Undvik utmattning när du arbetar hemifrån
Bara för att vi nu arbetar hemifrån, betyder det inte att vi inte är sårbara för effekterna av stress. Vi kan faktiskt vara ännu mer i riskzonen att utveckla utbrändhet än någonsin tidigare.
Pandemi har tvingat många av oss att helt tänka om vårt sätt att arbeta, vi har fått byta våra öppna kontorslokaler till ett rum i vår lägenhet eller villa. Att arbeta hemifrån har sina utmaningar – samtidigt som du slipper en lång pendling, vilket kan vara en enorm lättnad men det har ersatts av internetproblem, avbrutna konferenssamtal och långt ifrån lika bekväm stol och arbetsställning som på kontoret.
-"Du kanske känner att utbrändhet är mindre sannolikt att hända under lockdown, men stress kan bero på massor av Covid-19 relaterade faktorer såsom osäkerhet, ekonomiska bekymmer, rädsla för viruset, frustration över att fastna inomhus och även tristess," förklarar Dr Sarah Brewer, medicinsk chef för Healthspan och författare till Cut Your Stress. -"Detta kan leda till karakteristiska utbrändhetssymtom som brist på energi och utmattning” Enligt Brewer är det bästa sättet att undvika utbrändhet under nedstängningen att försöka omforma våra tankar för att försöka göra det bästa av en dålig situation. " Hellre än att vara "fast" hemma, anse dig själv som "säker" hemma, säger hon.
Att hitta gränser för jobbet och hemmet även om båda finns på samma plats är viktigt och Dr Paul McLaren, psykiater som arbetar i London, ger några av sina bästa tips till The Stylist för att skapa balanserade rutiner.
- VAR KONSEKVENT MED DIN SÖMN - Dr McLaren säger. "Vi är alla bättre mentalt och fysiskt när vi sover gott och god sömn beror på goda sömnvanor och en konstant rutin.”
- VAR STRIKT MED VAR DU ÄTER - "Det är viktigt att hålla dina måltider konsekvent och försöka äta med andra, när det är möjligt," Dr McLaren förklarar. "Det kan vara mer frestande att äta vid skrivbordet men försöka hålla en separat matplats."
- TA DIG TID ATT UMGÅS – I vårt normala arbetsliv tar vi mycket social kontakt för givet, säger han. – Vi interagerar med människor som går till och från jobbet, i korridoren, vid vattenkylaren eller matsalen. Vi kommer att sakna det hemma under en lång period, så överväg att schemaläggning raster och använda den för att chatta med familj, vänner eller kollegor som står inför liknande utmaningar.
- FORTSÄTT RÖRA PÅ DIG -"Träning är avgörande för psykiskt välbefinnande och det är viktigt att hitta tid att träna regelbundet", förklarar DrMcLaren. Kanske prova att gå en promenad eller springa, Om det är möjligt att träna hemma - var kreativ!
- PRIORITERA AVKOPPLING - " Ibland kan även bara komma hem vara avkopplande, men det går vi miste om när vi arbetar hemifrån," förklarar han. – Om man inte redan tränar aktiv avkoppling så är det ett bra tillfälle att börja. Det kan vara aktiviteter som yoga, mindfulness eller pilates. Försök att hitta något som du gillar men kom ihåg att dessa bara verkligen ge fördelar när du tränar dem regelbundet."
Mer läsning om distansarbete och hälsa:
Linda Widar forskar om hur distansarbete påverkar vår hälsa. Hennes nya studie visar att universitetsanställda som jobbar mycket hemma kan uppleva mer stress och osäkerhet kring sin plats i organisationen Läs mer om studien här>
Att leda på distans
Att arbeta på distans ställer andra krav på ledarskap. När rekommendationerna är att arbeta hemifrån den utsträckning som går behöver vi justera vårt sätt att leda. Att kommunicera vad som händer i organisationen, i projektet, med kunder och intressenter och målen.
Infrastrukturen - Om medarbetare inte kan hämta filer, kämpar för att höra eller höras i konferenssamtal har du misslyckats med att ta itu med grunderna. Har medarbetare rätt utrustning, bärbar dator, skärm, telefon, fungerande kamera etc?
Tydliga förväntningar - Alla har en egen uppfattning om vad göra något "snabbt" eller "bra" betyder. När arbetssituationen kanske ser annorlunda ut måste vi klargöra förväntningar. Gällande allt från kalenderdelning, avstämning, rapporter men se också till att få tydliga förväntningar från dem du arbetar med. Det är viktigt att hantera förväntningar och fokusera på mål.
Schemalägg teammöten och online coaching - Var överens om vilka grundregler som gäller i den här situationen, att ha regelbundna (korta) möten även om de sker online, att ”checka in” och stämma av hur teamet (gruppen och individen) mår, dryfta oro är viktigare än någonsin. Att ha en strategi för kommunikation. Först, ordna lämpligt antal veckovisa formella "report-ins." För det andra, fastställa riktlinjer om dagliga behov.
Lita på ditt team - Ibland är företag inte villiga att anamma distansarbete eftersom det finns en osäkerhet om huruvida arbetet kommer att få slutföras på samma nivå som om de var på kontoret. Nu måste vi kanske arbeta på distans. Ännu viktigare att skapa riktlinjer för arbete från hemmet, till exempel e-post måste besvaras inom 24 timmar, använda sms för brådskande frågor och inga samtal mellan vissa timmar för att säkra att medarbetare inte arbetar för mycket. Oroa dig inte över vad som görs. Om vi uppfyller våra mål, bra! Om inte, måste vi undersöka situationen ytterligare. Det handlar om prestation, inte aktivitet.
Ytterligare lästips på ämnet Leda medarbetare på distans:
Manage remote workers, Gallup
Helping Remote Workers Avoid Loneliness and Burnout, Harvard Business Review
Top 15 tips to effectively manage remote workers, Forbes
Artikelserie - Projektskolan
Projektskolan innehåller tankar, tips och idéer. Så här långt har 7 avsnitt publicerats. Läs alla här>
Mer omfattande artiklar om projekt och förändringar, ledarskap, metoder och verktyg finns att läsa i vår tidning Projektvärlden som du får om du är medlem i Svenskt Projektforum. För att bli medlem, läs här>
Författare till artikelserien - Projektskolan är Johanna Lycken som är Projektledare med IPMA-certifiering som arbetar med både verksamhetsprojekt och förändringsprojekt inom IT och ledning. Driver projekt och coachar projektledare i deras projektvardag. Kontakt: johanna.lycken@joly.se
Extra omgångar IPMA certifiering!
Efterfrågan på IPMA certifieringar ökar och vi lägger in extra omgångar med start före sommaren, då har du ditt certifikat till "höst-terminen". Inga resor krävs till våra certifieringar - de sker helt on-line!
B-omgång med start 16 juni
C-omgång med start 16 juni
D-omgång med start 16 juni
Du kan läsa mer om IPMA Certifiering, processen, krav, val av nivå etc här>
Du kan också delta i ett live-webinarium där vi går igenom allt. Det finns också tid att ställa frågor. Läs mer och anmäl dig här>
Kompetenshöjning
Svenskt Projektforum arrangerar inga kurser eller utbildningar men det finns ett antal professionella kursgivare i vårat nätverk. Läs mer om dessa nedan.
IPMA Registrerade utbildningar
Svenskt Projektforum behöver vara en oberoende part för att kunna genomföra IPMA-certifieringar. Sedan våren 2011 finns konceptet IPMA Registering – ett system för att verifiera innehållet i projektledarutbildningar utifrån IPMAs internationella ramverk för kompetens i projektledning. Dessa utbildningar har genomgått en kvalitetssäkring utifrån IPMA’s kompetensområden och kompetenselement. IPMA registrerade utbildningar ›
Utbildning
Vill du utbilda dig inom projekt, projektledning, ledarskap mm kan du vända dig till de utbildningsföretag som finns i vår kurskalender. Kurser ›
IPMA Online certifiering - vill du veta mer?
IPMA certifiering för projekt-, program eller portföljledare. Med ett internationellt certifikat får du bevis på att du har de kompetenser och kunskaper som kan behövas för ditt nästa jobb. IPMA Certifiering utförs helt online.
Det blir allt vanligare med krav på certifikat vid upphandlingar och rekryteringar.
Fördelar med certifikat:
- lättare att få nytt jobb
- är en kvalitetssäkring
- till nytta om man vill bli coach/ mentor
- ökat arvode
- kompetensutveckling
Certifiering är ingen utbildning utan ett kvitto på kompetens, en mätning av framgång. En IPMA Certifiering omfattar metodkunskap, erfarenhet och beteende. Kompetens mäts inom områdena ”Perspective”, ”People” och ”Practice”.
Delta i ett live-webinarier och lär hur certifieringen går till! Boka plats genom att klicka på datum nedan:
[events_list_grouped mode="monthly" limit="0" AND category="748"]
Webinarieledare: Pia Lundgren
Projektakademiens Uppsatspris 2020
Vi vill gratulera Sara Lundgren och Tove Lundqvist, två studenter vid LiU:s civilekonomutbildning tog hem förstapriset i Svenska projektakademins uppsatstävling 2020
Uppsatsen - Mystiken kring överlämningen i den agila projektmodellen. Den agila projektmodellen har under de senaste två decennierna vuxit fram som en utmanare till den traditionella vattenfallsmodellen. En av de stora skillnaderna är att i det agila arbetssättet involveras kunden kontinuerligt. Frågan är då vad som händer med överlämningen av den sista versionen av produkten, när utvecklingen är färdig? Detta studeras genom en flerfallstudie inom banksektorn, där storbanker och nischbanker undersöks.
Syftet med studien är att öka förståelsen för hur överlämningen av de slutliga projektresultaten i agila projekt ser ut på svenska banker. Vidare undersöker studien om överlämningen skiljer sig mellan banker med olika agility mognad samt vilka konsekvenser som kan uppkomma i samband med överlämningen. Studien resulterar i slutsatsen att en överlämning av en slutlig produkt i agila projekt inte genomförs på ett formellt sätt, i synnerhet lämnar aldrig ansvaret för produkten någonsin det team som utvecklat den. Detta leder till en reflektion kring att organisationer behöver anpassa sin agila projektmetodik till sin egen kontext.
Text från Svenska ProjektAkademien.
20 tips för distansmöten
Under Coronakrisen har det digitala mötet blivit en stor del av arbetet när många jobbar och studerar hemifrån. För att få till effektiva distansmöten krävs det ofta planering och rutiner som vi inte är vana vid när alla ses i samma rum. Bra ljud, en tydlig agenda och lite andra principer för distansmöten presenteras här
- Berätta hur man ansluter – om du är ansvarig för mötet, var tydlig med hur man gör rent tekniskt för att vara med på mötet. Lägg gärna till information om ljud och bild och annat som kan vara viktigt att veta.
- Ha en tydlig agenda – precis som vanligt. Vi får ut mer av mötet om agendan är utskickad före mötet, alla kan förbereda sig och vet när olika punkter tas upp.
- Använd headset - Ljudet är avgörande för att digitala möten ska lyckas. Investerar i ett särskilt headset eller använd mobilens headset.
- Använd muteknappen. - Ha alltid mikrofonen avstängd när du inte pratar själv. Det är viktigt att minimera störande ljud. Det går att slå av och på mikrofonen (via symbolen i systemet) eller i tex Zoom och Teams kan du slå av mikrofonen och sedan använda mellanslagstangenten när du vill prata. Nedtryckt = mikrofonen är på. Släpp den = avstängd.
- Höj datorn eller mobilen till ögonnivå – vi blir inte alltid snygga ur grodperspektiv. Ställ datorn eller mobilen på en trave böcker, strykbräda, uppochned vänd papperskorg eller annat som får kameran att hamna i ögonhöjd.
- Ställ ifrån dig mobilen - om du inte vill att de andra ska bli åksjuka. Deltar du i ett digitalt möte över mobilen - ställ den på en fast plats om det går (i ögonhöjd).
- Putsa linsen – grynig bild? Damm och smuts på kameralinsen, det tar du lätt bort med en tex en putsduk för glasögon.
- Det är trevligt att se den som talar - slå på både bild och ljud i början på mötet. Därefter, om ni är många, kan det vara bra att slå av bilden för att spara på kapacitet.
- Solen & ljuset – Testa bilden före ett möte. Om du sätter dig framför ett fönster när solen skiner in, kommer du att bli väldigt mörk i ansiktet när kamerans bländare arbetar för att fönstren inte ska se för ljusa ut. Använd gärna ljuset från fönstren genom att låta fönsterljuset komma från sidan, så blir det ofta en bra bild.
- Avsätt lite extra tid för teknikstrul – 5 min räcker framförallt om det är flera nya användare med. Alla är ännu inte vana vid distansmöten. Den som bjuder in till mötet kan ha en inledning där man guidar kring ”knappar och funktioner”. Och säkerställer att alla hör och hörs.
- Använd kroppsspråket – precis som i ett ”vanligt möte”. Titta in i kameran när du pratar, kombinera med att se reaktioner på deltagarna (det kan vara svårt när många deltar förstås). Vinka när du vill ha ordet, gör tummen upp när du vill understryka din åsikt. Vinka hejdå när mötet är slut.
- Klädkod – du är trots allt på jobbet. Var snyggt klädd (i alla fall upptill) helst enfärgat men gärna en glad färg. Vissa mönster fungerar inte så bra i rörlig bild, finrandiga skjortor och blusar och mönstrade kavajer flimrar i digitala möten.
- Glöm inte pauser vid längre möten – precis som vid ett vanligt möte.
- Bakgrund – använd helst en neutral bakgrund. Du kanske inte behöver visa upp din sjöutsikt, din tavelvägg eller en ”crazy” bakgrundsbild som rymden (som finns tex i Zoom)
- Skapa bra stämning – hälsa välkommen och var tydlig med när mötet börjar. Låt alla komma till tals. Fånga upp tankar och åsikter om de frågor som diskuteras. Glöm inte vikten av lite smalltalk medan alla ansluter till mötet. Umgås On-line men ta inte för mycket tid av mötet. Kanske be att några stannar kvar efter mötet för att stämma av några extra frågor.
- Använd bilder och presentationer – det går att dela skärm och presentationer. Det blir ett roligare, tydligare möte om du kan visa bilder istället för att bara prata.
- Sikta på kortare möten – det är lätt att bli tröttare av koncentrationen på skärmen än vid ett fysiskt möte. Sikta på 40-minuters möten och måste de vara längre – lägg in pauser.
- Rätt person på rätt plats – självklart ska rätt personer vara med på mötet. Men vissa personer ska heller inte vara med på mötet. Det som var lite charmigt med tex barn och katter som var med i början av denna kris, kanske kan uppehålla sig någon annanstans under mötet. Det tar tid och koncentration från mötet. Vi är trots allt på jobbet.
- För större möten – är antalet fler i mötet kan det vara bra att göra en rollfördelning, kanske ska någon hålla koll på chattfunktionen för att ge inspel till mötet från chatten. Är det många som inte känner varandra är det bra med en presentationsrunda. Fördela ordet, så att alla kommer till tals och testa tekniken före mötet.
- Skicka ut en kort sammanfattning efter mötet – precis som i vanliga möten missar vi ibland beslut. Vid möten online kan uppkopplingen ibland orsaka missar, så att få mötet sammanfattat kan underlätta.
Har du fler tips? Maila oss!
pia.lundgren(@) projektforum.se
Vad ska du göra sen?
Det har pågått en tid nu, arbete på distans, färre fysiska möten, en ny sorts vardag. Kanske har du haft tid att fundera på ditt jobb. Är det här du vill vara? Är det det här du vill göra? Är det dags att byta till ett nytt jobb? Ta vara på den här tiden och landa i dig själv och lägg upp en plan för vad du ska göra när det här är över.
Kanske krävs det en utbildning eller ett certifikat på att du har de kompetenser och kunskaper som kan behövas för ditt nästa jobb? Tex IPMA Certifiering kan utföras helt on-line.
Tips för din plan:
- Vad vill du göra? Växer du där du är? Eller har du börjat vissna, redan före Corona? Identifiera vad du vill göra. Vill du göra något annat där du är eller vill du ha en liknande roll hos en annan arbetsgivare eller i en annan bransch?
- Vilka kvalifikationer krävs? Kanske krävs det kompletteringar av din kunskap och kompetens? Eller en certifiering? Vi vet att IPMA Certifiering allt oftare efterfrågas vid både upphandlingar och rekryteringar. Så skaffa dig ett försprång till framtiden genom att få ett kvitto på din kompetens. Just nu är certifieringen helt online.
- Uppdatera din Linked In profil. Du har väl en profil på LinkedIn? Annars är det tid skaffa en och för dig som har en profil att uppdatera din profil så att den aktuell. Aktivera också funktionen "Öppen för nya möjligheter" , genom detta kan du visa rekryterare att du är intresserad av nya karriärmöjligheter utan att varken dina vänner, kollegor eller din chef får veta något.
- Våga söka jobb! Ser du intressanta jobb men är tveksam över kraven? Ta kontakt med rekryteraren och fråga eller våga sök jobbet! Det är trots allt upp till rekryteraren att avgöra om du är en lämplig kandidat eller inte. Du får mer inblick i företaget och kvalifikationerna för dina beslut för framtiden.
Stort lycka till i din planering för framtiden! Vill du veta mer om IPMA Certifiering? Vi har varje vecka Live-webinarer då vi går igenom processen, kraven och kostnaderna. Alla våra certifieringar under 2020 sker on-line. Läs mer och anmäl dig här >