Resultatvärdemetoden ger Saab svaret på frågan: Vart är vi på väg?
För drygt fem år sedan ingick Saab och Boeing ett partnersamarbete för att designa, utveckla och flygutprova två helt nya jetflygplan, T-X, för pilotträning. Flygplanen ingår i ett avancerat pilotträningssystem tillsammans med simulatorer och underhållssystem. I höstas valde U.S. Air Force att upphandla T-X av Boeing för att ersätta nuvarande T-38 träningsflygplan.
Under utvecklingsarbetet med de två T-X flygplanen introducerade Boeing Saabs affärsområde Aeronautics i Earned Value Management System (Resultatvärdemetoden) enligt standarden EIA-748. Amerikanska myndigheter ställer krav på certifiering enligt denna standard för stora order och vissa kontraktsformer. Det är Defence Contract Management Agency (DCMA) som certifierar försvarskontrakt och Boeing är sedan länge certifierade, ”det sitter i generna” säger programledningen på Boeing.
Saab behöver egentligen inte följa standarden i affären med Boeing för US Air Force, men ser så stor nytta med metoden, så man använder den ändå. Saab är dock certifierat genom ett dotterbolag i USA.
Kvalitetsstyrning
Lennart Idegren är Program Quality Manager i detta kontrakt. Där ingår, kvalitetsplanering, styrning och säkerhet bland annat. För att säkra kvaliteten utbildas alla projektledare och linjechefer i hur man arbetar i projekt. Det är Lennart som håller i de utbildningarna. Lennart Idegren ingår i en gruppering inom Saab-koncernen som arbetar med de Saab-gemensamma processerna för kontrakt- och projektledning, vilket motsvarar Processägare.
– Syftet är att göra vårt arbetssätt med kontrakt och projekt bättre, enklare, minska riskerna och öka möjligheterna. Och som i detta projekt kvalitetsstyrning, säger Lennart.
– Projektledaren är ju både koordinator och arbetsledare hos oss, säger Lennart Idegren. Vi kör IPT:er (Integrated Product Teams) där vi sätter samman team med olika kompetenser. I linjen har vi en kompetensorienterad organisation, det vill säga att alla som arbetar med samma sak, radar till exempel, sitter i samma sektion. Men deras kompetens kan behövas i olika projekt. Så när vi behöver lösa ett problem sätter vi samman ett IPT för att komma fram till den bästa lösningen, där då radarkompetensen kan vara en del. Vi skapar något vi kallar för funktionskedjor för att skapa den förmåga som kunden, FMV exempelvis, efterfrågar. Boeing arbetar efter samma modell och i programmet finns ett antal sådana team, så hos dem är Saab ett IPT i deras organisation för ordern till U.S. Air Force.
Resultatvärdemetoden
Resultatvärdemetoden (Earned Value Management) är en metod som egentligen kommer från USA, men nu tillämpas av bland annat Saab. I USA är användningen utbredd och vill man lära sig mer finns Colleagues of Performance Management (CPM) som håller konferenser två gånger per år och utbildar i EVM. Saab började använda metoden då JAS 39 började utvecklas enligt det sätt som utvecklats av bland andra Sven Antvik, som är assessor för IPMA-certifiering och varit med i Svenskt Projektforum i många år.
Aeronautics har börjat tillämpa Resultatvärdemetoden enligt standarden EIA-748 och använder den i sina större projekt. Lennart Idegren utbildar i de teoretiska delarna, det finns även kurser i hur man implementerar det i olika verktyg. Det är framför allt projektledare, tidplanerare och controllers som utbildas, men även en del linjechefer, eftersom metoden berör de flesta.
I korthet går metoden ut på att mäta resultatvärdet (earned value), som är ett mått på den tekniska progress för färdigställande av resultatet som ett projekt har. Denna progress kan sedan jämföras med den planerade progressen. Progressen mäts i pengar. Man ser då om man ligger före eller efter i tid, man får också verkliga kostnader för den tekniska progressen och kan jämföra med den planerade kostnaden (budgeten) för denna progress.
Eftersom resultatvärdet är en funktion av progressen för färdigställande av resultatet så kan man i varje projekt, eller i delar av det se hur man ligger till i tid och kostnader. Genom att ha denna kontroll kan man lättare sätta in insatser i god tid om ett projekt börjar halka efter. Ju tidigare man kan se störningar, desto mindre negativ effekt får de på resultatet.
Nyckeln i projekt
Man brukar säga att nyckeln att lyckas i projekt är planeringen. Nyckeln till planering hos Saab är WBS (Work Breakdown Structure). Den ger svar på frågor som: Vad är det vi ska leverera för att uppnå projektets mål? Vilket arbete är involverat för att leverera resultatet? Man kan kalla detta den tekniska planeringen, vilken skapas i samarbete mellan projektledare och systemingenjörer. Det är en slags kalkyl av helheten som görs innan projektet sätter igång. WBS:n, vad som ska levereras, bryts ner till arbets-paket och fördelas på projektorganisationen, vem som ska leverera. Projektorganisationen kallas OBS (Organization Breakdown Structure) och fördelningen av arbetet Responsibility Assignment Matrix (RAM).
För att uppfylla krav på vad som ska levereras krävs ju en viss mängd arbete, så klart. Det kan vara krav på produkten, eller krav på dokumentation. Ett arbetspaket är idealiskt en till tre månader och utförs av en arbetsgrupp/ett team. Arbetsgruppen kan arbeta med flera arbets-paket. Varje arbetspaket definieras med vad man ska leverera, vilken budget som behövs, hur lång tid det tar och vilka förutsättningar som behövs för att starta paketet. För att kunna genomföra ett arbetspaket behöver sedan resurser och kompetens/människor allokeras. Så innan man drar igång ett arbetspaket måste man se till att alla dessa saker är uppfyllda, det kallar Saab att startsäkra arbetspaketet.
Kostnader och tid i ett diagram
De stora fördelarna med att mäta efter resultatvärde är att man tar hänsyn till progress på resultat, kostnaderna för denna progress och tid när progressen är uppnådd. För att kunna styra ett projekt måste man kunna styra på de enskilda delarna, därför mäter man resultatvärde på varje arbetspaket. Genom att mäta på varje enskilt arbetspaket kan man spåra var det gick bra eller var det inte gick som man tänkt sig. Saab arbetar i Antura Projects med resultatvärdemetoden. Allt eftersom arbetspaketen färdigställs sätts progress och del av resultatvärdet tillgodoräknas, när arbetspaketen är klara tillgodoräknas hela resultatvärdet. Totala resultat-värdet kan jämföras med planerade budgetvärdet och på så sätt visa hur man ligger till i den tekniska progressen. På arbetspaketen skriver projektmedlemmar tid och alla kostnader tas upp.
– Summerar vi alla arbetspaket så får vi den verkliga totala kostnaden och den tekniska progressen, berättar Lennart Idegren. De jämförs med den planerade totala kostnaden och den planerade tekniska progressen. Om dessa stämmer överens är det inga problem, men om det finns en differens är det i detta system lätt att härleda var, i vilket delprojekt eller i vilket (eller vilka) arbetspaket som differensen uppstått. Det blir en tidig varning, vilket gör att man kan styra upp och justera, innan det går för långt.
Rapporterar till USA
Resultatvärdemetoden är inte bara ett internt hjälpmedel för att utvärdera projekt. Resultatvärdet rapporteras även till de amerikanska myndigheterna (i de projekt som är tillräckligt stora) månadsvis. Betalningen för uppdraget är kopplad till det resultatvärdeman uppnått, det vill säga den tekniska progressen. Det forskas mycket på resultat-värdemetoden, framför allt i USA. Det visar sig att den prestanda som projektet uppvisar efter 15 procent av projektets gång är starkt korrelerad med det slutliga resultatet av projektet. Man kan förbättra sig något, men max 10 procent. På så sätt får man verkligen en tidig varning om hur det kommer att gå, genom resultatvärdemetoden.
– Att arbeta med resultatvärdemetoden bygger på traditionell projekt-metodik. Det som tillkommer är hur man mäter på respektive arbetspaket, säger Lennart Idegren. Och hur man analyserar resultatet.
Ont om tid kan kosta
Många har gjort som oss att planera och följa upp planen i ett system, samt budgetera och följa upp kostnader i ett annat system. Det är inte säkert att budgeten håller bara för att man håller tidsplanen. Om det blir ont om tid i ett projekt kanske man sätter in mer personal, men personal kostar pengar. Man uppfyller sin deadline, men det kostar i resurser.
– Vi är nu inne i transformeringsfasen där allt läggs in i IT-systemet från Antura Projects, säger Lennart Idegren. Detta kommer att medföra en hel del rationaliseringar, i och med att vi slipper en del administrativa uppgifter. Planering av hur produkten ska växa fram kopplas till tids-planeringen och kostnadsplaneringen samt sammanförs i ett och samma system. Rapporteringen skapas automatiskt ur IT-verktyget. Det som är nytt är att förstå och kunna analysera resultatet. Rapporter kan tas ut för ett team, ett arbetspaket, ett delprojekt, eller ett projekt. Man väljer den nivå man är intresserad av.
– Med resultatvärdemetoden får man kontroll över flera parametrar i ett och samma diagram. Vi kan alltså se vad vi har åstadkommit för teknisk progress i förhållande till den planering vi gjorde. Och vad har den tekniska progressen kostat i förhållande till den planering vi gjorde. Förhållandet mellan tid och pengar är egentligen inte märkvärdigt, det som är speciellt är att man kan se det i förhållande till den tekniska progressen.
Digitaliseringen och människan
Den 10 maj ägde Projektverktygsdagen 2019 rum på Courtyard by Marriott i Stockholm. Närmare 200 personer med stort intresse för projekt och förändring samlades för diskutera, inspireras och nätverka. Gemensamt för dagens föreläsningar var att digitalisering kommit att handla mycket om de tekniska lösningarna snarare än människan – här fanns fokus på ledarskapet och människan. Vilka krav ställs i verksamheter för att fortsätta vara relevant i framtiden. Dagen bestod av föreläsningar och workshops vid sidan av en intressant mässa med utställare som presenterade Projektverktyg, utbildningar och rekrytering.
Grattis till Louise Bergman vars bok Lyckas med Projekt tilldelades utmärkelsen Årets Projektledarbok!
Grattis till Annika Hultqvist, Sandvik Coromant, som tilldelades Donald Davies Stipendium 2019
Anders Wrebo - Jurymedlem, Annika Hultquist - Stipendiat och Pernilla Lundin - Jurymedlem
Missa inte Projektforum 2019 som går av stapeln den 4 december på Grand Hôtel i Stockholm! Genom projekt skapar vi framtiden!
Tack för gott samarbete till alla utställare:
60% av misstagen i projekt är interna
Vi är alla projektledare på ett eller annat sätt! Vi är alla inblandade i ett eller flera projekt dagligen, många människor att hålla reda på / engagera, mycket arbete som hamnar på ditt skrivbord. När vi tittar på PricewaterhouseCoopers studie, är mer än 60 procent av misstagen i projekt kopplade till interna problem som otillräckliga resurser eller missade deadlines, upptäck hur du planerar det perfekta projektet med den här guiden >
Årets projektledarbok 2018 utsedd
Sedan 2008 har Svenskt Projektforum delat ut priset Årets Projektledarbok till den svenske författare som juryn ansett vara bäst under aktuellt år. Juryn (sju personer) läser och bedömer varje bok utifrån hur aktuell och användbar den är. Det räcker inte med att ämnet är aktuellt utan boken ska även kunna användas rent praktiskt i verkligheten.
De tre som gick till final var:
”Tio klassiska risker i projekt” av Henrik Szentes
”Lyckas med projekt” av Louise Bergman
"Leda med mål" av Bengt Kallenberg
Juryn enades om att utse ”Lyckas med projekt” av Louis Bergman till vinnare av Årets Projektledarbok 2018. Juryns motivering lyder:
Boken har en intressant vinkling från en sektor i samhället som inte vanligtvis förknippas med stora kostsamma projekt men som är oerhört viktiga i vardagen och gäller för alla åldrar och alla varianter som människor. Boken är både enkel och tydlig samtidigt som Louise Bergman beskriver projekt på ett lättfattligt och insiktsfullt sätt. ”Lyckas med projekt” ger nyttig & erfarenhetsbaserad vägledning till såväl nya som erfarna projektledare. Boken är också relevant både inom och utanför kommunal verksamhet. Detta är inte en vanlig lärobok i hur man planerar projekt med olika metoder och verktyg utan handlar om vikten av att kunna bygga och hantera relationer i projekt. Boken är därför användbar för alla typer av projektledare.
För 2019 har vi öppnat nomineringsprocessen. Böckerna ska vara skrivna av svenska författare (boken kan vara skriven på engelska) och vara utgiven under 2019. Maila pia.lundgren@projektforum.se
Trevligt Årsmöte 2019
Den 11 april ägde föreningens årsmöte rum. Vi bjöds först på ett inspirerande seminarium av Jean Christian Jacobsen under den spännande rubriken: ”Skörstarkt ledarskap- att svara an på människor, världen och behoven”. Jean Christian är Verksamhets-, process och förändringsledare på Trafikkontoret i Stockholms stad. Vi fick bland annat några viktiga insikter om vilket slags ledarskap som efterfrågas nu och i framtiden och vilken kompass vi själva som ledare ska orientera efter?
Därefter fick vi en genomgång av förra årets aktiviteter och en inblick i årets planer. Det röstades också för en ny styrelsen, nytillskott genom Tommy Lenberg som arbetar som VD på Byggherrarna. Tomas Gustavsson, doktorand i informatik och projektledning på Karlstad Universitet. Han är också Konsult, föreläsare och författare inom projektledning och agila metoder. Och slutligen Jonas Brehmer, Projektkontorschef på SAAB Kockums.
Styrelsen består nu av:
Per-Olof Sandberg, Ordförande
Christina Rydgren, Ledamot
Erik Månsson, Ledamot
Robert Sickeldal, Ledamot
Ulrika Backeström, Ledamot
Teresa Thorsson, Ledamot
Tomas Gustavsson, Ledamot
Stefan Nordström, Suppleant
Josefin, Wäneland, Suppleant
Tommy Lenberg, Suppleant
Jonas Brehmer, Suppleant
Du kommer kunna läsa mer om dessa spännande personer i tidningen framöver. Efter mötet hade vi ett trevligt mingel med goda snittar. Missa inte detta trevliga tillfälle nästa år!
20 i topp – det värderas mest hos projektledare
Projektledarnas framtid är ljus! utbildning.se har granskat 400 jobbannonser för att hitta de mest efterfrågade och aktuella egenskaperna hos projektledare. Egenskaper arbetsgivare efterfrågar hos projektledare inom media och film, reklam, IT samt bygg och anläggning.
Pernilla Lundin. VD, Donald Davies & Partners (jan 2012 - mar 2019) blev intervjuad i tidningen Civilekonomen - "Förra året toppades listan om arbetsgivarnas drömprojektledare av färdigheter inom språk och kommunikation. Utbildning kom först på sjätte plats. Att examen rankas högst i år kan vara något förvånande då arbetsgivare i många fall har svårt att hitta rätt kompetenser. Då borde just formella kunskaper bli mindre avgörande". Pernilla Lundin tror att förskjutningen kan ha att göra med att utbildning ses som en garant för kunskap: ”För vår del är det främst beteendet och erfarenheterna som är det viktigaste, eller det hetaste. Dock så ses utbildning och examen, och för vår del även certifieringar inom projektledning, som en försäkring att individen är kompetent inom området”- Pernilla Lundin.
Svenskt Projektforum kan se att IPMA Certifiering är meriterande i många annonser.
Topplista – 20 hetaste kompetenserna för projektledare
| 1. Examen | 39,5 % |
| 2. Driven | 27,0 % |
| 3. Strukturerad | 24,9 % |
| 4. Agil | 21,2 % |
| 5. Pedagogisk | 18,4 % |
| 6. Flexibel | 17,9 % |
| 7. Initiativtagande | 16,9 % |
| 8. Budgetansvar | 15,1 % |
| 9. Självständig | 15,1 % |
| 10. Social | 14,9 % |
| 11. Lättlärd | 14,6 % |
| 12. Självsäker | 12,8 % |
| 13. Kreativ | 12,3 % |
| 14. Lyhörd | 12,1 % |
| 15. Samarbetsvillig | 12,1 % |
| 16. Detaljmedveten | 11,3 % |
| 17. Resultatinriktad | 9,3 % |
| 18. Office-paketet | 8,8 % |
| 19. Inspirerande | 8,3 % |
| 20. Stresstålig | 8,3 % |
Källa: www.utbildning.se samt www.ddp.se
Studie om PMO och framgångsrika projekt
Företag och organisationer är ständigt på jakt efter nya modeller och metoder som kan bidra till mer framgångsrika projekt. En av de mer framstående satsningarna är upprättandet av ett projektkontor, Project Management Office (PMO). Ett projektkontor kan ha en rad olika funktioner men ett av de övergripande syftena är att öka chanserna för framgångsrika projekt. Vi vill med vår forskning studera vilka av alla de funktioner och roller som projektkontoret tar på sig som är de mest bidragande till framgången hos ett projekt.
Stöd vår forskning genom att svara på ett antal flervalsfrågor om just ditt projektkontor och hjälp oss hitta vägen till mer framgångsrika projekt!
Målgrupp: Projektledare och projektkontorsmedlemmar
Ungefärlig tidsåtgång: 10-12 minuter
Sebastian Andrén & Mohamad Sahyouni
Projektledare och MBA studenter vid Blekinge Tekniska Högskola
Länk till frågeformuläret > (Notera att alla frågorna är på engelska)
IPMA D-certifiering i Jönköping
Svenskt Projektforum IPMA-certifierar i Sverige. Certifieringen är en validering av din kompetens i projekt och ger dig ett försprång på arbetsmarknaden, ett vidgat nätverk och ett internationellt kvitto på din kompetens. Certifieringen stödjer kompetensutveckling i alla branscher och i alla typer av projekt.
Med start den 13 mars kan du certifiera dig i Jönköping. IPMA’s kvaliteter får stöd i forskning – vid sidan av att ge ett kvitto på kompetens och en kvalitetsstämpel - upplever certifierade en kompetenshöjning.
Krav och rekommendationer för certifiering på nivå D
För att klara en projektledarcertifiering på IPMA nivå D ska du ha kunskaper i kompetenselement relaterade till projektledning Du behöver inte ha någon erfarenhet som projektledare.
VIKTIGA DATUM:
Introduktionsseminarium: 2019-03-13 klockan 10.00 - 11.00 (sker över webben. Du får en länk till Zoom där du kommer att se presentationen och höra seminarieledaren)
Inlämning av Ansökan/ självutvärdering: 2019-04-04 (du arbetar självständigt i egen takt med arbetsdokumenten och lämnar in via Projectplace)
Prov: 2019-04-24 (klockan 13.00-16.00 på Jönköping University)
Nätverksträff om Kommunikation
Nätverk Väst träffades idag och vi lyssnade till Jennys Sörling, projektledare och kommunikationsstrateg. Ett gott råd är att börja med intressenterna. Identifiera vilka intressenterna är, hur de påverkar ditt projekt eller hur de påverkas av ditt projekt. Styr därefter din kommunikation. Fundera över vem, varför, vad, hur och du har en god grund för din projektkommunikation.
Kommunikation är nyckeln till mycket – speciellt i arbetslivet. Vår förmåga att kommunicera utgör en stor del av grunden i ledarskapet och det sägs att en väl fungerande kommunikation är avgörande för hur bra vi lyckas i ett projekt. Hur driver vi projekt mer effektivt om vi hanterar kommunikation på ett klokt sätt? Och vilka är de främsta nycklarna för att lyckas med kommunikation i projekt?
Om du inte kunde närvara vid mötet eller om du har frågor eller funderingar så är du varmt välkommen att höra av dig.
Jenny Sörling jenny@skommunikation.se
Johanna Lycken johanna.lycken@zango.se