Entropi och projektledning
* Entropi är ett mått på graden av oordning i ett system.
Projektledning är ett välorganisrat, medvetet tillvägagångssätt med väldefinierade drag och rutiner för att uppnå de uppsatta målen (åtminstone är det den dominerande synen på hur projektledning konceptualiseras). Tanken är att förenkla saker, göra arbetet synligt för personer som tilldelats projektet och ge en känsla av riktning för att få jobbet gjort effektivt. I efterhand förväntas projektledning som sådan främja ordning och säkerhet (så mycket som är praktiskt möjligt).
Detta kan innebära att projektledningens grundläggande roll är att minska oordning eller osäkerhet inom systemet, i detta fall en projektorganisation. Eller med andra ord minska entropin inom projektorganisationen. Ur ett socioekonomiskt systemperspektiv definieras entropi som graden av störning eller kaotiskt tillstånd i ett system (Markyna & Dyachkov, 2014).
Med tanke på ovanstående kan vi omdefiniera projektledning som ett mjukt kompetensbaserat tillvägagångssätt som syftar till att minska osäkerheter och upprätthålla order med en förväntan att bidra till att minska systemets entropi (i detta fall en projektorganisation) och hålla systemets fria energi eller exergi tillgänglig så mycket som möjligt. Tillgången till fri energi är avgörande för utförandet av användbart arbete i ett projektbaserat eller icke-projektbaserat sammanhang. Att minska osäkerheter och oordning (så mycket som möjligt) är viktigt för att förbättra arbetseffektiviteten, eftersom det hjälper människor att använda fri energi för att utföra arbete snarare än att hantera sjukdomen.
På liknande sätt kan vi definiera entropin i ett projektsystem som graden av osäkerhet eller störning som finns inom projektorganisationen som har potential att försämra projektorganisationens effektivitet och produktion.
Ovanstående diskussion pekar på det värde som projektledningskunskap förväntas ge ett projekt när det används för att hantera projekt. De goda nyheterna verkar dock bara sluta där.
Det är ingen hemlighet att projekt misslyckas och står inför alla möjliga problem. Detta trots att det finns omfattande riktlinjer och kunskap om hur man hanterar projekt effektivt och framgångsrikt. Även om vi inte tittar på den uppsjö av statistik som finns tillgänglig om projektmisslyckanden på internet, kan vi hitta många verkliga exempel runt omkring oss som illustrerar de misslyckanden och problem som projekt står inför.
Situationen väcker många frågor. Misslyckas projekten eller står inför problem eftersom människor inte har rätt kompetens, kunskap och kapacitet? Misslyckas projekten på grund av att den miljö där de genomförs inte bidrar till ett framgångsrikt resultat? Misslyckas projekten på grund av att riktlinjer och standarder inte är kompatibla med hur projekt genomförs i olika miljöer och kulturella variationer? Men det viktigaste av allt: misslyckas projekten eftersom projektledning som helhetssyn inte kan minska eller kontrollera systemets entropi?
Även om det är säkert att säga att flera faktorer och aktörer spelar en roll i ett projekts framgång eller misslyckande, är det värt att undersöka projektledning som en domän (med en helhetssyn) för att se hur mycket det har kunnat minska entropin i ett projektsystem. Eller omvänt, vad är det som gör att det inte kan minska eller eliminera systemets potentiella entropi? I efterhand är en sådan introspektion avgörande för utvecklingen av projektledning som disciplin och att bygga kunskap på ett sätt som potentiellt förbättrar projektets framgångsgrad.
I förhållande till de frågor som anges ovan kräver det betydande ansträngningar att hitta svar, och den här artikeln syftar inte till att uppnå det. Målet här är dock att lyfta fram vikten av att undersöka nyttan och rollen av projektledning för att minska entropi, samt att lyfta fram några av de områden som hjälper till att uppnå sådana mål. Så, vad kan vara några av de områden som kan bidra till att minska entropi genom användning av projektledning? Även om det inte finns något fast svar kan det hjälpa att uppmärksamma följande områden.
- Människor
Ett sätt att bidra till att minska entropin är att ge människor färdigheter och utbildning. Om människor är väl insatta i det arbete de behöver utföra och har rätt förmåga är det troligt att de kommer att kunna utföra det arbetet effektivt både i vissa och osäkra tider. Det kommer att bidra till att minska oordning orsakad av människor själva och därmed minska risken för entropi inom projektsystemet.
- Tidshantering
Medan mycket planering görs för att utföra projektarbete, är det ofta så att projekt står inför tidsfördröjningar och schemaöverskridande. Förekomsten av sådana problem resulterar ofta i oordning inom systemet och entropi sätter in. Därför är planering av tidshantering och noggrann uppföljning avgörande för att minska entropin.
Projektledning ger ett antal verktyg och processer för att hantera tid. De kan användas för att hantera tiden mer effektivt. Men antingen följer människor inte planerna, eller så saknar de färdigheter i tidshantering, vilket sedan resulterar i projektförseningar. Därför kan en introspektion om orsaken hjälpa till att hitta källan till problemet, vilket kan bidra till att minska potentiell entropi.
- Processledning
Processhantering är ett annat område som kan bidra till att minska entropin. Processer som är för strikta eller för slappa kan vara kontraproduktiva. Människor kan ha svårt att följa för stränga processer och kan bli desorienterade om de följer för lösa processer. Endera av de två kan leda till osäkerhet och oordning. För att minska entropin måste projektorganisationer därför ta ett balanserat tillvägagångssätt för processstyrning så att de hjälper till att upprätthålla ordningen snarare än att generera oordning i projektsystemet.
Slutsats:
Med tanke på det projektbaserade arbetets strukturerade karaktär förväntas användningen av projektledning bidra till att upprätthålla ordningen inom systemet. Den alarmerande takt med vilken projekt misslyckas och står inför alla möjliga problem väcker dock frågan om projektledningen kan bygga ordning inom projektsystemet.
Att svara på frågan kräver en grundlig utredning. Men i efterhand verkar det som att mycket mer behöver göras för att hjälpa projektledningen att bygga ordning. I detta avseende har vi tittat på tre potentiella uppmärksamhetsområden med förväntan att fokus på dessa områden kommer att bidra till att upprätthålla ordningen och minska entropin inom projektsystemet. Det behöver inte nämnas att diskussionen i den här artikeln om projektledningens roll i entropi är av preliminär karaktär och är endast avsedd att stimulera lite eftertanke.
Referenser: Markyna, I., & Dyachkov, D. (2014). Entropi modell förvaltning av organisationen. World Applied Sciences Journal, 30 (30), 159-164.
Författare: © 2022 Jiwat Ram
Källa: ipma.world
Januarierbjudande!
Vi vill passa på att ge dig som vill IPMA certifiera dig på nivå C ett riktigt bra erbjudande. 25% rabatt *på certifiering på nivå C - Certifierad projektledare
Anmäl dig senast 31 januari till någon av omgångarna som startar i januari, februari eller mars 2023. Rabattkod: januari25
*gäller certifiering på nivå C med start i januari, februari eller mars 2023
*gäller på ordinariepris 28 900 sek exkl moms
*anmäl dig senast 2023-01-31
Läs mer om kraven för nivå C här eller kontakta oss i kansliet 08-22 14 14 eller certifiering@projektforum.se Du kan även delta i ett kostnadsfritt digitalt informationsmöte där vi berättar mer om vad en IPMA certifiering innebär, fördelarna samt om kraven för de olika nivåerna
Anmälan Digital informationsträff
God Jul & Gott Nytt År
Jul och Nyår närmar sig och vi vill tacka medlemmar, partners, kandidater och assessorer för allt arbete ni lagt ner, för samtal ni tagit del av och erfarenheter ni delat. Tack vare er så kan vi fortsätta vårt arbete för ett bättre Projektsverige!
Den 22 december stänger vi för julledighet men innan dess så kommer vi på Projektforum ägna oss åt att flytta in i våra nya lokaler. Nu lämnar vi Danderyd och från och med denna vecka hittar ni oss i Hammarby Sjöstad. Vi ser fram emot att bjuda in både partners och medlemmar till vårt nya hem så håll utkik i nyhetsbreven för att ta del av intressanta och givande händelser nästa år.
Vår nya post- och besöksadress är:
Svenskt Projektforum
Hammarby Fabriksväg 23
120 30 Stockholm
GOD JUL & GOTT NYTT ÅR!
Grattis alla certifierade i november & december!
Vi vill gratulera alla certifierade till sina nya certifikat erhållna under november och december!
Sweco – Transforming society together
Detta är ett partnerinlägg från Sweco
Våra projekt- och uppdragsledare styr och leder bl.a. stora transportinfrastrukturprojekt. Flera är certifierade enligt IPMA. Andra är mer juniora och växer med uppdragen. Gemensamt för alla är drivkraften att arbeta med hållbar samhällsutveckling och ledarskap. Och vi behöver bli fler!
Spännande projekt
Sweco har bland annat valts ut av Trafikverket för att utforma en delsträcka i Ostlänken som blir Sveriges första höghastighetsjärnväg. Uppdraget innebär att Sweco ska planera och projektera en drygt fyra mil lång sträcka höghastighetsjärnväg i Östergötland, bland annat genom centrala Norrköping.
Den nya stambanan mellan Hässleholm och Lund ska ge ökad kapacitet och främja snabba och hållbara resor och transporter, men byggnation av en järnvägsanläggning ger också en klimatpåverkan och det är därför av största vikt att denna blir så låg som möjligt. Genom att undersöka alternativa sträckningar och göra klimatberäkningar på teoretiska anläggningar kan Swecos experter tidigt identifiera problemområden och riskfaktorer som innebär klimatpåverkande utsläpp. Exempelvis kan en korsning med en väg eller ett vattendrag kräva stora konstruktioner för att möjliggöra att tågen ska kunna passera. Genom att klä olika alternativ med klimatdata, baserat på de specifika geografiska förutsättningarna på platsen, har Swecos experter kunnat sätta valutan koldioxidekvivalenter på de olika lokaliseringsalternativen och på så sätt bidra med en viktig pusselbit i beslutsunderlaget.
Och om tio år kopplas Nacka och T-centralen samman med 11 kilometer ny tunnelbana, den största satsningen på Stockholms tunnelbana i modern tid. Den nya sträckan kommer att gå genom urberget under Saltsjön och en av stationerna kommer ligga så djupt som 100 meter under marken. I uppdraget ingår bland annat att ta fram systemhandlingar, järnvägsplaner, bygghandlingar och miljökonsekvensbeskrivningar för sträckan. Utformning av sju stationer ingår också i uppdraget.
Getingmidjan, den smala järnvägssträckan mellan Stockholm Central och Stockholm Södra, har sedan 2014 varit skådespel för ett av Swecos mest nervpirrande och hyllade projekt. Järnvägssträckan mellan Stockholm Central och Stockholm Södra skär genom några av Stockholms stads mest kulturhistoriskt känsliga och värdefulla vatten- och stadslandskap. Sweco anlitades av Trafikverket som projekterande konsult för det omfattande uppdraget att rusta upp och förnya sträckan tillsammans med entreprenörerna Implenia, Infranord och flertalet andra underleverantörer för att säkerställa hållbara resor även i framtiden.
Sweco – Transforming society together
https://www.sweco.se/projekt/?scroll-to=showroom-top&filter=20
https://www.sweco.se/karriar/mot-vara-medarbetare/
https://www.sweco.se/karriar/lediga-tjanster/
Fokusera dina möten på resultat – inte agendor
Tre experter på möten har undersökt företags mötesplanering. De har också läst böcker och artiklar i ämnet.
De pekar på att det är svårt att hitta en bok om möten som inte börjar med vikten av agendor. Även om du kanske antar att detaljerade dagordningar förbättrar dina möten, kan de ha exakt motsatt effekt. Vad driver detta kontraproduktiva beteende – och vad ska mötesledare göra istället?
Att sätta ihop en detaljerad agenda för varje möte kostar resurser som kan spenderas någon annanstans, och det kan få oss att känna oss förberedda och fulländade även om det inte leder till mer effektiva möten. När vi väl har lagt vår tid och ansträngning på att skapa en agenda kommer vi sannolikt att anta att agendan tillför värde. De anställda i vår studie rapporterade att de spenderade mer än tre timmar varje vecka på att arbeta med agendor, vilket tyder på att agendor inte bara ger en falsk känsla av prestation - de kan aktivt skada team genom att ta upp resurser som kunde ha använts bättre någon annanstans.
Om du inte är säker på var du ska börja, fråga dig själv: "Vad hoppas jag uppnå i det här mötet?" I en studie fann vi att helt enkelt att uppmana människor att tänka på ett mötes önskade resultat ledde till att de satte betydligt tydligare mål för det mötet. När du vet vilket resultat du hoppas uppnå kan det sedan vägleda alla andra aspekter av att planera och driva mötet.
Fem steg som kan hjälpa dig att förbereda dig för ett resultatdrivet möte:
- Börja med varför. Vad är syftet med att ha det här mötet? Vad hoppas du kunna åstadkomma?
- Gå vidare till vad. För att uppnå det mål du har definierat, räcker det med en enkel friformsdiskussion? Om ja, är din förberedelse klar. Om inte, lista ut de ämnen eller teman du behöver täcka.
- Tänk på vem. När du vet varför du träffas och vad du hoppas kunna prata om kan du avgöra vem du behöver i rummet för att nå det målet - och vem som inte behöver vara där. Fundera på om du kan checka in med vissa intressenter i förväg, både för att spara tid och hålla mötet mer fokuserat.
- Överdriv inte hur. Vissa mål gynnas av strukturerade samtal. Till exempel har brainstorms, retrospektiv och gå-runt-rummet-och-svara-på-en-fråga-möten verkligen sin plats. Men var inte rädd för att låta strukturen finna sin väg i realtid baserat på hur samtalen utvecklas.
- Var försiktig med när. Det är frestande att sätta tidsgränser för allt: tio minuter för det första ämnet, fem minuter för det andra och så vidare. Men enligt vår erfarenhet är det mycket svårt att hålla sig till dessa scheman, och de kan skapa kontraproduktiv mötesdynamik. Till exempel tyder forskning på att särskilt för kreativa projekt kan du hålla dig till en stel plan från att prata tillräckligt länge för att den bästa idén ska dyka upp. Även om grova tidslinjer kan vara användbara för särskilt komplexa möten, är de ofta mindre nödvändiga än du kanske tror, och de kan vara mer användbara som personliga riktlinjer för dig att tänka på dig själv än som en struktur som formellt tillkännages för gruppen.
Källa Harvard Business Review: https://hbr.org/2022/10/is-agenda-theater-ruining-your-meetings
Seminarium: Varför jobba i projekt?
Vi vill tipsa om detta kostnadsfria digitala seminarium som arrangeras av Ledarskap och Projekthantering Sverige AB
Måndag den 19 december 2022 klockan 15:00 – 16:00
Under seminariet kommer de att bjuda på tankar och reflektioner kring projekt som arbetsform.
Varför ska man jobba i projekt och vilka fallgropar finns?
Varför ska man ibland välja andra arbetsformer?
Anmäl dig via mail till Anita hos Ledarskap & Projekthantering: anita.krantz@projekthantering.se
Grattis till alla certifierade i oktober!
Vi gratulerar alla som IPMA certifierat och re-certifierat sig under oktober!
Det är bevisat: Naturen är avstressande!
Forskning visar att en timmes promenad i naturen sänker hjärnans stresspåslag en effekt som inte uppnås vid en promenad på en trafikerad shoppinggata.
Att bo i städer är förknippat med en ökad risk för psykiska störningar som ångeststörningar, depression och schizofreni, därför är det viktigt att förstå hur exponering för urbana jämfört med naturliga miljöer påverkar den mentala hälsa och hjärnan. Det är amygdala som sköter stresshantering i hjärnan.
Hjärnaktivering mättes hos 63 friska deltagare, före och efter en timmes promenad och resultaten visar att amygdala-aktiveringen minskar efter promenaden i naturen, medan den förblir stabil efter promenaden i stadsmiljö. Dessa resultat tyder på att gå en promenad i naturen kan ha hälsofrämjande effekter på stressrelaterade hjärnregioner, och följaktligen kan det fungera som en förebyggande åtgärd mot mental belastning och potentiellt sjukdom.
Med tanke på den snabbt ökande urbaniseringen kan resultaten påverka stadsplaneringen att skapa mer tillgängliga grönområden och att anpassa stadsmiljöer på ett sätt som kommer att gynna medborgarnas psykiska hälsa.
Så inför eventuell stress till jul: ge dig en timmes promenad i naturen så kommer stresspåslaget att minska!
Källa: Molecular Psychiatry https://www.nature.com/articles/s41380-022-01720-6