Att leda sig själv med Eisenhower
Självledarskap handlar om att leda sig själv, både i utförandet av uppgifter som individen upplever motiverande och i de uppgifter som inte är motiverande men ändå behöver genomföras. För att leda sig själv kan man:
- Stämma av med chefer och medarbetare vad som förväntas av en och vad som ingår i ens uppdrag.
- Fundera över vad man tycker om och i vilka situationer man trivs bäst.
- Be om feedback från medarbetare och chefer.
- Ta ansvar för situationen om man inte trivs med sitt jobb.
- Strukturera upp sin arbetsdag och lära sig att prioritera rätt.
- Arbeta med stresshantering.
Det är viktigt att ha självkännedom och förstå hur man fungerar på egen hand och med andra människor. Att sätta upp mål som är utmanande, mätbara och nåbara kan hjälpa till att öka motivationen. En metod för att prioritera uppgifter i allmänhet och mål i synnerhet, är den så kallade Eisenhower-matrisen.
Eisenhower-matrisen är ett verktyg för uppgiftshantering som hjälper dig att organisera och prioritera uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är. Med hjälp av verktyget delar du in dina uppgifter i fyra rutor baserat på de uppgifter du ska göra först, de uppgifter du ska planera till senare, de uppgifter du ska delegera och de uppgifter du ska ta bort. I det här avsnittet förklarar vi hur du ställer in en Eisenhower-matris och ger tips om hur du prioriterar uppgifter.
Här är några tips som kan hjälpa dig med prioriteringen när du sorterar dina uppgifter i varje kvadrant.
1. Dela in uppgifterna i färgkategorier
Att färgkoda uppgifter är en taktik som kan hjälpa dig att visualisera högprioriterade uppgifter. När du går igenom din att göra-lista, kan du använda fyra färger baserat på prioritetsnivå. Använd färgkoden på följande sätt:
- Grönt = hög prioritet
- Gult = medelhög prioritet
- Blå = låg prioritet
- Rött = ingen prioritet
Efter att du har färgmarkerat dina uppgifter kommer färgerna att direkt kunna översättas till din Eisenhower-matris. Gröna uppgifter är dina ”utföra”-uppgifter för kvadrant ett. Gula uppgifter är dina ”schemalagda” uppgifter för kvadrant två. Blå uppgifter är dina ”delegera”-uppgifter för kvadrant tre. Röda uppgifter är dina ”ta bort”-uppgifter för kvadrant fyra.
2. Begränsa antalet uppgifter till 10 per ruta
Även om du har många uppgifter på din att göra-lista kan du försöka begränsa dem till 10 uppgifter per kvadrant. På så sätt undviker du att din Eisenhower-matris blir rörig och svårhanterlig.
Du kan göra flera matriser, men om du begränsar din uppgiftslista till nödvändiga åtgärdspunkter ser du till att prioriteringsprocessen börjar så snabbt som möjligt.
3. Skapa personliga och jobbrelaterade att göra-listor
Ett annat sätt att begränsa antalet punkter i Eisenhower-matrisen är att skapa separata matriser för din personliga och din arbetsrelaterade att göra-lista.
Dina arbetsuppgifter och dina personliga uppgifter kräver olika tidsramar, resurser och metoder, och de kommer troligen också att kräva olika tankeprocesser. För att effektivt kunna hantera dina personliga och arbetsrelaterade mål kommer du att behöva dela upp dem.
4. Eliminera först, prioritera sedan
Eliminera onödiga uppgifter först för att kunna prioritera effektivt. Med den här strategin tar du itu med kvadrant fyra innan du går vidare till kvadrant ett, två och tre..
När du läser igenom din att göra-lista kan du bedöma vilka saker du har skrivit ner som inte behöver vara med.
Faktum är att 60 % av vår tid på jobbet används till jobb om jobbet – saker som att dela statusgodkännanden eller följa upp information. Om det finns punkter som du snabbt kan slutföra och ta bort från listan, så gör det. Det kommer att påskynda prioriteringsprocessen, och du kommer troligen att gå igenom en andra utsortering i slutet av processen.
Bakgrunden till Eisenhower-matrisen: Dwight D. Eisenhower – den 34:e presidenten i USA och en femstjärnig general under andra världskriget – presenterade den idé som senare skulle leda till Eisenhower-matrisen. I ett tal år 1954 citerade Eisenhower en anonym universitetsrektor som sade: ”Jag har två typer av problem, de brådskande och de viktiga. De brådskande är inte viktiga och de viktiga är aldrig brådskande.”
Självreflektion genom mindfulness - ett framgångsrecept för ledarskap
Vikten av att arbeta med självreflektion är någonting som delas av flera forskare inom ledarskap. Paul Nesbit, forskare inom beteendevetenskap uttrycker att självreflektion bidrar till en ökad medvetenhet, som är en viktig komponent för framgång. Leslie Wilk Braksick, doktorand inom industriell organisationspsykologi och författare av boken Unlock behavior and unleash profit, betonar att självreflektion bidrar till individens personliga utveckling. Enligt en studie utförd av forskaren Giada Di Stefano, kan självreflektion öka arbetsprestationen med 23%
Det finns många olika metoder för självreflektion, och det är viktigt att hitta en metod som fungerar för dig. En metod är mindfulnessmeditation. Genom att meditera och fokusera på nuet kan du öka din självmedvetenhet och förbättra din självreflektion.
Teorin om självmedvetenhet är en central princip i mindfulnessmeditation, den hjälper till att kultivera självmedvetenhet genom att ge tid att flytta medvetenheten från den yttre världen till den inre världen. Mindfulnessmeditationen stärker fokus på känslor och omedvetna tankar och accepterar dem för vad de är. Mindfulness kräver att man är i det nuvarande ögonblicket och objektivt ser inåt på tankar, känslor och känslor. Det är viktigt att inte döma de inre tankarna för att vara en tid för sund introspektion och ökad självkännedom.
Studier har visat att meditation kan förändra hjärnområden som bidrar till att öka självmedvetenheten. En undersökning från Havard Medical School visade att meditation ökade den grå substansen i hippocampus, som är relaterat till självmedvetenhet och introspektion. Mindfulnessmeditation fokuserar på ett objektivt och icke-dömande erkännande av inre känslor och tankar; därför kan den bidra till att minska grubblerier och oroande tankar.
Denna mindfulnessövning hjälper till att lägga märke till tankar som dyker upp och att märka dem (potentiellt som positiva eller negativa) utan att döma dem. Den hjälper en att se tankar och känslor objektivt så att man kan lära sig och anpassa sig, vilket bidrar till att utveckla en starkare självkänsla.
- Hitta en bekväm position att sätta dig i och känn av hela kroppen.
- Lägg uppmärksamheten på andningen och känn hur magen höjer och sänker sig när du andas in och ut. Använd detta som ett ankare när tankarna börjar vandra.
- När du är redo släpper du kroppen och andningen och låter tankar och känslor komma in i ditt sinne. Försök att inte låta dig ryckas med av dina tankar, utan observera dem helt enkelt.
- Låt tankarna och känslorna komma och gå. Föreställ dig potentiellt att de flyter nedför en vattenström som löv och se hur de kommer in och ut ur ditt sinne. Betrakta dem objektivt och se vad du kan lära dig av dem.
- När du är nöjd med övningen återgår du helt enkelt till kroppens andning innan du återvänder till fullt medvetande.
- Lista eventuellt dina tankar i en dagbok eller en kalender.
Har du svårt att komma igång? Står det still när du ska låta tankarna flöda fritt? Då kan du börja med att reflektera över frågorna: Hur mår jag just nu och har jag lärt mig någonting nytt idag?
God Jul & Gott Nytt År!
Vi tackar alla våra medlemmar, samarbetspartners, certifieringskandidater och assessorer för att ni stöttar Svenskt Projektforum till att få fortsätta vara en mötesplats för Sveriges projektledare.
Det gånga året har bjudit in till både fysiska events och digitala webbinarium med en rad olika teman. Under 2024 kommer kalendern vara minst lika fullspäckad med givande evenemang för er medlemmar. Saknar du något specifikt ämne som du tror skulle vara intressant för alla inom projektområdet, eller skulle du vilja dela med dig av din kunskap som nätverksledare eller föredragshållare? Kontakta oss så pratar vi gärna vidare kring idéer och uppslag.
Vi vill även passa på att påminna dig som funderat på att genomföra en certifiering under 2024 att anmäla dig innan årets slut för att erhålla 2023 års priser innan prishöjningen träder i kraft den 1/1 2024.
Med det sagt vill vi önskar er alla en riktigt god jul och ett gott nytt år!
Mellan den 25/12 och den 8/1 kommer kansliet hålla stängt. Under den perioden besvarar och prioriterar vi mail från kandidater i pågående certifieringsprocess.
Chilla!
Det är inte dåligt att vara lat och slappa – skönt att ha det med sig om man nu efter julstöket får några lata dagar. Att chilla är lika viktigt som att motionera, sova och vila för att hjärnan ska må bra.
Vi behöver ”softa”, slappa, varva ned. Det kan handla om att titta på tv-serier, kolla klipp på You Tube, måla, pyssla, sticka, snickra, laga mat, eller något annat som får dig att landa, koppla av och ladda batterierna. Chilltiden ska innehålla en aktivitet som är fri från prestationskrav och inte innebära en alltför stor ansträngning. Att chilla framkallar lugn och ro-känslor som sänker stresshormonerna.
Planera in din chilltid
Tänk efter vad du skulle vilja göra mer av och skriv in i kalendern. Gör en lista och variera aktiviteter, exempelvis socialt häng, kreativt skapande och tv-tittande.
Välj rätt aktiviteter
En bra och läkande chillaktivitet är typiskt sett en sådan där vi slipper tänka allt för mycket själva under en liten stund och inte triggas i gång av negativa känslor.
Chilla lagom
Se till att slapptiden inte inkräktar på ditt övriga liv. Om det blir ett sätt att fly undan från andra åtaganden och grundbehov riskerar det att förvärra din mentala och kroppsliga hälsa.
Att chilla är en av sju tårtbitar i den så kallade mentala tallriksmodellen. Ett tankestöd som bygger på neurovetenskap och lyfter fram sju delar vi alla behöver för att få balans i livet.
Aktiviteter – Meningsfulla saker som att jobba eller ägna oss åt ett fritidsintresse
Hjärnvila – När våra tankar får styra utan yttre stimulans. Tex meditation
Fokustid – När vi gör något tankemässigt utan distraktioner
Motion – Fysisk träning
Relationer – När vi umgås med andra
Sömn – När hjärnan repareras och städar bort slaggprodukterna från cellerna. Sömn är extra viktigt när vi har ständig tillgång till digital information
Chilltid – När vi gör något kravlöst. Lyssnar på radio, spelar ett instrument, tittar på en tv-serie etc
Källa: Boken Hälsosegrar (Norstedts)
.
Medlemsföreningen för Sveriges projektledare
Svenskt Projektforum är mötesplatsen och medlemsföreningen för Sveriges projektledare.
Genom ett medlemskap blir du erbjuden att träffa andra personer inom projektområdet i olika forum där vi lyssnar, samtalar och delar med oss av erfarenheter och funderingar.
Vi bjuder in till digitala träffar i form av webbinarier i olika ämnen. Vi erbjuder även nätverksträffar inom bland annat portföljstyrning och förändringsledning. Dessutom bjuder in till fysiska events med förtur till våra medlemmar. Genom Mina Sidor får du tillgång till att se inspelade webbinarium om du inte kan delta live och du får tillgång till en rad olika mallar för projektledare.
Som medlem går det även bra att skicka önskemål till oss på ämnen som du skulle vilja se mer av eller teman för nätverksträffar. Vi söker alltid nya nätverksledare som skulle vilja vara med att driva träffarna. Upplägget bestämmer vi tillsammans utifrån vad som funkar bäst för dig.
Dessutom får du rabatt på
- IPMA certifiering
- Boken IK 4.0 (ramverk för IPMA certifiering
- Externa mässor
- Seminarier
- Böcker
- Kurser
Läs mer om medlemskapet här https://projektforum.se/medlemskap/
Kom ihåg att uppdatera oss om du byter emailadress så du inte missar nyhetsutskicken där vi delar med oss av senaste nytt. Maila dina nya kontaktuppgifter till info@projektforum.se
Balans i livet
Snart dags för några dagar ledigt i jul och nyårshelgen och kanske fundera på hur arbetsbalansen ska se ut inför det nya året? En global studie hävdar att vi borde sätta privatlivet i första hand och därefter arbetslivet.
Lever du för att arbeta eller arbetar du för att leva? HR-företaget Remote presenterade denna undersökning som fokuserar på begreppet ”livs- och arbetsbalans,” en term som används för att beskriva arbetstagare som strävar efter en hälsosam balans mellan karriär och privatliv.
Remote tror att arbetskraftens synsätt bör förändras till att prioritera privatlivet framför arbetet, vilket har lett till användningen av begreppet livs- och arbetsbalans. Remote har skapat ett globalt index som visar att vi istället för att snegla åt väst bör titta på hur Oceanien gör för att hamna högt på listan. Studien rankade varje nation på en skala från ett till 100. Faktorer som beaktades var bland annat minimilön, sjukfrånvaro, föräldraledighet, tillgång till sjukvård, allmän lycka i befolkningen, genomsnittliga arbetstimmar och inkludering av hbtqi-personer.
Några intressanta insikter från studien inkluderar:
- Europa leder vägen när det gäller livs- och arbetsbalans, med sex länder i topp tio, inklusive Danmark på femte plats och Norge på sjätte plats.
- Totalt sett finns fyra nordiska länder med i topp 20, med Sverige på elfte plats och Finland på femtonde plats.
- Två länder från Oceanien finns bland toppen, där Nya Zeeland rankas först och Australien tar fjärde plats, delvis på grund av deras generösa lönesystem.
- USA rankas lågt, på plats 53, på grund av bristen på lagstadgad semester, sjukpenning och ett omfattande hälsovårdssystem.
Här är topp tio-länderna enligt studien:
- Nya Zeeland – 79,35
Indexstudien placerar Nya Zeeland på nummer ett över länderna med bäst livs- och arbetsbalans. Med en stark ekonomi så rankas Nya Zeeland nummer ett tack vare höga poäng på flera olika punkter; ett generöst antal lagstadgade semesterdagar (32), en hög grad av sjukpenning (80%) och ett statsfinansierat allmänt sjukvårdssystem. - Spanien – 75,55
Samtidigt som den traditionella spanska siestan har blivit en form av internationell stereotyp så vilar den europeiska nationen Spanien fortfarande på en kultur som uppmuntrar balans. Med genomgående höga poäng på alla punkter så står landet ut med ett generöst antal lagstadgade semesterdagar (36). Landet har även en av de kortaste arbetsveckorna i genomsnitt. - Frankrike – 75,34
Med ett av de högsta befolkningstalen i Europa (ca. 65 miljoner) och bland ett av de högsta BNP i världen, så har företag i Frankrike anammat en hälsosam attityd till livs- och arbetsbalans. Arbetare åtnjuter rikligt med fritid, en generös minimilön och 36 dagar med lagstadgad semester per år. - Australien – 73,71
Med sina vackra landskap, sin avslappnade kultur och med ett gynnsamt klimat året runt så hamnar Australien, föga överraskande, högt upp på listan. Landet erbjuder den högsta minimilönen per timme för alla länder och sjukpenning består av 100% av din ursprungliga lön. - Danmark – 73,67
Som ett av de lyckligaste länderna i världen enligt den årliga “Happiness Index” (näst efter Finland), så erbjuder Danmark ett generöst antal semesterdagar (36), 100% sjukpenning och allmän sjukvård. Tillsammans med Norge så är det även ansett vara ett av Europas mest hbtqi-vänliga land. - Norge – 73,05
Norrmännen ses ofta som de lyckligaste människorna i Europa, och anställda får 35 lagstadgade semesterdagar och 100% i sjukpenning. Långa arbetsveckor är sällsynta och landet kan ståta med ett ryktbart statsfinansierat sjukvårdssystem – hälsoutgifter per person är högre i Norge än i de flesta länder. - Nederländerna – 69,14
Nederländerna är ofta ansett vara ett land med en modern, självständig kultur, som erbjuder stor support till hbtqi-rättigheter och är det näst lyckligaste landet i undersökningens topp tio. Även om nederländare inte erbjuds ett statligt sjukvårdspaket och antalet semesterdagar befinner sig på genomsnittet, så erbjuds en generös föräldraledighet. - Storbritannien – 69,07
Med en höginkomstekonomi och en mycket hög mänsklig utvecklingsindexrankning stoltserar Storbritannien med världens sjätte största ekonomi baserat på BNP. Landet har även en hälsosam inställning till livs- och arbetsbalans, med ett internationellt erkänt hälso- och sjukvårdssystem, en generös minimilön och en av de högsta globala nivåerna av lagstadgad föräldraledighet. - Kanada – 67,91
Kanada erbjuder ett allmänt sjukvårdspaket och anses vara det mest hbtqi-vänliga landet att bo och arbeta i. Remote rankade Kanada som den främsta internationella destinationen för yrkesverksamma på grund av dess höga livskvalitet, säkerhet och mångfald av fritidsaktiviteter. - Brasilien – 67,73
Brasilien är det enda sydamerikanska landet som finns med på Remotes topp tio-lista. Landets höga ställning beror till stor del på dess generösa sjuk- och föräldrapenning, samt dess statligt finansierade allmänna sjukvårdssystem. Brasilien är en populär resedestination som också har en hälsosam inställning till arbete och privatliv.
.
Nya priser för certifiering och medlemskap 2024
På föreningens årsmöte i april 2023 beslutades om en höjning av medlemsavgiften motsvarande totalt 125:- ink moms. Höjningen träder i kraft den 1 januari 2024 och det nya priset är 1100:- ex moms varav 100:- motsvarar momsfri medlemsavgift och 1000:- avdragsgill serviceavgift. Om du har några frågor om ditt medlemskap eller priser är du välkommen att kontakta oss på info@projektforum.se.
Från och med den 1 januari 2024 kommer även en höjning av priserna för IPMA certifiering genomföras. De nya priserna är följande:
- Nivå D: 11.900:-
- Nivå C: 33.900:-
- Nivå B: 38.900:-
- Nivå A: 42.900:-
- Recert nivå D: 5.900:-
- Recert nivå C: 10.900:-
- Recert nivå B: 12.900:-
- Recert nivå A: 15.900:-
Fram till den 31/12 kan du boka din plats för certifiering på valfri omgång 2024 till nuvarande priser. Om du har några frågor om IPMA certifiering, är osäker på vilken nivå du ska välja eller vill veta hur processen går till, hör av dig till oss på certifiering@projektforum.se.
.
Dags för nystart?
DET ÄR INTE ALLTID roligt på jobbet. Och det behöver kanske inte heller vara det.
Men om allt går på rutin, stressen håller dig vaken om nätterna och lönen är oförtjänt låg – är det då konstigt om man längtar bort någon gång?
65 procent av Sveriges chefer gör just det, och önskar sig en nystart i karriären. Det visar tidningen Chefs undersökning som besvarats av över 1 200 personer.
En tredjedel av cheferna säger rakt ut att de är missnöjda med sina jobb. En lika stor andel vill byta bransch eller yrkesområde. Hälften av cheferna planerar att söka nytt arbete det närmaste halvåret. Över hälften är också oroliga över sin fortsatta karriärutveckling.
”Sveriges chefer verkar inte supernöjda med sina nuvarande jobb eller sin arbetssituation, nej. Men man kan också se det som en positiv vilja till utveckling”, kommenterar Lisa Rosengren, karriärrådgivare och författare till Karriärhandboken.
Men det finns mycket som hindrar chefernas karriärmässiga förändringsvilja.
Dåligt jobbutbud i den egna branschen, åldersdiskriminering och upplevelsen av att vara ”fast” på det nuvarande jobbet är några av de största stötestenarna, enligt cheferna själva.
Kanske behöver du inte byta jobb? Chefs enkät visar att det kan räcka med att byta till andra, intressantare arbetsuppgifter – samt högre lön – för att många chefer ska få högre motivation. Har du verkligen gått till botten med utvecklingsmöjligheterna i din nuvarande organisation?
Inventera vad som ger dig energi och lust. Då kan du dra slutsatser om vad du behöver ta tag i och utveckla, hur du kan underlätta vägen framåt, och lättare få syn på om du behöver fylla på med utbildning, byta roll, arbetsplats eller bransch, säger Lisa Rosengren.
- Se karriären som en klätterställning, inte en stege. Att göra karriär innebär inte nödvändigtvis en rörelse uppåt mot allt högre befattningar. En lyckad yrkesbana kan ta sig många olika riktningar.
- Kartlägg dig själv. Ställ realistiska frågor om vad du vill och kan, vartåt du strävar och hur du finner glädje i arbetslivet. Det gör det lättare att dra slutsatser om din framtid: Stanna kvar i samma organisation men byta roll, byta arbetsgivare och kanske även yrke, eller starta eget?
- Nätverka och ta kontakt. En uppdaterad Linkedin-profil är en självklarhet, men rör dig också i intressanta branschsammanhang och våga skicka spontanansökningar. Kontakta personer i roller som liknar den du vill ha. Hur har de gått tillväga och är den karriärvägen möjlig för dig själv?
Källa: Chef
.