgärder kontinuerligt.
- Upprepa riskanalysen vid behov.
- Redovisa status för viktiga risker och åtgärder i statusrapporter för uppdraget/ projektet/ programmet
10 viktiga klokfaktorer hos framgångsrika ledare
Svante Randlert har i sin bok "Klokfaktorerna" samlat visdom från 100 av Sveriges toppchefer. Genom intervjuer har han identifierat tio viktiga egenskaper som framgångsrika ledare delar. Bland dessa är förmågan att vara empatisk, beslutsam, innovativ, teamorienterad och effektiv på att prioritera.
Han betonar att framgång som ledare handlar om att jobba med, för och genom människor. Han ser detta som ett nytt sätt att leda, där chefen finns till för sina medarbetare. Boken är baserad på över 100 timmar av intervjumaterial som har analyserats med hjälp av AI, vilket gör den till en empiriskt grundad guide för ledarskap.
Genom att vara närvarande, reflektera över tidigare erfarenheter och ständigt utveckla sina färdigheter kan ledare skapa en positiv och effektiv arbetsmiljö. "Klokfaktorerna" erbjuder konkreta råd och insikter för alla som vill förbättra sitt ledarskap och göra en verklig skillnad i sina organisationer.
Varför skrev du boken?
”Det är så många ledare som funderar på vad som är gemensamt för dem som gör skillnad. Det pratar man om på Chefdagen men sedan åker man hem och så går det ett år. Jag ville undersöka – vad är det klokaste som de kloka har gjort? Jag ville identifiera vilka förmågor som förenar de mest framgångsrika. Jag lät analysföretaget Verian gå igenom mina poddintervjuer, både med hjälp av AI och mänskliga analytiker. De kunde identifiera tio gemensamma nämnare, tio klokfaktorer.”
Hur hoppas du att man ska använda boken?
”Jag vill att man ska få både vad:et och hur:et, en kokbok med recept för framgång. Sedan är det upp till läsaren att vara kocken. Vi har kartlagt de förmågor som sticker ut och rankat efter hur många procent av de intervjuade som lyfter fram dem. Men vi har också tagit reda på hur de framgångsrika ledarna gör. ”
Kan en enda chef förena alla de här klokskaperna?
”Ja, det handlar om tio förmågor som faktiskt gör skillnad och som man kan träna på. Vi blir ju bra på det vi tränar. Dessa är inte något man föds med utan något man övar upp. Dessutom är det inte tio stuprör utan alla förmågorna hänger ihop.”
Var det något som särskilt slog dig i arbetet med boken?
”Något jag blev väldigt glad för är att majoriteten av de viktigaste klokfaktorerna är mjuka förmågor, mellanmänskliga attribut. I dag pratar vi mycket om high tech, men inte tillräckligt om high touch. Det finaste är ju att bry sig och visa medmänsklighet.”
Varför är det finast?
”De som är kloka inser att ledarskap är att andra ska vilja och kunna skapa. Som ledare arbetar vi ju för, genom och med människor.”
Är det någon klokfaktor som du vill lyfta fram lite extra?
”Den femte förmågan, som vi döpt till Bortprioriteraren, är kanske något som många inte lever efter tillräckligt. Din absolut viktigaste to-do-list som chef är din not-to-do-list.”
Svante Randlerts 10 klokfaktorer hos framgångsrika ledare
- Medmänniskan. Var en medmänniska och var bra på att visa mellanmänskliga attribut. Det är när vi bryr oss om medarbetarna i organisationen, som medarbetarna i organisationen bryr sig om organisationen.
- Beslutsfattaren. Ta fler och mindre beslut snarare än färre och stora.
- Förbättraren. Möjliggör så att människorna omkring dig kan bli bättre i dag än igår. För när medarbetarna blir bättre, då blir organisationen bättre.
- Gruppskaparen. Ordet ledarskap betyder att leda så att andra ska vilja och kunna skapa. Ingen är stark ensam och den bästa gruppen är där alla vill och har möjlighet att skapa. Problem löser man bäst tillsammans.
- Bortprioriteraren. Hälften så mycket blir dubbelt så bra. Ta bort de arbetsuppgifter som inte är viktigast och de som du inte kan påverka. Lägg mer fokus på det som ger störst effekt på minst insats.
- Relationsförädlaren. Värdefulla relationer är relationer med värden i. Hur värdefull är jag för människorna omkring mig? Det är viktigt både för att få folk att vilja stanna på arbetsplatsen och för att ha lojala kunder.
- Kommunikatören. Kommunicera på ett tydligt sätt som skapar trygghet. Tydlighet skapar trygghet. Otydlighet skapar otrygghet.
- Självkännaren. Var trygg och tro på dig själv. Du behöver både ha en bra självkänsla, självinsikt och självförtroende.
- Spanaren. Fyren är en bra metafor. Oavsett storm står den stadigt. Den har lampor som snurrar 360 grader, den ser vad som händer omkring både i omvärlden och i närheten. Hur mår medarbetarna omkring dig? Vad vill kunden ha imorgon som den inte ville ha igår?
- Välbefinnaren. Hur ofta återhämtar du dig? När vi mår bra möjliggör vi att det kan gå bra. Det mesta som inte underhålls går sönder över tid.
Källa: C.Hansson. chef.se (2024). https://chef.se/artiklar/10-viktiga-klokfaktorer-hos-framgangsrika-ledare/
Författare: Joacim Öhman
Planering i full gång!
Vi bygger vidare på ett lyckat koncept och är stolta att meddela att även årets Utbildningsdag med Projectpartner anordnas i samarbete med oss på Svenskt Projektforum.
Vi fick ett härligt gensvar från alla samhällsbyggare som var med och boostade sin projektledningskompetens tillsammans med oss förra året. Några exempel från uppföljningsenkäten:
” Ni levererar som alltid föredragshållare med hög kvalitet och med tänkvärda tips samt konkreta saker att ta med sig hem för att använda både i jobbet och privat.”
” 10 poängare att föreläsningarna har en gemensam röd tråd. Guldkant med "branschmingel" med möjlighet att knyta kontakter.”
” Toppen med upplägget halvdag i centrala Stockholm.”
Var: IVA Konferenscenter
När: 2 oktober 2024, start kl 13
Givetvis är deltagandet på Projectpartners Utbildningsdag kostnadsfritt.
Vi återkommer innan midsommar med tema för året, då öppnar vi också för anmälningar!
Vinnaren av Årets Projektledarbok 2024
För 16:e året i rad har vi på Svenskt Projektforum äran att presentera Årets Projektledarbok. Av 13 nominerade böcker har juryn utsett “Design Thinking och konsten att bemästra hajar” av Helena Frisk till vinnare av Årets Projektledarbok 2024.
Juryns motivering:
Design Thinking är en användbar bok inom såväl projektledning som verksamhetsutveckling. Boken innehåller både konkreta tips som går att använda i många projekt och även flera exempel.
Bokens titel – Design thinking och konsten att bemästra hajar – har en undertext som lyder: En steg för steg-guide för att lösa problem med kreativitet och handlingskraft. Undertexten beskriver verkligen vad boken handlar om.
Boken är uppdelad i 10 kapitel med tydliga beskrivningar. Denna bok kan både användas som en bok att läsa från pärm till pärm och även att användas som en uppslagsbok inför någon specifik uppgift.
Den pragmatiska tillämpningen kommer särskilt till sin rätt i och med dubbeldiamantmetodiken som läsaren lotsas genom.
Kopplingen till hajar är inspelningen av filmen Hajen (Jaws) från 1975 och de problem som då uppstod.
Ta chansen att få lyssna till en föreläsning författaren till "Design Thinking och konsten att bemästra hajar". Under föreläsningen kommer Helena att berätta hur Design Thinking kan användas för att arbeta med förändring och problemlösning. Helena visar hur Design Thinking-processer kan designas och varför diamantmodellen är ett utmärkt styrverktyg när du ska arbeta kreativt i olika typer av projekt. Läs mer och anmäl dig här>>
Vi säger stort grattis till Helena Frisk och ser fram emot att få lyssna till hennes föreläsning den 19 juni!
Boken Design Thinking och konsten att bemästra hajar går att beställa här>>
Sedan år 2008 har Svenskt Projektforum delat ut priset “Årets Projektledarbok“. För att bli nominerad måste boken beröra något som kan användas inom projektområdet. Det kan vara en bok direkt riktad till projektledare eller projektmedarbetare men det kan också beröra områden som tex kommunikation, teamutveckling eller ledarskap. Juryn försöker bedöma hur aktuella böckerna är, hur lätta de är att ta till sig samt om de tillför något nytt. Boken måste ha en svensk författare men den måste inte vara skriven på svenska.
Juryn består av: Johan Hydén (ordf), Andrea Kurdik, Henrik Stadler, Tarja Räihä, Christina Gillberg, Anders Eklund, Anna Lidmark och Linda Östberg.
Uppsatspriset 2024
Oskar Aazar och Simon Gamdrup: ”Managing multiple project management information systems: A case study of a Swedish manufacturing company.
Svenska ProjektAkademiens uppsatspris 2024 går till Oskar Aazar och Simon Gamdrup, Kungliga Tekniska Högskolan, för deras examensarbete i Industriell ekonomi och organisation med titeln ”Managing multiple project management information systems: A case study of a Swedish manufacturing company.”
Uppsatsen behandlar informationssystem i projektledningssammanhang, och fokuserar på vad det innebär att i ett företag tillämpa flera olika sådana system samtidigt. Resultaten av studien påvisar att närvaron av flera informationssystem innebär ett flertal utmaningar, såsom inkonsekvent data, dubbelarbete, negativ påverkan på användarupplevelsen och svårigheter att hantera komplexiteten i systemmiljön. Studien identifierar även flera potentiella fördelar, såsom ökad funktionell flexibilitet, anpassningsbarhet och förbättrad övervakning av projektens framsteg. Författarna rekommenderar att organisationer noggrant överväger sin strategi för projektledningssystem med avseende på integrationen av olika system, samt att projektteamen behöver utbildas för att använda systemen som avsett.
Studien är av hög relevans för projektledning som praktiskt och teoretiskt fält. Den är ambitiöst upplagd kring en djupgående fallstudie, och är väl förankrad i aktuell forskning på området. Uppsatsen är välskriven och håller hög klass i samtliga delar.
Här kan du höra en intervju med pristagarna>
Källa: Wenell
Möt vår ordförande
Sportintresserad och berest, utbildad ingenjör och ekonom samt med erfarenheter från olika branscher. Låt oss få presentera Anders Södergren, Svenskt Projektforums ordförande. Anders blev vid årsmötet i april omvald som ordförande i föreningen och vill vara med och stärka Svenskt Projektforum, Mötesplatsen för Sveriges projektledare.
Anders är utbildad bergsingenjör vid KTH och Queens University, Canada och senare ekonom vid IMD, Schweiz. Han har arbetat i metallindustrin, management consulting, miljöteknik, exportaffärer och IT, bott i 5 länder och 3 kontinenter och är även kanadensisk medborgare. Förutom att han vill bidra till att stärka projekt som arbetsform är det privat numera mest golf och vandring som gäller.
Anders Södergren har tagit uppdraget som ordförande i Projektforums styrelse då han är övertygad om att projekt är den bästa arbetsformen och bidrar gärna till att få fler att inse det, men tror också på kompetens och kunskap så tycker utbildning/certifiering är viktigt för de som verkligen vill utvecklas inom projektledarskap.
Vad vill du bidra med som ordförande för Projektforum? Finns det något område du skulle vilja förändra eller utveckla?
- Jag tror på att se på det hela strikt affärsmässigt. Vi på Projektforum har ett IPMA ramverk att marknadsföra och sälja och kunder att bemöta. Inget säljer sig själv. Detta tillsammans med ett service-orienterat synsätt och gediget arbete över tid tror jag kan räcka långt.
Intressentanalys
En intressent är en person, en grupp av människor eller en organisation som på något sätt påverkas av ett projekt eller som kan påverka förutsättningarna för projektet.
En intressentanalys visar var ni kan hitta stöd för arbetet och hjälper er att ta fram strategier för att hantera motstånd eller hinder. Resultatet av analysen är en plan för hur intressenterna ska hanteras, om de ska involveras i projektet, om de är viktiga målgrupper att kommunicera med eller om ni behöver beakta dem på annat sätt.
En och samma intressant kan ha olika behov eller påverkan på projektet under olika faser. Intressentanalysen är färskvara.
Mallen för intressentanalys består av tre steg:
- Kartläggning av möjliga intressenter
- Analys av intressenterna
- Plan för hantering av intressenterna
1. Kartläggning
Samla en grupp som tillsammans gör intressentanalysen. Det är bra att få in så många olika perspektiv och kunskaper som möjligt. En blandad grupp tänker bredare.
Låt kartläggningen ta tid, så att ni inte missar viktiga intressenter. Försök att hitta intressenter både inom er egen organisation och utanför.
Börja med att göra en bruttolista med till exempel post-it-lappar. Jobba först enskilt, sen i grupp. Skriv en intressent på varje lapp. Försök tänka in så många intressenter som möjligt. Var konkret och specifik.
Använd post-it-lapparna för att göra en intressentkarta. Samla intressenterna i kluster för att få överblick och struktur. Hur förhåller sig olika intressenter till varandra när det gäller påverkan, beroenden, inflytande etc.? Befinner de sig långt borta eller nära ert projekt? Är det något område eller någon grupp som ni har glömt?
2. Analys av intressenter
När ni har identifierat era intressenter behöver ni göra en mer systematisk analys av deras förhållande till projektet. Ett sätt att analysera intressenterna är att placera in dem i en fyrfältsmatris utifrån grad av intresse och inflytande. Utifrån intressenternas placering i matrisen får ni en indikation om vilken strategi ni ska använda i hanteringen. Analysen kan också ge stöd för prioritering av olika intressenter.
Kategori A har stort inflytande över projektet och starkt intresse av det. Det är intressenter som på något sätt behöver involveras i arbetet, kanske i en referensgrupp eller i styrgruppen.
Kategori B har inte lika starkt intresse av projektet men har stort inflytande och kanske fattar beslut som påverkar era förutsättningar. Det är viktigt att de känner till nyttan med projektet och vet vad som händer och förstår varför det görs. Hanteringen kräver aktiv kommunikation.
Kategori C har starkt intresse av förbättringsarbetet men litet inflytande. Det ställer inte lika höga krav på er kommunikation men det kan ändå vara viktigt att intressenterna är informerade om vad som händer.
Kategori D är intressenter som har litet inflytande och svagt intresse. Det är intressenter som kanske inte kräver någon aktiv hantering. Men om intressenten har viktig kunskap om verksamheten eller kompetens som behövs inom projektet krävs även här involvering.
3. Plan för hantering av intressenter
Ett sätt att hantera planen för hanteringen av intressenter är helt enkelt en lista över varje intressent; person, grupp eller organisation och lista vilken kategori, prioritering de tillhör och vilken strategi och vilka åtgärder som ska vidtas.
