3 vanliga ursäkter inte skapa en projektplan
-”Behöver jag en projektplan?” Med största sannolikhet är svaret på den frågan ja, det gör du. Men så kommer ursäkterna, och det dröjer inte länge innan vi har övertygat oss själva om varför en projektplan sätter käppar i hjulet för hur vi hanterar vår tid och kommande förändringar i projektet.
Men låt oss backa bandet en sekund, och kom ihåg: projektplanen är din vän, inte din fiende! Projektplanering är en process där man fastställer omfattningen och definierar projektmålen, samt hur dessa ska kunna uppnås på ett framgångsrikt sätt. Det är en av de viktigaste delarna inom projektledning. Ur denna process kommer projektplanen, ett dokument som innehåller projektets omfattning och projektmål. Projektplanen brukar oftast presenteras i form av GANTT-schema för att underlätta kommunikationen med samtliga intressenter.
Varför projektplanen är så viktig?
Det säger sig självt att ett strukturerat ramverk för ett projekt har många fördelar, men de tas ofta för givna. Här är några av dem:
• Konkretiserar projektet innan alla deltagare börjar arbeta med de olika momenten.
• Möter vanliga formella krav, till exempel att få godkännande på leveranstider, budget och så vidare.
• Sparar tid längre fram i projektet genom att försäkra dig om arbetarnas tillgänglighet, att inköp ryms i budgeten och att det finns samsyn gällande de förväntade resultaten.
• Blir ett tydligt förhållningssätt som underlättar snabba beslut, men som samtidigt ger variation vid förändring från till exempel experter.
• Gör arbetsprocessen tydligare: Vad ska göras? Vad har gjorts? Vem gör vad och hur och när? Du får även en tydlig bild om verkligheten skiljer sig från projektplanen och kan göra nödvändiga åtgärder utefter dessa.
Det låter ju toppen, och så till invändningarna:
1 ”En projektplan tar bara massor av tid, jag klarar mig utan”.
Upplever du att en projektplan är tidskrävande och hindrar dig från att disponera din tid som du vill? Kom ihåg att en projektplan gör att du kan arbeta mer effektivt jämfört med arbete utan en projektplan. Hur lång tid tar det då att skapa en projektplan? Det beror på hur omfattande projektet är, hur många deltagarna är och hur lång tidsåtgången är.
Gör så här: Studera ett liknande projekt. Då kan du beräkna ungefär hur lång tid varje del av projektet kommer att ta. Och om tidigare liknande projekt redan gjorts inom er organisation finns det inga ursäkter - studera projektschemana och lär dig av likheterna och skillnaderna.
2 ”Vad händer om något behöver ändras i projektet?”
Förändring är många gånger den enda konstanten i ett projekt. Och i vissa projekt sker förändringar varje dag. Så varför skapa en plan när så mycket kan förändras? Det är viktigt att komma ihåg att projektplanens syfte inte är att begränsa, utan att underlätta projektet. Därför går det att göra ändringar, stora som små, i projektplanen. Dessa behövs förvisso godkännas av samtliga parter, vilket kan ses det är ett skydd “mot förhastade beslut”. Efter den nya ändrade projektplanen är godkänd är det den som gäller som standard, inte den gamla. När något behövs ses över är det även enkelt att använda projektplanen för att gå tillbaka och se vad som ursprungligen var planen, något som kan vara svårt när man gör många ändringar utan en plan.
3 ”Att skapa en projektplan innebär för mycket arbete och är krångligt”
No man is an island! Involvera så många deltagare som möjligt i processen att skapa en projektplan. Du behöver deras idéer för att lokalisera och fastställa vad som ska göras. Oftast vet varje projektdeltagare hur mycket tid just deras specifika del tar, vilket ger dig som projektledare värdefull information till projektschemat.
Gör så här: Arrangera möten i små grupper och använd workshops, intervjuer eller undersökningar. Skriv ner alla idéer och gör det möjligt för samtliga i gruppen att anteckna. Gör det enklare för alla att vara involverade genom att använda ett samarbetsverktyg, som alla har tillgång till vid skapandet av projektplanen. Se sedan till att spara ner projektplanen, dela den med deltagare och ge rätt behörighet till olika personer.
Källa: Webforum
Insight Webinar 9 juni
Välkommen till ett webinar om framgångsfaktorer inom projektledning – och utdelning av Donald Davies Stipendium 2021!
Den 9 juni, kl 9-10, bjuder vi in projektledare, förändringsledare, PMOs och dig som arbetar inom ett projekt, till ett live-streamat webinar från Uppsala. Vi bjuder på en föreläsning om konstanta värden och framgångsfaktorer inom projektledning och spännande trender inom projekt. Tillsammans med Svenskt Projektforum delar vi även ut Donald Davies Stipendium 2021 – som tilldelas en projektledare som gjort det omöjliga möjligt i ett ofattande projekt!
NÄR: Onsdag 9 juni, kl 9.00 - 10.00
VAR: Zoom (länk mailas ut dagen innan)
ANMÄLAN: Gör din registrering här >
MORGONENS PROGRAM
08.50 Zoomlänken öppen
09.00 Trender inom projekt, Per Eltell, vd, Donald Davies & Partners inleder
09.10 Konstanta värden och framgångsfaktorer att ta fasta på inom projektledning – trots en föränderlig värld! Lars-Erik Sjöstrand, partner & projektledare Donald Davies och Partners
09.30 Donald Davies Stipendium 2021 - Juryns ordförande Anders Wrebo och Svensk Projektforum, presenterar årets finalister och årets vinnare utses.
09.50 Avslutning och fortsatt diskussion för dig som har möjlighet att stanna en stund.
Tips! Webinar - Projektmisstag och lösningar 25/5
- Webinar -
Kostnadsfritt event med Mattias Ejbe, Certifierad IPMA B och programledare för projektledarpodden
Nätverkande, övningar och diskussioner kring återkommande problem i projekt och hur vi bäst kan lösa dem.
Den 25/5 9.00-10.30
Läs mer och boka din plats här>
Tips! Webinar - Transformativ förändring och agilt ledarskap
Webinar – Bokrelease: ”Transformativ förändring och agilt ledarskap”
Förändringsforskaren Eva Brandt följer upp sin avhandling från 2019 om transformativ förändring med en bok. Ta del av en fallstudie från ett stort läkemedelsbolag och hennes bästa tips för att lyckas med en total omställning av verksamheten.
Den 21 maj klockan 13.00-14.30
Läs mer och boka din plats här>
Här är finalisterna till Donald Davies Stipendium 2021!
”En projektledare som gjort det omöjliga möjligt i ett omfattande projekt”.
Donald Davies Stipendium tilldelas årligen en projektledare som gjort en extraordinär insats för att ro ett till synes omöjligt, omfattande eller på annat sätt komplext projekt i hamn. En föredömligt god ledare som gjort ett starkt intryck inom både projekt och verksamhet. Bakom stipendiet, som är öppet för alla, står Donald Davies & Partners. Vi på Svenskt Projektforum är samarbetspartner. Vinnaren kommer att utses den 9 juni.
Finalisterna är:
ANNA-KARIN LARSSON, Project Manager, Sandvik Coromant
Foto: Göran Ekeberg
Anna-Karin har drivit ett omfattande globalt projekt där målet har varit att implementera en ny modell för kundsupport. Projektet har bland annat omfattat framtagande av ny organisationsstruktur, fördelning av roller och ansvar, samt utveckling av arbetsmetoder. Genom ett öppet och ärligt ledarskap har Anna-Karin skapat ett globalt projektteam där tillit och stöttning har varit centrala ledord. Hennes målmedvetenhet och energi har bidragit till att teamet lyckats prestera på topp och leverera enligt plan.
JÖRGEN WIKLANDER, Senior projektingenjör, Permascand AB
Foto: Olle Melkerhed
Det ökade intresset för Permascands produkter inom grön vätgas och vattenrening har medfört nya krav på produktionsmetoder och kapacitet. Den påbörjade automationsresan hos Permascand har lett till en rad nya projekt. Ett av dem med många interna som externa intressen, var att skapa en produktionslinje som möjliggör automatisk tillverkning i mycket större utsträckning än tidigare. Tack vare Jörgens kunskap och drivkraft, och tro på samsyn i kombination med allas individuella spelrum, har nya designer och produktionsmetoder implementerats, med betydande kapacitetsökningar och kostnadsreduceringar som resultat.
Läs intervjuer med finalisterna här>
Agilt ledarskap
I dagens värld finns det ett stort behov av att snabbt anpassa sig till omvärldens förändringar. Agilt ledarskap är den form av ledarskap som stämmer väl överens med detta arbetssätt, och som med fördel kan användas av organisationer som vill hänga med i den snabba utvecklingen.
Ett sätt att enkelt förstå det agila arbetssättet är att jämföra det med det traditionella, mer ”mekaniska” arbetssättet. I sin bok ”Det agila företaget” listar författarna Lennart Francke och Göran Nilsson fyra områden där skillnaderna mellan de båda systemen är påtagliga:
- Det mekanistiska systemet har ägarorientering. Det agila har kundorientering. I ett agilt företag fungerar horisontell styrning bäst. Den utgår främst från kundernas krav, till skillnad från den vertikala styrningen som bestäms av ekonomiska riktlinjer uppifrån.
- Det mekanistiska systemet använder belöningssystem. Det agila skapar inre motivation. I agil styrning behövs engagerade medarbetare som upplever att de kan vara med och bestämma, som har roligt och som vill ha dialog och delaktighet.
- Det mekanistiska systemet använder granskning för att saker ska bli rätt gjorda. Det agila jobbar med förtroende. För att ett företag ska kunna drivas agilt behöver det finnas förtroende mellan människorna i organisationen. Förtroende ger ofta lojalitet, medarbetarna blir mer benägna att stanna kvar hos den arbetsgivare som ger förtroende.
- Det mekanistiska systemet styrs med noggrann planering. Det agila genom snabb anpassning. Vi kan hantera osäkerhet om framtiden och förbereda oss för den genom planering. Eller så kan vi se till att bli så bra som möjligt på att snabbt anpassa oss till förändring. I agil styrning är det förmågan att anpassa sig som är det viktigaste. Projekten planeras bara i stora drag i början, för att sedan bli mer detaljerat ju längre projektet fortlöper.
Områden att titta på om du vill utgå från ett mer agilt ledarskap.
De viktiga medarbetarna Det är medarbetarna som är de väsentliga personerna inom det agila arbetssättet.
Gränserna suddas ut Ge medarbetarna stor frihet inom givna ramar.
Coacha Den agile ledaren måste använda coaching som metod för att vägleda sina medarbetare. Ledaren i kanske inte har samma kompetens som medarbetaren i fråga, men ska besitta kunskapen om hur man coachar en annan medarbetare till framgång.
Inspirera Den agile ledaren måste förmedla sin vision på ett engagerande sätt. Medarbetarna kräver inte att ledaren skall veta och kunna allt, men de vill känna att ledaren bidrar till positiv energi, inspiration och är beredd att anstränga sig lika mycket som alla andra.
Anpassning I en snabbrörlig värld och organisation betyder förmåga till anpassning allt.
Förnyelse och motstånd För att det agila ledarskapet skall kunna fungera är det viktigt med tillit inom teamet. Att ha kunskap om förändringsledning och de mekanismer som styr människor är till stor nytta eftersom förändringar sker både i organisationen och inom uppdragen hela tiden.
Rak och tydlig kommunikation Kommunikationen har stor betydelse i allt ledarskap. Att skapa en plan för möten inom teamet och uppdraget, vad avhandlas vid vilket tillfälle. Transparens kring framväxten av arbetet, framgångar och problem är också en viktig del av det agila ledarskapet.
Läs om IPMA ® Leader Certification >
Scaled Agile Framework (SAFe)
Ramverket Scaled agile framework som skapats av metodexperten Dean Leffingwell i ett försök att underlätta för hela företag att bli agila. Kärnan i ramverket är att se ett företag i tre nivåer, ur ett it-utvecklingsperspektiv: portfölj, program och team.
På portföljnivån sköts affärsutveckling och utformning av övergripande arkitekturer. Här hittar vi användning av metoder som Lean och Kanban.
Programnivån handlar om att skapa riktlinjer för produkter som utvecklas, hantering av produktsläpp och diskussioner om vilka funktioner som ska finnas i vilka produkter och i vilka versioner av produkterna de ska implementeras. En metod som används är DevOps.
På teamnivån utvecklas den mjukvara och andra funktioner som behövs i produkterna. Nyckelordet här är ”cadence”, ungefär rytm. Det innebär att samordna arbetet i de enskilda projekten och teamen. Den förhärskande metoden är Scrum.
Rational Unified Process (RUP)
RUP är ett ramverk för mjukvaruutveckling som man kan anpassa i det oändliga för att passa ett visst projekt.
De fyra faserna i RUP beskrivs så här:
Inception betyder start eller förberedelse. Det är i denna fas som man lägger grunden till sitt projekt, här skapas och formuleras projektets syfte och mål, man gör riskbedömningar, uppskattar vilka resurser som kommer krävas och skapar en projektplan.
Elaboration i denna ska man arbeta vidare på detaljerna. I denna identifieras problemområdet, domänen, systemets design och arkitektur samt projektplanen vidareutvecklas. Fasen innefattar att skapa en fastare grund för projektet.
Construction betyder helt enkelt tillverkning, det är i denna fas som produkten konstrueras, byggs. I denna fas utvecklas produkten iterativt till att bli ett färdigt system. Det är en utvecklingscykel av testande och kodande och det är även här acceptanskraven från mottagarsidan formuleras.
Transition är den sista fasen i RUP och den syftar till överlämning eller övergång. Det är i denna fas som produkten överlämnas till slutanvändarna. Denna fas innebär ofta att slutanvändarna upptäcker än fler krav och ytterligare utveckling sker. Inom RUP finns ett par viktiga roller som bör identifieras och/eller bemannas inom projekt, dessa är; sponsor/beställare, projektledare, utvecklare, användare, modelleringsledare och mentor. Rollen utvecklare består av bland annat programmerare, arkitekt och domänanalytiker.
ITIL
Förenklat kan man säga att ITIL är en samling konkreta tips, råd, rekommendation, processer, mallar, teorier, metoder och modeller för att guida IT-organisationer och IT-leverantörer till en säkrare, billigare, mer stabil leverans.
ITIL utgår från i huvudsak fyra huvudkoncept:
- Allt vi gör inom IT måste skapa värde för vår kund/verksamhet. Med det i fokus kommer vi göra rätt saker och hushålla med våra resurser. Många IT-organisationer lägger så mycket som 65 procent (process institute) av sin totala arbetstid på oplanerat arbete, ITIL hjälper oss att sänka den siffran markant. Med utgångspunkt i värdeskapandet tvingas vi också att utgå ifrån den faktiska kunden och bygga nära relationer och lära oss förstå vår omgivning, för att förstå vad det faktiska värdet består av.
- Tjänst. Genom att grupperar våra olika IT-lösningar i väldefinierade tjänster tydliggör vi vad vi har till vårt förfogande men också vår leveransförmåga. Genom tjänsterna kan vi också synliggöra vilka risker, kostnader, ansvar och relationer mellan komponenter vi har att hantera.
- Processer är ITILs tredje huvudkomponent. Det är genom processerna vi utför alla aktiviteter som behövs för att initiera, designa, planera, testa, rulla ut och slutligen förvalta och supportera våra IT-tjänster. Det är genom processerna vi får saker att hända helt enkelt.
- Etablera tydliga roller – illustrera vem som gör vad och vem som har vilket ansvar, exempelvis för tjänster, processer och verktyg.