Sommarhälsning 2021
Värmen och sommaren är här och semestertider närmar sig. Vi vill ta tillfället i akt och tacka alla våra medlemmar, kandidater, kunder och partners för ett fint samarbete, det är ni som gör Projektforum så Tack! Det gångna året har varit en utmanande och utvecklande tid där vi lärt oss att mötas i en digital värld och där lösningar och ständiga förbättringar stått i fokus. Tillsammans med er har vi kunnat fortsätta att göra det vi brinner för; att verka för ett bättre projektsverige!
Vi jobbar på ett par veckor till och håller därefter semesterstängt v.28-31.
För Dig som är nyfiken på certifiering eller redan är i en certifieringsprocess kan ni under denna tid nå oss på certifiering@projektforum.se.
Även om vi ser fram emot sommar, sol och lata dagar kan vi inte låta bli att blicka framåt, mot en spännande höst här på Projektforum. Om du vill engagera dig i föreningen, kanske som föredragshållare eller nätverksledare, tveka inte att höra av dig till oss.
Med det sagt vill vi önska er alla en riktigt härlig sommar!
// Emely & Andréa
Grattis Jörgen - vinnaren av årets DDP Stipendium!
Ett 40-tal nominerades och ur dessa valde juryn ut två finalister till stipendiet. Under ett digitalt event Donald Davies Insights Webinar 2021, arrangerat av Donald Davies & Partners, utsågs vinnaren Jörgen Wiklander och hans projekt: Ett ökat intresse för produkter inom bl.a. grön vätgas har medfört nya krav på produktionsmetoder och kapacitet hos Permascand.
Juryns motivering:
Vinnaren av Donald Davies Stipendium 2021 har lett ett industriföretag igenom ett omfattande automatiseringsprojekt med betydande kapacitetsökningar och kostnadsreduceringar som följd. Med stor kunskap, ett kommunikativt och förtroendeskapande ledarskap – och en unik och osviklig målmedvetenhet – har vinnaren lyckats överbrygga hinder där många andra skulle ha stannat.
Grattis Jörgen, hur känns det att vinna Donald Davies Stipendium?
– Det känns fantastiskt, jag är mycket överraskad. Till att börja med var det en stor ära att bli nominerad och att bli uppmärksammad på det sättet. Sen är det ju aldrig så att det är en enskild person som ligger bakom ett projekts framgång, utan alla inblandade. Jag har jobbat på Permascand i över 20 år och i takt med att projektmiljön har expanderat har det bara blivit roligare att arbeta med projekten.
Om Donald Davies Stipendium
Till minne av projektledarpionjären Donald Davies, delas årligen Donald Davies Stipendium ut till en projektledare som gjort en extraordinär insats för att ro ett till synes omöjligt, omfattande eller på annat sätt komplext projekt i hamn. Stipendiet, som är öppet för alla som är verksamma inom Sverige, är till ett värde om 50 000 kr till utbildning eller certifiering.
Nomineringsperioden till Donald Davies Stipendium 2022 öppnar hösten 2021. Läs mer på ddp.se/stipendium
Läs hela intervjun:
Kvinnor mest rustade för distansledarskap
Det har nu gått mer än ett år sedan de första rekommendationerna om distansarbete. I en rapport ”Wes Insights 2021 kartlägger chefsrekryteringsbolaget Wes hur svenska ledare ser på framtidens arbetsliv och hur de upplevt transformationen av arbetssätt som pandemin inneburit. 700 chefer och ledare inom svenskt näringsliv och offentlig sektor har deltagit i undersökningen genomförd av analysbolaget Rasmussen Analys i november 2020.
Resultaten pekar bland annat på att kvinnor klarat distansledarskap bättre än män och att mångfald i organisationen verkar stärka förmågan att hantera samhällskriser.
Före pandemin arbetade chefer 1,1 dagar på distans, nu arbetar chefer i genomsnitt 3,65 dagar i veckan på distans, en markant ökning. De tillfrågade cheferna i undersökningen upplever att man genom distansarbete förlorar en social och levande arbetskultur, innovation och kreativitet samt att det blir svårare att upptäcka när medarbetare mår dåligt.
Vinsten däremot är större balans mellan arbete och privatliv, tid för viktiga arbetsuppgifter samt att man upprätthåller en balanserad möteskultur. Det är betydligt fler kvinnor än män som ser fördelarna med distansledarskap, samt fler män än kvinnor som pekar på nackdelarna, vilket tyder på att kvinnor är bättre rustade för att leda på distans.
- Rapporten visar att kvinnor briljerar i distansledarskap, vilket kan bero på att kvinnor har en ledarstil som lämpar sig bra på distans och att de värdesätter balans mellan arbete och privatliv högre än män, säger Liv Gorosch, vd på Wes.
Topp 10 egenskaperna för ett bra distansledarskap enligt cheferna själva:
- Strukturerad/genomtänkt
- Rak i kommunikationen
- Lyhörd
- Coachande
- Inspirerande/peppande
- Stöttande/empatisk
- Resultatorienterad
- Förtroendeingivande
- Uppmuntrande
- Uppgiftsorienterad
Missa inte Project Management Talks 29 juni
Project Management Talks 29 juni – Sommarwebinar!
Svenskt Projektforum bjuder in erfarna yrkesverksamma från olika branscher, statliga och icke-statliga organisationer att bli våra talare och dela sina erfarenheter, utmaningar och lösningar på problem som vi alla står inför för idag och kan förvänta oss i morgon – och detta sker digitalt. Vill du dela ett spännande projekt, prata om framtiden eller ge konkreta tips och tricks eller vill du och din organisation vara medarrangör? Kontakta emely.ekdahl@projektforum.se
Tisdagen den 29 juni (9.00-10.00): Är digitalisering och agile en genväg till projektmognad?
Under 40 minuter går vi igenom Projektmognadsmodellen CMMI och hur modellen direkt hjälper mindre erfarna projektledare att få grepp om alla aspekter av sitt projekt och en ökad säkerhet i att redovisa projektet för sin ledning. Läs mer och anmäl dig här>
Arrangör:
"Agil projektledning" - Vinnare Årets Projektledarbok!
Sedan 2008 utser Svenskt Projektforum Årets Projektledarbok. Boken ska vara skriven av en svensk författare, Vi är en jury på åtta ledamöter som granskar den litteratur som ges ut under ett år och som berör projektvärlden. Det betyder att det inte bara är böcker om projektledning utan vi bedömer även böcker som kan ha relevans för en projektledare, exempelvis kommunikation och ledarskap.
2020 kom det ut 10 böcker som var med i vår bedömning. Var och en i juryn väljer ut de tre som hon eller han tycker är det bästa och den listan mailas sedan till ordföranden som sammanställer alla röster. De tre böcker som – totalt sett – har fått flest röster går till en slutomgång.
Normalår träffas då juryn och diskuterar på plats vilken av dessa tre som ska vinna. Vissa år har vi haft ”långa och vilda” diskussioner om vilken bok som borde vinna medan vissa år har det varit mycket enkelt att utse vinnaren. 2020 och 2021 års vinnare har dock utsetts genom digitala möten.
Segraren 2021 blev Tomas Gustavsson för sin bok Agil projektledning med följande motivering:
Tomas Gustavsson har förmågan att på ett enkelt och tydligt sätt beskriva det ”agila tänket”. Han ger många konkreta exempel på hur man kan/ska jobba agilt. Redan på första sidan betonar han att ”Det är inte den här boken som kommer göra dig till en agil projektledare”. Det gör han därför att han menar att man måste praktisera teorierna i boken i verkligheten för att kunna lyckas.
Tomas bok innehåller en tydlig röd tråd från början till slutet av ett agilt projekt, ett projekt där han beskriver alla delar: roller och aktiviteter som måste till men även nödvändiga dokument (även om man ska minimera dessa).
Boken rekommenderas varmt till såväl nybörjare som mer erfarna projektledare som vill lära sig och förstå vad det innebär att arbeta agilt. Och det gör han med bravur.
Tomas vann priset första gången det delades ut (2008).
Tomas Gustavsson
Har du som medlem förslag på någon bok som du tycker ska vara med i bedömningen för 2022, hör av er till undertecknad. Böckerna ska vara utgivna under 2021.
För juryn för Årets projektledarbok
Johan Hydén, PMP, FAPM, IPMA D
Ordförande Årets Projektledarbok
Tidigare ordförande i Svenskt Projektforum
Undersökning om hemarbete: Flexibelt arbete är det nya normala
Under hösten 2020 tillfråga Netigate 1500 svenskar om hemarbete under Coronakrisen. Målet med undersökningen har varit att hjälpa svenska företag och chefer att lättare hantera denna situation, när många vill och vissa fall måste fortsätta att arbeta hemifrån.
Några av slutsatserna i undersökningen:
- Ca 1 miljon svenskar kommer att fortsätta jobba hemifrån även efter smittspridningen upphört. Även om alla inte gör det hela tiden
- 67% som svarat på undersökningen trivs med att arbeta hemifrån samtidigt som 81% uppger att de nått sina affärsmål.
- Undersökningen visar att ålder har inget samband med om man kan leda sitt arbete hemifrån eller inte. Alla åldrar kan hantera sitt arbete hemifrån.
- Undersökningen visar att vi arbetar hemifrån när vi vill fokusera och koncentrera oss. De dagar när vi vill och behöver ha kontakt med kollegorna kommer vi till det öppna kontorslandskapet där flödet är helt fritt.
Så rustar du dig inför framtiden
1. Säg upp ”döda kostnader” så som lokaler som inte utnyttjas. Personer kommer sitta hemifrån i allt högre grad, även efter smittspridningen upphört om ditt företag tillåter det.
2. Extroverta personer klarar arbetet hemifrån bättre. Se till att dina introverta medarbetare får det stöd de behöver. Nå ut till dem oftare.
3. Ålder har inget med effektivitet att göra, däremot har tid i bolaget en avgörande roll om man kan arbeta hemifrån eller inte. Om du har nyanställt kommer dina nya medarbetare gynnas av att arbete från ordinarie arbetsplats.
4. Fokusera på resultat och kvalitet i arbete, var det utförs är inte så viktigt.
Läs hela artikeln här> , där du också kan ladda ned undersökningen.
3 vanliga ursäkter inte skapa en projektplan
-”Behöver jag en projektplan?” Med största sannolikhet är svaret på den frågan ja, det gör du. Men så kommer ursäkterna, och det dröjer inte länge innan vi har övertygat oss själva om varför en projektplan sätter käppar i hjulet för hur vi hanterar vår tid och kommande förändringar i projektet.
Men låt oss backa bandet en sekund, och kom ihåg: projektplanen är din vän, inte din fiende! Projektplanering är en process där man fastställer omfattningen och definierar projektmålen, samt hur dessa ska kunna uppnås på ett framgångsrikt sätt. Det är en av de viktigaste delarna inom projektledning. Ur denna process kommer projektplanen, ett dokument som innehåller projektets omfattning och projektmål. Projektplanen brukar oftast presenteras i form av GANTT-schema för att underlätta kommunikationen med samtliga intressenter.
Varför projektplanen är så viktig?
Det säger sig självt att ett strukturerat ramverk för ett projekt har många fördelar, men de tas ofta för givna. Här är några av dem:
• Konkretiserar projektet innan alla deltagare börjar arbeta med de olika momenten.
• Möter vanliga formella krav, till exempel att få godkännande på leveranstider, budget och så vidare.
• Sparar tid längre fram i projektet genom att försäkra dig om arbetarnas tillgänglighet, att inköp ryms i budgeten och att det finns samsyn gällande de förväntade resultaten.
• Blir ett tydligt förhållningssätt som underlättar snabba beslut, men som samtidigt ger variation vid förändring från till exempel experter.
• Gör arbetsprocessen tydligare: Vad ska göras? Vad har gjorts? Vem gör vad och hur och när? Du får även en tydlig bild om verkligheten skiljer sig från projektplanen och kan göra nödvändiga åtgärder utefter dessa.
Det låter ju toppen, och så till invändningarna:
1 ”En projektplan tar bara massor av tid, jag klarar mig utan”.
Upplever du att en projektplan är tidskrävande och hindrar dig från att disponera din tid som du vill? Kom ihåg att en projektplan gör att du kan arbeta mer effektivt jämfört med arbete utan en projektplan. Hur lång tid tar det då att skapa en projektplan? Det beror på hur omfattande projektet är, hur många deltagarna är och hur lång tidsåtgången är.
Gör så här: Studera ett liknande projekt. Då kan du beräkna ungefär hur lång tid varje del av projektet kommer att ta. Och om tidigare liknande projekt redan gjorts inom er organisation finns det inga ursäkter - studera projektschemana och lär dig av likheterna och skillnaderna.
2 ”Vad händer om något behöver ändras i projektet?”
Förändring är många gånger den enda konstanten i ett projekt. Och i vissa projekt sker förändringar varje dag. Så varför skapa en plan när så mycket kan förändras? Det är viktigt att komma ihåg att projektplanens syfte inte är att begränsa, utan att underlätta projektet. Därför går det att göra ändringar, stora som små, i projektplanen. Dessa behövs förvisso godkännas av samtliga parter, vilket kan ses det är ett skydd “mot förhastade beslut”. Efter den nya ändrade projektplanen är godkänd är det den som gäller som standard, inte den gamla. När något behövs ses över är det även enkelt att använda projektplanen för att gå tillbaka och se vad som ursprungligen var planen, något som kan vara svårt när man gör många ändringar utan en plan.
3 ”Att skapa en projektplan innebär för mycket arbete och är krångligt”
No man is an island! Involvera så många deltagare som möjligt i processen att skapa en projektplan. Du behöver deras idéer för att lokalisera och fastställa vad som ska göras. Oftast vet varje projektdeltagare hur mycket tid just deras specifika del tar, vilket ger dig som projektledare värdefull information till projektschemat.
Gör så här: Arrangera möten i små grupper och använd workshops, intervjuer eller undersökningar. Skriv ner alla idéer och gör det möjligt för samtliga i gruppen att anteckna. Gör det enklare för alla att vara involverade genom att använda ett samarbetsverktyg, som alla har tillgång till vid skapandet av projektplanen. Se sedan till att spara ner projektplanen, dela den med deltagare och ge rätt behörighet till olika personer.
Källa: Webforum
Insight Webinar 9 juni
Välkommen till ett webinar om framgångsfaktorer inom projektledning – och utdelning av Donald Davies Stipendium 2021!
Den 9 juni, kl 9-10, bjuder vi in projektledare, förändringsledare, PMOs och dig som arbetar inom ett projekt, till ett live-streamat webinar från Uppsala. Vi bjuder på en föreläsning om konstanta värden och framgångsfaktorer inom projektledning och spännande trender inom projekt. Tillsammans med Svenskt Projektforum delar vi även ut Donald Davies Stipendium 2021 – som tilldelas en projektledare som gjort det omöjliga möjligt i ett ofattande projekt!
NÄR: Onsdag 9 juni, kl 9.00 - 10.00
VAR: Zoom (länk mailas ut dagen innan)
ANMÄLAN: Gör din registrering här >
MORGONENS PROGRAM
08.50 Zoomlänken öppen
09.00 Trender inom projekt, Per Eltell, vd, Donald Davies & Partners inleder
09.10 Konstanta värden och framgångsfaktorer att ta fasta på inom projektledning – trots en föränderlig värld! Lars-Erik Sjöstrand, partner & projektledare Donald Davies och Partners
09.30 Donald Davies Stipendium 2021 - Juryns ordförande Anders Wrebo och Svensk Projektforum, presenterar årets finalister och årets vinnare utses.
09.50 Avslutning och fortsatt diskussion för dig som har möjlighet att stanna en stund.
Tips! Webinar - Projektmisstag och lösningar 25/5
- Webinar -
Kostnadsfritt event med Mattias Ejbe, Certifierad IPMA B och programledare för projektledarpodden
Nätverkande, övningar och diskussioner kring återkommande problem i projekt och hur vi bäst kan lösa dem.
Den 25/5 9.00-10.30
Läs mer och boka din plats här>