Vi behöver bra förebilder
I Mats Engwalls doktorsavhandling i projektledning från 1995, (KTH) Jakten på det effektiva projektet är det många som söker efter förebilder att inspireras och dra lärdom av. Det kan vara goda exempel på skickligaprojektledare som, trots omgivningens omständigheter och projektets komplexitet, lyckats leda projektet i mål. Det kan också vara goda exempel på projekt som uppfattas som lyckade av de medverkande och omgivande aktörerna.
För att lyfta fram goda exempel på skickliga projektledare utser Svenska Projekt-Akademien sedan 1995 Årets Projektledare utifrån en bedömning av ledarskapets utförande, resultatet av genomförd verksamhet, projektets omfattning och komplexitet samt nytänkande i projektarbetet. De senaste årens vinnare är: Maria Forss (2012), Marie Reinicke, projektledare av World Scout Jamboree (2011),Björn Helander, projektledare för projekt Havsörn (2010) och Kaj Ahlbom, projektledare i delprojektet ”Forsmark - Platsen förslutförvaring av använt kärnbränsle” (2009). Syftet med utmärkelsen Årets Projektledare är att främja utvecklingen och tillämpningen av projektarbetsformen.
För att lyfta fram goda exempel på lyckadebyggprojekt utser en jury sedan 2006 Stora Samhällsbyggarpriset utifrån en helhetsbedömning av process och produktkvalitet. Bedömningskriterier för produktkvalitet är samhällsnytta, arkitektur, teknik och hållbarhet medan bedömningskriterier för processen är samverkan, förnyelse och effektivitet. De senaste årens vinnare är: Messingehuset i Upplands Väsby (2012), Citytunneln i Malmö (2011), bostadsprojektet Limnologen i Växjö (2010) och Hus Vänern (2009). Syftet med utmärkelsen Stora Samhällsbyggarpriset är att breddasynen från att bara bygga, till att leda projekt som skapar samhälleliga värden.
Förebilder är bra. De kan visa på sådant som fungerar och sådant som inte fungerar och på så sätt bidra till utvecklingen av individers förmåga att leda projekt och förutsättningarna att genomföra lyckade projekt. Förebilder är speciellt bra när de ligger nära den aktuella situationen. Eftersom projekt är olika behöver sätten att leda dem också vara olika. Ett skickligt projektledarskap förutsätter alltså en situationsanpassning vilket betyder att man inte rakt av kan imitera en skicklig projektledare, utan man behöver kunna översätta lärdomen till en tillämpning i den egna situationen.
En slutsats av detta är att den tillämpbara lärdomen ibland finns närmare än man tror. Istället för att söka lyckan lång borta i andra branscher i jakten på det effektiva projektet, kan det vara läge att stanna upp en stund och fråga kollegan: Hur gjorde du?
av Tina Karbom Gustavsson, Universitetslektor och docent, institutionen för fastigheter och byggande, KTH.
Testa din organisations projektförmåga
I dag utgörs cirka 25 procent av världens BNP av projektrelaterad verksamhet. Omsatt till svenska förhållanden skulle det motsvara cirka 900 miljarder kronor årligen. Projektledning borde därför ses som en nyckelkompetens då projektens effektivitet kan vara avgörande för en verksamhets framgång och konkurrenskraft.
För att behålla eller förstärka sin position inom det område man är verksam bör projektverksamheten kontinuerligt ses över och utvecklas. Det borde vara lika naturligt att effektivisera projektprocesser, etableraprojektkontor eller anställa en ansvarig för projektportföljen som att rationalisera faktureringsprocesser, byta ekonomisystem eller anställa en controller.
Att införa ett projektorienterat arbetssätt påverkarhela verksamheten. Projekt och linjeverksamhet konkurrerar om samma resurser och kräver lika stor uppmärksamhet av ledningen för att fungera effektivt. Med portföljhantering och programstyrning går det att hålla ordning och bli bättre på att prioritera projekt utifrån verksamhetens övergripande mål och strategier. Men det räcker inte, projektens effektmål behöver ägare, det vill säga någon som tar ansvar för att nyttan realiseras i verksamheten.
Annars är det lätt hänt att projekt genomförs i onödan och resurser som kunde använts bättre slösas bort. Detta är en av flera orsaker till att det är så viktigt att utveckla projektmognaden. Trots att många organisationer investerar i att utveckla projektverksamheten, blir tyvärr nyttan blygsam. Det saknas uppenbarligen kunskap om vilka insatser som ger bäst effekt. 2012 genomfördes en nationell mätning av 140 svenska företag och organisationer. Resultatet blev med några få undantag ganska nedslående. Nu gör vi om samma mätning för att se om det skett några förändringar. Det är fritt för vem som helst att delta och testa sin organisations projektförmåga.
Utan kunskap är det svårt att agera. Med kunskap är det svårt att låta bli. Därför har vi skapat ett nationellt nyckeltal med syfte användas som referens när man vill mäta och jämföra sin organisations projektförmåga gentemot andras. Mättalet redovisas årligen både branschvis och per projekttyp.
Bo Tonnquist, Baseline Management AB
författare, konsult och föreläsare.
Använd projektbudgeten för att skapa ett bättre projektteam
Freddie Larsson:
Projektformen är världens vanligaste arbetsform vid förändring och ”boxade” leveranser. När det krävs extra fokus, noggrannhet och när riskerna är höga är projektformen den härskande arbetsmetoden. Trots vår förkärlek till projektformen och höga kompetens misslyckas förvånansvärt många projekt. Själv lever jag i IT-branschen och inom IT är vi kända för att misslyckas med våra projekt. Det finns siffror på att upp till 80 % av IT-projekten misslyckas på det ena eller andra sättet.
För att öka förståelsen i ett projekt bör man låta projektdeltagarna vara med tidigt i budgetprocessen. Projektbudgeten är ett av de viktigare verktygen i ett framgångsrikt projekt, menar Freddie Larsson på Olingo.
Använd projektbudgeten som ett verktyg
Vad krävs för att lyckas med projekt är den ständigt återkommande frågan? Och det finns hyllmeter skrivet om just detta. För det mesta brukar svaret låta något i stil med: Tydliga ramar och ett tydligt mål. Effekt och projektmål måste vara SMARTa och väldefinierade. Vi måste ha ledningens och sponsorernas aktiva och synliga stöd. Aktiviteter måste vara konkreta, väl förankrade och prioriterade. Rätt resurser måste allokeras och ägarskapet av dessa måste vara tydliga.
Men, vad många glömmer är projektbudgeten, och då talar jag inte om projektbudgeten som ett ekonomiskt ramverk och de monetära resurserna utan som verktyg för att nå inspiration, samsyn, förståelse och kontroll. Projektbudgeten är ett underskattat och fantastiskt bra verktyg när du vill skapa gemenskap, delaktighet och samsyn. Själva arbetet med att ta fram budgeten, budgetprocessen, är viktigare än själva resultatet.
Budgetprocessen leder till nya erfarenheter.
Under processen samlar man in data och information från olika delar i verksamheten och projektomgivningen. Data som sedan används i projektdiskussioner och beslut. Diskussioner som bör utgå ifrån tidigare genomförda projekt och samlade erfarenheter.
Budgetarbetet skapar gemenskap
På ett eller annat sätt bör så många som möjligt som har ett engagemang i projektet vara med i budgetarbetet. Något som många intressenter och deltagare vill, men sällan får chansen till. Budgetarbetet skapar också en tidig förankring av beslut och mål samt en samsyn på hur projektet är uppbyggt och ska drivas. Att budgetprocessen skapar gemenskap är tämligen logiskt.
Har deltagarna fått vara med att diskutera och komma med idéer på hur projektet ska drivas och hur resurser ska användas, skapas det inte bara en viktig projektvetskap utan även ett personligt ansvar och ett incitament för att uppnå vad som har bestämts. Underskatta därför inte budgetprocessen som ett av de viktigare verktygen i jakten på framgångsrika projekt.
Freddie Larsson, regionchef och författare.
Olingo Consulting AB, konsulttjänster och utbildningar inom ITIL & Service Management