Hållbara projekt – vad innebär det?
In 1987, the United Nations Brundtland Commission defined sustainability as “meeting the needs of the present without compromising the ability of future generations to meet their own needs.” Allt sedan dess har ordet hållbarhet eller hållbart kommit att bli något alla företag och organisationer måste förhålla sig till. Med hållbart avses vidare att det handlar om ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet, den så kallade triple-bottom line.
Vad betyder då att ett projekt är hållbart? Eller projektkompetens, projektledning eller för den delen, att en projektledare agerar hållbart? Ett komplett och entydigt svar är förstås svårt eller omöjligt att ge men det finns vissa beståndsdelar som alltid bör finnas eller beaktas för att projekt skall kvala in som potentiellt hållbara.
Om vi börjar med det ”enkla” så skall det förstås vara ekonomiskt hållbart, något som är och alltid har varit en självklar förutsättning för alla projekt och därför inget vi behöver prata så mycket mer om här. Projektledare och projektägare är duktiga på att räkna och har hur många modeller och verktyg som helst att hjälpa dem göra just det. Utan det är de andra två aspekterna, ekologisk och social hållbarhet, som är den större utmaningen.
Social hållbarhet innebär att sociala frågor beaktas och hanteras innan, under och efter projektets genomförande. Det handlar om att förstå den sociala effekt projektet får, för de som påverkas, direkt eller indirekt, av det resursutnyttjande som projektet medför (t.ex. den landyta som tas i anspråk för byggandet av en anläggning), till de villkor som gäller för de som arbetar i projektet och slutligen de sociala effekter som projektresultatet skapar. Alla sociala effekter blir sällan positiva och behöver inte vara utan det handlar om att netto-effekten skall vara entydigt positiv. Dessvärre är begreppet social hållbarhet ofta både subjektivt och kvalitativt och kan därför inte lätt mätas men det viktigaste är ändå att det medvetet beaktas och kvalitativt bedöms, före, under och efter. Ett gott exempel är att projektunderlaget innehåller en PIA (Project Impact Analysis) av de sociala effekterna projektet får jämfört med referensvärdet, d.v.s. att projektet inte genomförs) och det finns tydliga mål för social hållbarhet uppställda. En PIA motsvarar kontinuitetshanteringens BIA (Business Impact Analysis). En PIA skapar goda förutsättningar för att social hållbarhet kan följas upp löpande och även risk-hanteras av projektledaren och övriga.
Ekologisk hållbarhet är, precis som social hållbarhet, inte heller lätt att räkna på eller kvantifiera. Men vi vet att vi även här måste beakta de ekologiska effekterna före, under och efter. Det påverkar i allra högsta grad materialval, design och upplägg av det projektet skall genomföra och det ekologiska fotavtryck som det färdiga projektet därmed skapar. Detta skall, precis som i fallet social hållbarhet, beaktas med hjälp av en PIA och vara en naturlig del av riskhanteringsprocessen. Ett exempel på ekologisk hållbarhet i praktiken är de krav på ”ekologisk kompensation” som företag (företrädesvis inom gruvnäringen) kan få som skallkrav från en miljötillståndsansökan. Helt kort innebär det att den mark som skadas av t.ex. gruvdriften måste ekologiskt kompenseras med en mark någon annanstans. Netto-effekten måste vara >0.
Summerat så är det en bra och viktig start att det alltid upprättas en Project Impact Analysis av de bedömda sociala och ekologiska netto-effekterna av projektet. Resultatet av dessa analyser utmynnar i sin tur i sociala och ekologiska effektmål som sedan kan införlivas i projektets löpande riskhantering och uppföljning. Som ni vet så är risk ”effekten av osäkerhet på mina mål”. Finns inga sociala och ekologiska mål så blir det heller ingen riskhantering eller systematisk uppföljning av dessa hållbarhetsaspekter.
Författare Anders Södergren
Medlemserbjudande på utbildningar hos Astrakan
Rabattkod: ProjektforumNov ger 20% rabatt på utvalda utbildningar hos Astrakan under november månad. Erbjudandet gäller till den 8.e november.
Rabatten gäller endast nya bokningar och går inte att kombinera med andra rabatter.
Praktisk projektledning 4-5/11
Utbildning i projektmetodik som ger en bra bas för dig som siktar på IPMA-certifiering.
Kombinera agila och traditionella arbetssätt inom projektledning
Ledarskapsutbildning anpassad för projektledare
Ta även gärna en titt på alla kommande events från Astrakan
https://www.astrakan.se/omrade/seminarier/
Projektnäring 22 november
Kom och mingla med oss på Projektnäring den 22 november!
Projektnäring är en inspirerande mötesplats för dig som vill vidareutvecklas inom projektledning och ledarskap och vill nätverka på plats med andra projektproffs
Fredag den 22 november går höstens Projektnäring av stapeln där scenen intas av inspirerande talare och där vi får vara med när priset, Årets Projektledare, utses.
Projektforum kommer att vara på plats och alla våra medlemmar får 10% rabatt på biljettpriset, Ange kod IPMA-24 i fältet för kampanjkod när du gör din anmälan.
Talare i år är:
Marcus Hällgren.
Varför är den där gemensamma kaffekoppen på jobbet så viktig?
Markus Hällgren är professor i Management på Handelshögskolan vid Umeå universitet. Han har studerat projekt och så kallade extrema kontexter - miljöer där människor kan dö eller komma till skada - under en lång tid.
Anna Frankzen Starrin
Vilka är trenderna som påverkar vår framtid? Anna Frankzen Starrin, Sign of Times, är kulturantropologen som drivs av att få företag att våga spana in i framtiden för att hitta sin väg i den digitala transformationen med hållbar utveckling som mål.
NÄR: 22 november
TID: 08:00 – 12:00 med efterföljande lunch
PLATS: Quality Hotel Globe
ANMÄLAN: https://projektnaring.se/anmalan/
Några platser kvar - Nya tunnelbanan
Några få platser kvar - anmäl dig idag!
Stefan Persson, avdelningschef för strategi och projektstöd, kommer att berätta om utbyggnaden av tunnelbanan med ett projektfokus.
De första 20 intresserade medlemmarna som registrerar sin anmälan till besöket får chansen att mötas på deras kontor i Stockholm och lyssna in till ett spännande föredrag om utbyggnaden av tunnelbanan i Stockholm.
Plats: Region Stockholm, Förvaltning för utbyggnad av tunnelbanan, Solnavägen 1E i Stockholm.
Dag: Tisdag den 12 november
Tid: 10:00-11:30
OBS! Har du anmält dig till eventet men fått förhinder? Meddela oss senast två dagar före, så vi får möjlighet att skicka inbjudan vidare. Uteblivet besök faktureras med 400 kronor. Meddela oss på info@projektforum.se
6 stycken PT-pass för projektledare
Start fredagen den 15 november
Många projektledare känner sig vilsna i sin roll. Man känner inte igen sig som en dirigent som styr över sina resurser och med tacksamma mottagare av projektets resultat och därtill en applåderande styrgrupp. Verkligheten ser annorlunda ut med oklara direktiv, en styrgrupp som inte förstår sin roll och resurser som inte kan delta som utlovats. Lägg till att mottagaren ofta ändrar sig och med oklarheter med vem som bestämmer.
För dig som känner igen dig i ovan erbjuder vi 6 stycken PT-pass med en projektledarPT. Ledstjärnan i projektledarstödet är att styra faktabaserat och transparent där inriktningen är att planera ett överlämnande inom sista budgeterade timmen och därmed i tid till en tillräckligt nöjd beställare.
PT-passen utgörs av en serie kortare webbinarier och syftar till att ge tips och vägledning utifrån att konkret kunna uttrycka och kommunicera de metadata som projektstandarden ISO 21500 definierar. Då blir projektstyrningen entydigt transparent vilket undanröjer osäkerhet och onödiga konflikter. PT passen utgör en roadmap som tar dig som projektledare från ax till limpa. Deltagarna kan förvänta sig att fullt ut vara på det klara över sin roll som projektledare samt konkret hantera kontakter med beställare/styrgrupp, intressenter och mottagare av resultat samt ledning och planering av teamet. Det kommer självklart finnas utrymme att ställa frågor om sina egna projekt.
Föredragshållare och tillika projektledarPT är Georg Silber.
Pass 1 - Fredagen den 15 november kl 12.00-12.40 - Anmälan öppen
Översikt över olika projektmodeller: vattenfallsprojekt (PPS), rekursiva projekt (PRINCE2) och agila projekt (SAFe, DSDM). Vi går också igenom styrgruppens och projektledarens roller med respektive ansvarsområde.
Pass 2 - Torsdagen den 28 november kl 12.00-12.40 - Anmälan öppen
Projektdirektivet är projektets viktigaste dokument. Vi går igenom vad det bör och måste innehålla. Ofta behöver projektledaren komplettera och återförankra det.
Pass 3 - Datum publiceras inom kort
Projektets basplan och resursallokering med planering och förankring av deltagandet. Även agila team måste hanteras rätt. Ansvarsfördelningen mellan individ, linjechef och projektledare behandlas samt analys av kommande utfall gentemot basplanens upparbetningstempo.
Pass 4 - Datum publiceras inom kort
Projektets effektmål och lösningsartefakter faller inom begreppet OKR och är avgörande för att göra ’ELLER HUR’ överlämnande inom budget och i kalendertid kopplat till milstolpar och ART. Här tar vi även upp projektets intressenter med roller och ansvar.
Pass 5 - Datum publiceras inom kort
Projektets ekonomi måste varje projektledare ha järnkoll på och kunna redovisa med både utfall och slutkostnadsprognos. Vi går igenom grunderna i ett business case och vidare till budget, planering samt prognos.
Pass 6 - Datum publiceras inom kort
Status- och progressrapportering med riskhantering enligt ’Minirisk’ och ROAM, samt ackumulerat utfall/planering, radardiagram, Dart, PULS, Gantt m.fl.
Anmäl dig till 2025 års certifieringsomgångar till 2024 års prislista
Nu har vi fyllt på kalendern med nya certifieringsomgångar för januari-juni 2025, alla nivåer A-D samt recertifiering.
Från och med januari 2025 kommer priserna på IPMA certifiering att höjas och vi vill därför passa på att ge dig möjligheten att kvalitetssäkra dina projektledningskompetenser till 2024 års prislista, även under inledningen av kommande år.
Alla anmälningar inkomna senast den 30 november i år, erhåller 2024 års prislista. Gäller alla certifieringsomgångar som finns publicerade på vår hemsida och samtliga nivåer. Kan ej kombineras med andra erbjudanden.
Ange rabattkod vid anmälan: prislista2024
Ordinarie pris 2024 (prishöjning fr.o.m 1/1 2025)
Nivå A 42.900 sek exkl moms (43.900)
Nivå B 38.900 sek exkl moms (39.900)
Nivå C 33.900 sek exkl moms (34.900)
Nivå D 11.900 sek exkl moms (ingen prishöjning)
Recert nivå A 15.900 sek exkl moms (ingen prishöjning)
Recert nivå B 12.900 sek exkl moms (13.500)
Recert nivå C 10.900 sek exkl moms (11.500)
Recert nivå D 5.900 sek exkl moms (ingen prishöjning)
Hållbarhet i projekt
Hållbarhet i projekt innebär att planera och genomföra projekt på ett sätt som tar hänsyn till miljömässiga, sociala och ekonomiska faktorer för att minimera negativ påverkan och maximera positiva effekter över tid. Det handlar om att integrera hållbara metoder och principer i hela projektets livscykel, från planering och genomförande till avslut och efterföljande förvaltning. Här är tre huvudaspekter av hållbarhet i projekt:
-
Miljömässig hållbarhet
- Resursanvändning: Minimera användningen av naturresurser som vatten, energi och råmaterial genom effektiv design och materialval.
- Avfallshantering: Minimera avfall och föroreningar, samt uppmuntra återvinning och återanvändning.
- Klimatpåverkan: Minska utsläppen av växthusgaser genom att använda förnybar energi och miljövänliga tekniker.
-
Social hållbarhet
- Medarbetarnas välmående: Skapa en säker och hälsosam arbetsmiljö, samt främja rättvisa arbetsvillkor och inkludering.
- Samhällsengagemang: Involvera intressenter och lokalsamhällen i projektplaneringen och genomförandet, och säkerställ att deras behov och oro beaktas.
- Kulturell påverkan: Respektera och bevara kulturarv och lokala traditioner i projektet.
-
Ekonomisk hållbarhet
- Kostnadseffektivitet: Säkerställ att projektet levererar värde inom budget och tidsram, utan att kompromissa med kvalitet eller hållbarhet.
- Långsiktig lönsamhet: Utvärdera projektets långsiktiga ekonomiska effekter och potentiella intäkter över tid.
- Riskhantering: Identifiera och minimera potentiella ekonomiska risker som kan påverka projektets hållbarhet.
Att integrera dessa hållbarhetsprinciper i projektledning hjälper till att skapa långsiktiga fördelar för både organisationen och samhället, och främjar ett ansvarsfullt nyttjande av resurser.
Miljömässig hållbarhet
Att säkerställa miljömässig hållbarhet i projekt kräver att metoder och processer integreras i varje fas av projektet för att minimera negativ miljöpåverkan. Här är några viktiga metoder och processer som kan användas:
- Miljöbedömning och analys
- Miljökonsekvensbedömning (MKB): Gör en tidig bedömning av projektets potentiella miljöpåverkan för att identifiera risker och möjligheter att minska skador.
- Livscykelanalys (LCA): Analysera projektets miljöpåverkan under hela dess livscykel – från design och materialval till avveckling – för att optimera resursanvändning och minska utsläpp.
- Resursanvändning och effektivitet
- Optimering av resursanvändning: Använd resurser som vatten, energi och råmaterial effektivt genom att minska slöseri och använda hållbara material.
- Återanvändning och återvinning: Designa projekt så att resurser kan återanvändas och återvinnas, samt skapa planer för avfallshantering som främjar återvinning.
- Energi- och utsläppsreduktion
- Förnybar energi: Använd förnybara energikällor såsom sol, vind och vattenkraft för att minska projektets koldioxidavtryck.
- Energieffektivitet: Implementera energieffektiva teknologier och metoder för att minimera energianvändningen.
- Utsläppsminskning: Implementera strategier för att minska utsläpp av växthusgaser, t.ex. genom att använda elektriska fordon eller biobränslen.
- Gröna material och tekniker
- Miljövänliga material: Använd hållbara, återvunna och lokalt producerade material för att minska miljöpåverkan från transporter och produktion.
- Grön teknik och design: Inkorporera miljövänliga tekniker, som gröna tak, vattenåtervinningssystem och smarta byggnader som minskar energiförbrukning.
- Miljöcertifieringar och standarder
- Miljöcertifieringar: Följ standarder som ISO 14001 för miljöledningssystem eller byggstandarder som LEED och BREEAM för hållbart byggande.
- Ecodesign-principer: Implementera designstrategier som beaktar miljöpåverkan under hela produktens livscykel.
- Kontinuerlig övervakning och förbättring
- Miljömätningar och rapportering: Genomför regelbundna mätningar av projektets miljöpåverkan för att säkerställa att målen nås och för att identifiera förbättringsområden.
- Anpassningsbar planering: Justera projektplanen när nya miljöförutsättningar uppstår eller bättre hållbara alternativ blir tillgängliga.
- Intressentengagemang och utbildning
- Utbildning: Säkerställ att alla inblandade är medvetna om miljömål och bästa praxis för att minimera miljöpåverkan.
- Dialog med intressenter: Involvera intressenter i att identifiera miljörisker och hållbara lösningar, samt kommunicera öppet om projektets miljöåtgärder och resultat.
Genom att implementera dessa metoder och processer kan projekt bidra till en hållbar utveckling och samtidigt minska risken för negativ miljöpåverkan.
Social hållbarhet
Social hållbarhet i projekt innebär att säkerställa att projektet har en positiv inverkan på människor och samhällen. Det handlar om att skapa rättvisa och inkluderande förutsättningar för alla som påverkas av projektet, samt att värna om social välfärd och mänskliga rättigheter. Här är några metoder och processer för att främja social hållbarhet i projekt:
- Intressentengagemang och dialog
- Kartläggning av intressenter: Identifiera och analysera alla som påverkas av projektet, inklusive lokalsamhället, arbetare, leverantörer och slutkonsumenter.
- Öppen kommunikation: Upprätthåll en öppen och transparent dialog med intressenter för att förstå deras behov, förväntningar och eventuella bekymmer.
- Deltagande processer: Involvera intressenter aktivt i beslutsfattandet för att säkerställa att projektet tar hänsyn till deras perspektiv och bidrar till sociala fördelar.
- Säker arbetsmiljö och arbetsvillkor
- Hälsa och säkerhet: Implementera säkerhetsföreskrifter och utbilda personalen i hälsa och säkerhet för att minska risken för arbetsrelaterade skador och sjukdomar.
- Rättvisa arbetsvillkor: Säkerställ att arbetsvillkoren följer lagstadgade krav och internationella standarder för arbetsrätt, inklusive rättvisa löner och arbetstider.
- Arbetarengagemang: Inkludera arbetare i diskussioner om arbetsförhållanden och projektets påverkan på deras liv.
- Jämställdhet, mångfald och inkludering
- Främja jämlikhet: Skapa lika möjligheter för alla, oavsett kön, ålder, etnicitet, funktionsvariation eller annan bakgrund, genom att implementera rättvisa rekryterings- och befordringsprocesser.
- Utbildning och medvetenhet: Utbilda projektets personal i frågor kring jämlikhet, mångfald och inkludering för att skapa en arbetsplatskultur som respekterar alla individer.
- Antidiskrimineringsåtgärder: Implementera policies och åtgärder som aktivt motverkar diskriminering och trakasserier.
- Social påverkan och samhällsutveckling
- Lokala investeringar: Stöd lokalsamhället genom att köpa varor och tjänster från lokala leverantörer och skapa arbetstillfällen för lokalbefolkningen.
- Samhällsprojekt: Bidra till social utveckling genom att stödja utbildnings- och hälsoinitiativ eller andra sociala projekt som förbättrar livskvaliteten i samhället.
- Minimering av negativ påverkan: Utvärdera och minimera eventuella negativa sociala effekter av projektet, såsom tvångsförflyttningar eller social oro.
- Mänskliga rättigheter
- Efterlevnad av mänskliga rättigheter: Säkerställ att projektet respekterar internationella normer för mänskliga rättigheter och att inga rättighetsbrott sker i samband med projektet.
- Due diligence: Genomför noggrann granskning av leverantörskedjor och partners för att identifiera och hantera risker för brott mot mänskliga rättigheter.
- Remedies och ansvar: Implementera mekanismer för att adressera och avhjälpa eventuella rättighetsöverträdelser som uppstår.
- Utbildning och kompetensutveckling
- Kompetenshöjande insatser: Erbjud utbildning och utvecklingsmöjligheter för projektets personal och intressenter för att stärka deras färdigheter och öka deras anställningsbarhet.
- Livslångt lärande: Främja en kultur av lärande och ständig förbättring inom projektet för att säkerställa att social hållbarhet integreras i arbetsprocesserna.
- Sociala certifieringar och standarder
- Sociala hållbarhetsstandarder: Följ riktlinjer som ISO 26000 (socialt ansvarstagande) och SA8000 (socialt ansvar i arbetslivet) för att strukturera social hållbarhetsarbete.
- Rapportering av sociala indikatorer: Mät och rapportera sociala aspekter av projektet, såsom arbetsförhållanden, säkerhetsincidenter och samhällsengagemang, för att kunna förbättra och uppnå målen.
Genom att använda dessa metoder och processer kan projekt bidra till att skapa sociala värden, förbättra livskvaliteten och främja rättvisa samhällen.
Ekonomisk hållbarhet
Ekonomisk hållbarhet i projekt innebär att säkerställa att projektet är ekonomiskt genomförbart och skapar långsiktigt värde utan att offra miljömässiga eller sociala hållbarhetsmål. Här är några metoder och processer för att främja ekonomisk hållbarhet i projekt:
- Kostnads- och resursoptimering
- Effektiv budgetplanering: Utveckla en detaljerad budget som tar hänsyn till alla kostnader under hela projektets livscykel. Inkludera reserver för oförutsedda utgifter för att hantera risker.
- Kostnadsnytta-analys (CBA): Utvärdera de ekonomiska fördelarna jämfört med kostnaderna för olika projektalternativ för att identifiera den mest kostnadseffektiva lösningen.
- Lean management: Implementera lean-metoder för att eliminera slöseri och förbättra resursanvändning, vilket kan minska kostnaderna och förbättra effektiviteten.
- Långsiktig ekonomisk planering
- Livscykelkostnadsanalys (LCC): Analysera kostnaderna för ett projekt från start till slut, inklusive underhåll och avveckling, för att få en helhetsbild av projektets långsiktiga ekonomiska påverkan.
- Investeringsbedömning: Utför grundliga investeringsanalyser för att bedöma om projektet är ekonomiskt hållbart och om det kommer att ge en god avkastning över tid.
- Ekonomisk hållbarhetsbedömning: Bedöm projektets förmåga att upprätthålla sig själv ekonomiskt, inklusive intäktsgenerering och minimering av framtida ekonomiska risker.
- Riskhantering
- Finansiell riskbedömning: Identifiera potentiella ekonomiska risker, såsom valutakursförändringar, råvarupriser eller förändringar i lagstiftning, och utveckla strategier för att hantera dessa.
- Försäkring: Skydda projektet mot oväntade ekonomiska förluster genom lämpliga försäkringslösningar.
- Avtal och upphandling: Använd flexibla avtal och välstrukturerade upphandlingsprocesser för att minimera ekonomiska risker och säkerställa att leverantörerna erbjuder rättvisa priser och villkor.
- Intäktsgenerering och värdeskapande
- Diversifierade intäktskällor: Identifiera flera sätt att generera intäkter från projektet för att öka den ekonomiska stabiliteten och minska beroendet av en enskild inkomstkälla.
- Ekonomiskt värdeskapande: Säkerställ att projektet genererar långsiktigt värde, både för organisationen och för samhället. Detta kan inkludera att skapa jobb, stimulera lokala ekonomier eller öka företagets konkurrenskraft.
- Affärsmodeller för hållbarhet: Integrera hållbara affärsmodeller som fokuserar på att skapa värde genom sociala och miljömässiga initiativ, vilket kan leda till ekonomiska fördelar på lång sikt.
- Resursdelning och samarbete
- Partnerskap och samarbete: Samarbeta med andra organisationer, myndigheter eller lokalsamhällen för att dela resurser och expertis, vilket kan minska kostnader och förbättra projektets resultat.
- Delningsekonomi: Utnyttja delningsekonomins principer genom att dela resurser, utrustning eller faciliteter med andra projekt eller organisationer för att minska investeringskostnader.
- Konsortium och gemensamma projekt: Skapa konsortium med andra aktörer för att dela på kostnader och risker, särskilt för stora och komplexa projekt.
- Kontinuerlig övervakning och ekonomisk rapportering
- Budgetuppföljning: Regelbundet övervaka och justera budgeten baserat på faktisk prestanda och förändringar i projektets ekonomiska förutsättningar.
- Ekonomisk rapportering: Upprätthåll regelbunden rapportering av projektets ekonomiska status för att identifiera avvikelser tidigt och kunna vidta åtgärder för att hålla projektet på rätt spår.
- Prestandaindikatorer: Använd ekonomiska nyckeltal (KPI) för att mäta projektets framsteg i förhållande till budget och ekonomiska mål.
- Hållbar upphandling och leverantörshantering
- Kostnadseffektiv upphandling: Välj leverantörer som erbjuder hög kvalitet till rätt pris, och ta hänsyn till totalkostnaden för produkten eller tjänsten, inklusive underhåll och drift.
- Etisk och hållbar leverantörskedja: Säkerställ att leverantörerna följer sociala och miljömässiga hållbarhetsstandarder, vilket kan minska ekonomiska risker kopplade till oetiskt beteende eller negativ miljöpåverkan.
- Lokal upphandling: Om möjligt, köp produkter och tjänster från lokala leverantörer för att stödja den lokala ekonomin och minska kostnaderna för transporter.
Genom att implementera dessa metoder och processer kan projekt uppnå ekonomisk hållbarhet och samtidigt främja sociala och miljömässiga mål. Detta hjälper till att skapa långsiktigt värde och säkrar projektets ekonomiska genomförbarhet.
Från kreativ lek till effektiv projektledning
-Så kan generativ AI som ”ChatGPT & Google Gemini” stödja projektledares vardag
Till dig som, precis som jag, trevar, är nyfiken men kanske inte riktigt har kommit ur startblocken.
Du kanske har utforskat ChatGPT i ett lättsamt sammanhang – kanske har du bett om hjälp att skriva en rolig dikt till en kär vän, fått inspiration till ett middagstal, eller till och med fått hjälp med julklappsrim. Det är lekfullt och roligt, men det är bara början!
Men vad händer om vi tar det ett steg längre och börjar utnyttja dess kraft i arbetslivet? För oss projektledare finns det stora möjligheter att effektivisera och förbättra vårt arbete genom att använda denna teknik. Generativ AI kan fungera som en flexibel och mångsidig assistent som hjälper till med allt från vardagliga uppgifter till strategisk planering.
Hur kan vi som projektledare dra nytta av generativ AI?
Jag har själv börjat utforska detta genom att läsa artiklar, följa poddar och prova mig fram. Här är några konkreta idéer på hur vi kan använda AI till vår fördel. Kanske hittar du något som passar dig?
1. Idégenerering och Problemformulering
I den tidiga projektfasen kan det vara svårt att hitta den bästa angreppsvinkeln eller att formulera tydliga problemställningar. Här kan generativ AI vara en game changer. Med hjälp av AI kan du brainstorma idéer, identifiera viktiga utmaningar och strukturera dina tankar. AI kan ge nya perspektiv som annars kanske hade missats – nästan som en extra kollega i rummet som alltid har ett nytt, oväntat förslag.
Tips: Prova att mata AI med frågan: "Vilka möjliga problem kan uppstå i ett projekt som syftar till att implementera [din idé här]?" Du kanske blir förvånad över hur många olika vinklar du får.
2. Riskanalys – Sammanfatta risker innan riskvärdering
I en workshop riskbedömning kan AI hjälpa till att ta fram en sammanfattning över de listade riskerna vilket effektiviserar efterföljande riskvärdering och en mer effektiv värdering av sannolikhet och konsekvens.
3. Mötesförberedelser och Sammanfattningar
Möten är ofta en stor del av vår vardag, och att förbereda dem kan ta mycket tid. Generativ AI kan hjälpa till med att utarbeta agendor, ge förslag på punkter att diskutera och till och med sammanfatta tidigare möten. Detta frigör tid för oss att fokusera på innehållet och det strategiska arbetet istället för på de administrativa detaljerna. Testa gärna funktion Transkription i MS Teams och be om en sammanfattning.
Tips: Låt AI hjälpa dig att skapa en mötesagenda genom att mata in punkter du tänkt diskutera. Resultatet blir en klar och tydlig struktur som säkerställer att inget viktigt missas.
4. Skapa Kommunikationsmaterial
En stor del av en projektledares ansvar ligger i kommunikation – med teammedlemmar, intressenter och kunder. Generativ AI kan hjälpa till att skapa tydliga och engagerande e-postutkast, sammanfattningar eller rapporter. Låt AI göra grovjobbet och skapa en första version. Då får du mer tid till att finslipa och anpassa budskapet.
Tips: Om du ofta skickar liknande e-postmeddelanden, be AI skapa en mall baserad på din stil. Det sparar massor av tid i längden och ger ett enhetligt intryck.
Från Inspiration till Handling
Att börja använda generativ AI i arbetslivet handlar om att vi vågar experimentera och ta tillvara på de möjligheter tekniken erbjuder. Från att vara en kreativ assistent som skriver dikter och middagstal kan AI bli en pålitlig samarbetspartner i projektledningens alla faser – potentialen är enorm.
Som ChatGPT själv formulerar det: ”Den som vågar ta steget och integrera AI i sitt arbetsflöde kommer snabbt att upptäcka att det inte bara är ett sätt att spara tid utan också att höja kvaliteten på sitt arbete”
Genom att använda generativ AI kan vi projektledare inte bara effektivisera vardagliga uppgifter utan även frigöra mer tid till vår viktigaste arbetsuppgift; att utöva ledarskap, skapa värde och driva projekt framåt på ett inspirerat sätt.
Min utmaning till dig: Var inte rädd för att testa. Nästa gång du står inför en komplicerad uppgift eller känner dig fast, öppna en AI-chat och se om den kan hjälpa till. Du har inget att förlora och kanske en helt ny arbetspartner att vinna.
Passar på att tipsa om den lärorika och intressanta PROJEKTLEDARPODDEN https://projektledarpodden.se/ och tackar Mattias Ejbe för inspirationen i såväl poddavsnitt som artiklar
//Tomas Domberg
Projektledare Certifierad IPMA Nivå B