Reskill - upskill
Eftersom verkligheten hela tiden förändras växer behovet av att lära om och lära nytt för att vara gångbar på en alltmer snabbrörlig arbetsmarknad. Exakt vad du behöver fokusera på kan vara svårt att identifiera i det snabbrörliga samhället. Upskill betyder uppdatera den kunskap du har och med reskill menas att lära nytt.
Nästan 14% av den globala arbetskraften kommer att behöva få nya färdigheter eller byta yrke till 2030 på grund av automatisering och artificiell intelligens (AI) (McKinsey Global Institute, 2017)
Cirka 87% av cheferna ser eller förväntar sig brister i kompetens hos sina medarbetare och under 50% vet hur man ska hantera problemet (McKinsey Global, 2020)
Frågor att ställa sig:
Vad har du för intresseområden?
Vilken kunskap/förmåga behöver du som tekniken inte kan ersätta?
Vilken kompetens saknas i din organisation?
Jobbar du med uppdrag, projekt eller förändringar kan du jämföra dina kompetenser mot det internationella ramverket för IPMA certifiering som ställer objektiva krav på kompetens utan koppling till en specifik bransch eller metod.
Starta en uppdatering av dina kunskaper genom att:
- Gå en kurs (idag finns många olika alternativ på distans)
- Delta i intressanta workshops, konferenser eller seminarier
- Det finns massor av intressant material på You Tube, Tedtalks, Pod-casts etc
- Bidra i och/ eller initiera nätverk både fysiskt men också via grupper i sociala medier
- Certifiera dig - IPMAs certifiering har både reflektion och identifiering av styrkor och svagheter inbyggt i processen.
Leda i kris
En kris är resurskrävande för organisationen den drabbar. Samtidigt finns ofta mycket av lära av krisen och förberedelser för en eventuellt kris, då den ofta säger något om organisationens behov, sårbarheter och luckor. Någon gång kommer tillfället då du måste leda ditt team eller medarbetare genom en kris. Då gäller det att vara förberedd. Man kan inte vara rädd utan man måste bli handlingskraftig och det kräver ledarskap och målmedvetenhet.
Din roll
- Du behöver ta hand om dina medarbetare på ett medkännande och respektfullt sätt och vara medveten om att alla reagerar annorlunda i krissituationer.
- Du måste informera, lyssna och finnas till hands för frågor.
- Var beredd på att du kan komma att bli måltavla för reaktioner som ilska, förtvivlan och sorg.
- Var uppmärksam på hur du själv drabbas och påverkas av krisen och vilket stöd du behöver för att kunna leda din grupp. Krisen kan påverka ditt omdöme och din förmåga att agera som chef. Blir det för ansträngande kan det vara lämpligt att lämna över till någon annan.
- Vad som än händer behöver någon arbetsleda, omprioritera och organisera för att verksamheten ska fungera.
Har du en krisplan att följa och ett fungerande kristeam som stöttar dig kan krishanteringen till och med stärka både dig och teamet.
Krisstöd
Alla organisationer, team och medarbetare kan drabbas av en kris och Arbetsmiljöverket föreskriver att "Chefer och arbetsledande personal skall ha tillräckliga kunskaper om krisstöd för att kunna planera och ordna detta på ett lämpligt sätt." (AFS 1999:7)
Kristeam
- Organisationer och team som är förberedda har ofta skapat ett kristeam som aktiveras vid större kriser. Kristeamets uppgift är att överblicka situationen, samordna och bedöma vilka åtgärder som ska vidtas. De har en tydlig rollfördelning med uttalade ansvar och mandat.
Krisplan
- Beroende på var du jobbar kan det finnas en rad olika risker som måste identifieras.
- Grunden för kristeamets arbete är krisplanen där det finns information om vad som ska göras, hur det ska göras och vem som ska göra det. Krisplanen tas fram innan något har hänt, i normala förhållanden då alla är klartänkta och har förmåga att överblicka vad som kan komma att krävas vid en kris.
- Att se till att alla i teamet vet vad som står i krisplanen och vem som ansvarar för vad är viktig information att sprida.
Om det inte finns en krisgrupp på din arbetsplats hittar du checklistor och mallar hos Prevent
Internationell certifiering
Efterfrågan på skickliga projektledare är hög. Certifierade yrkesutövare har den kompetens som krävs för att leda team och nå framgångsrika projektresultat.
Att certifiering är en fördel blir uppenbart när organisationer söker medarbetare till sina projekt, uppdrag och förändringar. De söker certifierade personer.
En unik certifiering
Det unika med IPMA® Certifiering:
- Bedömning gjord av professionella assessorer
- Hänsyn till beteendemässiga och kontextuella kompetenser, inte bara tekniska kompetenser
- Personlig, professionell karriärutveckling
- Fyra nivåer - riktade nivåer beroende på erfarenhet
- Inga språkbarriärer - engelska eller svenska
- Oberoende från specifika utbildningar, metoder och branscher
Vill du veta mer om nyttan för individ och organisation, processen, kraven mm. Delta i våra live-webinarier som vi håller varje vecka! Läs mer här >
Popcornhjärnan
Begreppet "popcornhjärna" grundar sig i en teori om att våra hjärnor alltid strävar efter mesta möjliga välmående till minsta möjliga energikostnad. Tex kan den smarta telefonen kan sysselsätta oss i timmar utan att vi behöver engagera oss i mänskliga relationer och annat som kan upplevas som jobbigt. Vår hjärna har inte utvecklats i samma takt som det högteknologiska samhälle vi lever i. Vår hjärna är i princip identiskt med hjärnan hos Cro Magnonmänniskan – dvs 40.000 år gammal.
Våra förfäder behövde vara alerta för att snabbt reagera på faror och att vara lättdistraherad var en förutsättning för att överleva. En popcornhjärna var toppen att ha för tusentals år sedan men blir eventuellt en sårbarhet i vårt samhälle.
De vetenskapliga beläggen för tesen om popcornhjärna ifrågasätts och en stor brittisk undersökning visar tvärtom att upp till 2,5 timmes mobilanvändning per dag snarare förhöjer det psykiska välbefinnandet då vi känner oss mer informerade och kan ha kontakt med våra vänner på ett enkelt sätt.
Men kanske kan och bör vi anamma lite mer av våra förfäders livsstil?
- Att vara närvarande i nuet och läsa av andra människor IRL istället för digitalt.
- Att vara mer i naturen. Naturen har en lugnande och återhämtande effekt på hjärnan. Särskilt hippocampus, som står för bland annat minne och inlärning, mår bra av t ex en skogspromenad.
- Att sova när det är natt och vara vaken när det är dag ger stabilitet för dygnsrytmen och kroppsklockan vilket ger vinster både för den fysiska och den psykiska hälsan.
Referens:
Martin et al. "Decreases in psychological well-being among American adolescents after 2012 and links to screen time during the rise of smartphone technology". http://dx.doi.org/10.1037/emo0000403.
Przybylski et al. "A Large-Scale Test of the Goldilocks Hypothesis: Quantifying the Relations Between Digital-Screen Use and the Mental Well-Being of Adolescents" https://doi.org/10.1177/0956797616678438.
Lyckas med projektledning
5 tips till projektledare
Förberedelser, förankring, tydliga mål och utvärdering är alla viktiga delar i projektledning. Men en framgångsrik projektledare behöver också våga ta på sig ledarrollen, behärska konsten att kommunicera och kunna bygga starka team.
Här är fem punkter som hjälper dig lyckas.
Det finns många saker att tänka på för att lyckas med projektledning, som till exempel att göra ett ordentligt planeringsarbete, sätta tydliga mål, förankra syftet noga och inte glömma den viktiga utvärderingen. Men en bra projektledare behöver också vara utrustad med mod och uthållighet och behärska konsten att kommunicera. I den här artikeln ger vi en annan typ av råd som kan vara till stöd för dig i din roll.
- Ta på dig ledarrollen
Att driva projekt är lite som att driva ett företag i företaget. Så ta på dig ledarrollen och tänk på dig själv som VD i Projekt AB. Måla upp din vision om vart ni ska, planera arbetet, sätt tydliga rollbeskrivningar och driv arbetet framåt. Kom också ihåg att du måste våga delegera eftersom det inte är meningen att du ska göra allt.
- Träna på att kommunicera
Som projektledare har du vanligtvis inte personalansvar vilket gör att du heller inte har chefens maktmandat att tillgå om det skulle behövas. Men du ska ändå få folk att göra som du säger, alla ska komma till sin rätt och bidra till resultatet.
Därför behöver du vara duktig på att kommunicera. Träna på att lyssna och anpassa din kommunikation till olika individer och situationer.
- Självinsikt och gruppinsikt
Din viktigaste uppgift som projektledare är att få gruppen att fungera och att få alla att dela med sig av sin kunskap. För att gruppen ska vara trygg med dig som ledare måste du känna dig trygg som person. Lägg därför tid på självkännedom,
på att lära dig hantera dina egna känslor, förstå hur ditt beteende och kommunikation uppfattas av andra. Efter självinsikt kommer gruppinsikt. Ett starkt team består av mångfald i kompetens och beteenden. Idésprutor behöver genomförare. Funderare behöver någon snabbfotad som ser till att projektet kommer igång. När ni blir medvetna om vilka beteendestilar och kompetenser som finns i gruppen, blir det också tydligt vilka sidor ni behöver stärka upp.
4 Dubbla din kompetens
Bra projektledning består lite förenklat av två delar. Den något mjukare, kreativa kompetens som du använder för att bygga starka team och hitta kreativa lösningar. Och den andra, något hårdare delen som handlar om struktur, målfokus, hålla
ordning och reda och se till att deadlines möts. Det är omöjligt att vara bäst på allt. Ett gott råd är att ta reda på vilka områden i ditt ledarskap som kan bli bättre. Även om det är roligast att jobba med det du är bra på, har du mycket att vinna på att utveckla dina svagare sidor. Analysera själv, fråga någon du litar på eller använd ett feedbackverktyg.
- Fostra beställaren
Röriga beställningar ger röriga resultat. För att du ska kunna leverera på topp och lyckas med ditt projekt behöver du få en
klar beställning från projektbeställaren och regelbundna avstämningar där ni fattar tydliga beslut. Det här kan du styra genom att ställa rätt frågor. Kontrollera i början av projektet att du uppfattat uppdraget och förväntningarna på dig korrekt. Och fråga hellre en gång för mycket! En bra projektledare är en projektledare som ställer frågor när något är otydligt.
Bonustips!
Inventera och uppdatera verktygslådan
Lägg inte mer tid på en excelfil som glöms bort i en mapp till tidens ände. Missförstå oss rätt – vi älskar excel. Det vi vill lyfta här är att du behöver hitta de verktyg som passar bäst för just era behov och förutsättningar. Om du till exempel går en utbildning får du ofta med dig ett antal nya verktyg hem. Nöj dig inte med det. Se till att du också får förståelse för hur du kan använda dem i just ditt projekt. Fundera på vad det är ni behöver strukturera upp, och på hur det passar gruppen att jobba. En fysisk projekttavla på väggen? En digital projektportal eller en facebookgrupp?
Text: Framfot. Läs mer om deras utbildningar på framfot.se
Djupjobba
Författaren till boken Deepwork, Cal Newport, menar att ständiga distraktioner kan kosta dig jobbet…..
Distraktioner och avbrott som tex pushnotiser, mail, frågor från kolleger mm kan orsaka stress men de kan också påverka din framtid och vår förmåga till inlärning. Att kunna arbeta med fullt fokus – djupjobba – är avgörande för att vara relevant i sin yrkesroll. Dagens snabba tekniska- och samhällsförändringar kräver att vi hänger med och kan lära oss nya saker och det kräver i sin tur att vi kan jobba fokuserat.
Under stress tar hjärnan gärna genvägar – den vill att vi gör ungefär som vi brukar och Cal Newport skiljer på ytjobb och djupjobb. Ytjobb är uppgifter som är lätta att kopiera medan djupjobb kräver hela din intellektuella kapacitet.
Det går att öva upp förmågan att djupjobba.
Regler och rutiner – att sätta upp regler och rutiner för dig själv hjälper hjärnan, så att du slipper lägga tid och energi på att fatta beslut löpande. Bestäm när, var och hur du ska djupjobba. Är det tidigt på morgonen varje dag eller är det en eller flera mötesfria dagar i veckan som skapar bäst förutsättning för dig?
Uppskatta tristessen – koncentrationsförmåga kan övas upp. Ta inte upp mobiltelefonen i tid och otid. Låt den vara. Schemalägg användningen av internet under arbetstid.
Avstå från sociala medier – eller använd dem bara på arbetstid om de påverkar dina mål i positiv riktning. Behöver du använda sociala medier för att marknadsföra din organisation, gör det men inte mer på arbetstid. Utan arbetet kanske du väljer sociala medier istället för TV, bra.
Schemalägg varje minut - studier visar att vi är dåliga på att uppskatta tiden vi ägnar åt olika aktiviteter under dagen. För att ytjobbet inte ska ta all vår tid behöver dagen schemaläggas.
- Detaljplanera din kalender, se till att tid finns för både ytjobb och djupjobb.
- Dela in arbetsdagen i sammanhängande ”block” – märk varje block med en aktivitet
- Om något ändras under dagen, stryk den ursprungliga planen och gör nya block.
Sluta jobba i tid - I Newports bok är detta en röd tråd. Han slutar själv jobba klockan 17.30 och ägnar inte jobbet en tanke förrän nästa dag då han är på plats igen. Innan du går hem, gå igenom din att-göra-lista för dagen och kommande dagar – gör en plan för hur det ska bli färdigt. Det gör att hjärnan kan ta paus från problemen under kvällen.
Projektledning - en kärnkompetens!
Projektledning är en kärnkompetens som ger professionell konkurrenskraft. Det kräver inte bara grundläggande kunskap utan också praktisk erfarenhet som bevisas genom en professionell certifiering. Ramverk för framgång:
Upprätta ett gediget fundament
Få en stabil förståelse för projektledningens principer och processer inom områdena Perspective, People och Practice. Perspective fokuserar på uppdragets syfte och bakomliggande strategi. People handlar om kompetensen att arbeta med människor medan Practice är kompetensen att behärska metoder, verktyg och teknik. Boken IKM (Individuell kompetensmodell för projekt, program och portföljledning) ger dig en djupare förståelse för de kompetenser som mäts i certifieringen. Boken ger en kompetensöversikt och beskriver definitioner, syfte och beskriver och detaljerar de kunskaper som behövs när du arbetar med projekt och uppdrag. Här kan du ladda ned den engelska versionen gratis >
Förbered grundstommen för en professionell IPMA Certifiering
Genom boken IKM samt våra webinarier får du en inblick i processen och kraven för IPMA Certifiering. Här hittar du datum för deltagande i våra live-webinarier >
IPMA – En internationellt erkänd certifiering
Certifieringen har utvecklats av internationella ämnesexperter för att ge bästa möjliga resultat i ditt projektarbete och karriärutveckling. IPMA® certifieringen följer internationell standard ISO/IEC 17024 ”Bedömning av överensstämmelse – Allmänna krav på organ som certifierar personer”. Standarden anger krav på certifieringsorgan, personal samt certifieringsprocesser.
Investera i din professionella utveckling kontinuerligt
Du behöver hela tiden lära om och lära nytt för att vara efterfrågad på en alltmer snabbrörlig arbetsmarknad. Det kommer hela tiden nya metoder och nya forskningsrön. Sluta aldrig söka, lära nytt och bredda din kompetens. Träna hela tiden för att bli en bättre ledare, det du övar blir du bättre på. Reflektera mera och be om feedback. En viktig beståndsdel i IPMAs certifiering är lärande genom reflektion. Detta avspeglas i flera av momenten. Typiska frågor för reflektion är: Vad var utmaningen? Vilket initiativ tog jag? Vad blev resultatet? Vad lärde jag mig?
Kris är innovationens moder
Krisen vi befinner oss i påverkar hela landet och världen. Många branscher är hårt drabbade och kommer känna av effekterna under lång tid framöver. Nu krävs nya, innovativa tankar!
Fem innovationsmönster.
Det första du gör är att skapa listor över den befintliga produktens eller tjänstens egenskaper, funktioner och delar. Sedan tillämpas något av de fem innovationsmönstren på den befintliga produkten eller tjänsten och då skapas början till en "ny" produkt eller tjänst. I nästa steg handlar det om att fokusera på vilka fördelar det ”nya” har. Därefter utvärderar och utvecklas idén till en verklig produkt eller tjänst.
- Subtraktion - innebär att man tar bort något från den befintliga produkten eller tjänsten. Det kan vara en egenskap, funktion, komponent eller en faktor i dess omgivning. Vad blir det för produkt? Fördelarna kan vara t.ex. mindre, lättare, billigare mm.
- Multiplikation - innebär att vi tar en befintlig egenskap, funktion, komponent eller en faktor i dess omgivning och multiplicerar den. Vilka fördelar ger det? Vem kan tänkas vilja ha det?
- Division - innebär att vi delar upp produktens eller tjänstes funktioner i beståndsdelar. Kan vi konfigurera om och lösa upp bindningarna mellan dessa? Kan vi sälja dem som separata delar?
- Unifikation - innebär att man listar omgivande produkters eller tjänsters funktioner och byter med funktioner från den befintliga produktens lista. Unifikation leder ofta till nya tankar om hur den befintliga produkten interagerar med sin omgivning.
- Relation - innebär att vi tittar på produktens eller tjänstens egenskaper. Egenskaperna listas i en matris, med egenskaperna på båda axlarna. Sedan funderar vi över om det i skärningspunkten mellan egenskaperna finns en relation. Utmaningen blir då att skapa en koppling mellan egenskaperna. Vad händer då? Vilka fördelar ger det?
Stockholms universitets kemisektion gjorde egen handsprit till vården - Forskarna på kemisektionen på Stockholms universitet ville hjälpa den hårt pressade sjukvården i coronatider, och bestämde sig för att framställda och leverera hundratals liter handsprit till bland annat Danderyds sjukhus.
SAS-permitterade vårdutbildades - När SAS var tvungna att permittera 10 000 personer erbjöd Sophiahemmets Högskola några av dem en tre dagars vårdutbildning, för att de efter utbildningen ska kunna avlasta inom vården.
Hotellanställda fick tillfälligt jobb på Apoteas lager - I spåren av coronakrisen passar olika arbetsgivare på att byta personal med varandra. På Apoteas lager i Morgongåva i Heby kommun har man lånat ett 40-tal personal från andra branscher.
Universitetstudenter gav gratis läxhjälp till corona-isolerade elever - KTH-studenterna Sophie Åström och Måns Nilsson ville hjälpa corona-isolerade elever med läxorna, och startade initiativet Gratis mattehjälp online.
Ikea skänkte 50 000 munskydd till sjukhus - 50 000 bortglömda munskydd från svininfluensans dagar på lagret i Kållered i Göteborg. Dessa skänktes till Sahlgrenska sjukhuset.
Restauranger gjorde lunchmatlådor till vårdpersonal – av matsvinn - På många håll har restauranger erbjudit mat till sjukhus.
Stadsteaterns skräddare tillverkade 10 000 engångsförkläden till äldreomsorgen – på två dagar - Nancy Andreasson Peters, kostym- och maskchef på Stadsteatern, var den som kom med idén.
Hack the crisis – anordnat av regeringen - Ett hackathon öppet för alla ordnades den 3-6 april för att komma på lösningar på coronakrisen. Arrangörer var bland annat den svenska regeringen. Över 7400 deltagare deltog på det helt digitala eventet.
Permitterad personal blev tillfälliga lärarvikarier - Flygvärdinnor, lastare och försäljare som permitterats får möjlighet att skolas om för tillfälliga jobb inom grundskolan, där behovet är stort. Detta i ett samarbete mellan SAS, Novare och Beredskapslyftet – ett initiativ att tillfälligt styra om tillgängliga personer till områden där behov av personal är stort.
Barberaren Al Mocika rakade vårdpersonalens skägg – för att de ska kunna sätta munskydden rätt - Han har bland annat varit med sin ”barbertruck” utanför Södersjukhuset. ”Vårdpersonalen som sliter och tar hand om andra blir nu istället ompysslade av oss”, säger han till DN, och berättar att trimningen till och med har fått ett namn av läkarna: ”coronaskägg”.
Hotellkedjan Elite hyrde ut rum till bostadssökande i samarbete med Blocket - Många hotellrum står tomma på hotell runt om i landet, medan människor som söker bostad är stort, framför allt i storstäderna. I ett samarbete med Blocket började Elite därför hyra ut sina rum som bostäder i stället.
Absolut vodka till verkade handsprit - Sprittillverkaren The Absolut Company erbjöd sina tjänster för tillverkning av handsprit under den pågående pandemin.
Clarion Hotel ordnade speeddejting ihop med kommunen - Clarion Hotel i Östersund drabbades hårt av coronakrisen, och tvingades säga upp och permittera sina medarbetare. Då ordnades speeddejting med kommunen, som sökte personal inom vård och omsorg.
Ica Supermarket i Krokom erbjöd blomsterhandlaren lokal - På Ica Supermarket i Krokom blev omsättningen högre än normalt. Däremot drabbades de lokala näringar hårt av krisen och den lokala blomsterhandlaren får nu sälja sina blommor i ICA butiken utan några påslag.
Gratis musikkonserter från vardagsrummet - Många för att inte säga alla artisters konserter ställdes in, men flera av dem har nu börjat sändas digitalt – eller spelas in från artisternas vardagsrum. Galan ”One world: Together at home” anordnades av WHO, Global Citizen och Lady Gaga.
Hotell hyrde ut rum till hemmajobbare och äldreomsorg - Tomma hotellrum på Nordic Choice hyrs ut till distans- eller hemmajobbare som behöver lugn, ro och enskildhet.
Öka kvaliteten i projektarbetet
IPMA Certifiering av projektverksamhet för kvalitet - Certifiering av projekt-, förändrings- och/ eller uppdragsarbete skapar förutsättningar för långsiktiga framgångar inom organisationen och för dess kunder och intressenter.
Syfte
Organisationer som certifierar sina projektledare enligt IPMAs internationella standard visar såväl internt som externt att den gör ett aktivt val gällande ständig förbättring, effektivitet, ledarskap och kvalitet i sitt projektarbete.
Svenskt Projektforum tillhandahåller ett stort utbud av IPMAs certifieringstjänster inom projekt, förändring och uppdrag. IPMA är förkortning för International Project Management Association, en internationell samarbetsorganisation för nationella projektledarföreningar.
Metod
Personer som genomgår en IPMA-certifiering bedöms inom tre kompetensområden: PERSPECTIVE, PEOPLE och PRACTICE. IPMA certifiering är unik i sin fokusering på området People dvs kompetensen att leda, inspirera, bygga relationer och motivera dig själv, ditt team och samtliga intressenter till uppdraget. Kvalificerade assessorer bedömer erfarenhet och kompetens genom certifieringsprocessen. Assessorerna är certifierade och utbildade för att bedöma kompetens i projekt-, program och portföljledning.
IPMAs ramverk för kompetens ställer objektiva krav på kompetens och är oberoende av metoder, modeller och branscher.
FAKTA
Tjänst: Certifiering enligt IPMAs internationella standard ICB 4.0
Certifieringar: IPMA®Certifiering: Individuell kompetensmätning, certifiering finns i 4 nivåer i domänerna projekt-, program- och portföljledning.
IPMA® Agile Leadership Certification. Det innebär att du som arbetar agilt får ett internationellt erkänt certifikat oberoende av metod eller modell.
Vill du veta mer? Varje vecka har vi öppna live-webinarier med information eller så bokar du tid för en genomgång som passar dig genom att kontakta: pia.lundgren [at]projektforum.se