Podtips – Meet the Leader
Intervjuer med personer som fattar de stora besluten, vilka lärdomar de har lärt sig på vägen upp och vilka vanor de inte kan vara utan.
Exempel på innehåll:
12 ledare delar med sig av vad de ska prioritera 2024. De svarar på frågor som: Var ser du dig själv och ditt team om ett år? Vilka effekter kommer små beslut nu att få om 5 till 10 år? I det här specialavsnittet av Meet The Leader delade chefer för toppföretag, civilsamhällesorganisationer och ideella organisationer med sig av vad ledare bör prioritera i år. De delar med sig av frågor att ställa till dig själv, hur du sätter upp dina mål, sätt att bättre stötta ditt team, vilka risker du bör hålla på din radar och hur du kan bygga upp din vision.
Du hittar över 100 avsnitt här: https://www.weforum.org/podcasts/meet-the-leader/
Nätverk Portföljstyrning
Portföljen kan vara ett verktyg för strategisk styrning eller bara representera ett ansvarsområde. Ett vanligt problem är oklara ansvar mellan portföljägaren, affärsområdet, linjeorganisationen och teamet vid agil styrning. Oklarheter här resulterar vanligen i brist på styrning och med det följer dåligt resursutnyttjande och onödigt låg produktivitet. Vi kommer undersöka hur strategisk OKR kan kopplas till initiativen med sitt respektive OKR oavsett om initiativen kallas projekt eller värdeström.
Välkommen att delta i nätverksträffen där vi undersöker och hittar svar på ovanstående frågeställningar.
Uppsatspriset 2024: Finalister
I Svenska ProjektAkademiens årliga uppsatstävling har inför 2024 års pris inkommit 13 uppsatser från fyra olika lärosäten. Det gör tävlingsjuryns arbete spännande och lärorikt, men också svårt då uppsatserna samtliga är av hög kvalitet.
Juryn har dock enats om att välja ut två av uppsatserna till en finalomgång, där de läses och värderas av både forskningsutskottets ledamöter och ytterligare andra akademiledamöter. Vinnaren presenteras vid Akademiens årssammankomst. De uppsatser det handlar om är de följande, utan någon inbördes ordning:
Oskar Aazar och Simon Gamdrup, Kungl Tekniska Högskolan
Projektledningsinformationsystem (PMIS) har en avgörande roll för att främja projektslutresultat. Trots detta har det ägnats väldigt lite uppmärksamhet åt betydelsen av att samtidigt tillämpa flera olika PMIS inom en organisation. I uppsatsen redovisas en fallstudie av ett stort tillverkningsföretag. Resultaten av studien påvisar att närvaron av flera PMIS inom organisationen ledde till ett flertal utmaningar, såsom inkonsekvent data, dubbelarbete, negativ påverkan på användarupplevelsen och svårigheter att hantera komplexiteten av PMIS-systemen.
Sofie Bostedt, Handelshögskolan vid Karlstad Universitet.
Syftet med denna studie var att öka kunskapen beträffande organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete i offentlig projektmiljö. Det har skett genom att undersöka uppfattningar och erfarenheter hos chefer med arbetsmiljöansvar för medarbetare som arbetar i projekt. Studiens viktigaste resultat är att förmedla en sammanställning av vilka framgångsfaktorer och utmaningar samt vilken utvecklingspotential som kan finnas i fråga om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön i den offentliga projektmiljön utifrån chefernas beskrivningar.
Källa: Uppsatspriset 2024: Finalister – Projektakademien
GRATTIS alla IPMA Certifierade!
Det är dags att återigen skicka gratulationer till dem som klarat sin IPMA Certifiering!
Projektledningens nyckel till framgång
Vad är nyckeln till framgång för att lyckas med stora och komplexa projekt? Ja den frågan är verkligen berättigad att ställa eftersom dessa typer av projekt alltför ofta kraftigt avviker från de planer och underlag som de beslutades utifrån. Det ligger förstås i sakens natur att risker i stora/komplexa projekt är svåra att i förväg överblicka och ta höjd för. Samtidigt är just riskhantering ett etablerat verktyg och metod för att klara just detta, det vill säga att hantera effekten av större osäkerheter. Så svaren man får på frågan om vad som är nyckeln till framgång varierar beroende på vem du frågar och hur du frågar.
Men om man först delar upp projektledarattributen eller projektledning i hårda respektive mjuka faktorer, och sedan ställer frågan så kommer de mjuka faktorerna att framträda som avgörande när man frågar. Med hårda faktorer avses saker som system, processer och metoder, medan de mjuka faktorerna inkluderar saker som ledarskap, attityd och beteende. De förstnämnda är klassiska projektledarkomponenter som alla alltid pratar om, sätter på pränt, tar på största allvar och använder sig av. De är ofta även framträdande i upphandlingsunderlag och relativt enkla att kvantifiera eller kvalificera. De är självklart även viktiga och något som alla projektledare skall kunna och behärska, en hygienfaktor kan man säga. Just därför är de hårda faktorerna inte avgörande eller nyckeln till framgång – alla projektledare av rang kan hantera dem.
Nej, istället är det de mjuka faktorerna som vi av någon outgrundlig anledning verkar att ta för givna som visar sig vara avgörande i de flesta fall. Ledarskap, attityd och beteenden är exempel på attribut som är mycket svårare att kvantifiera eller kvalificera än de hårda faktorerna och det kanske upplevs ”känsligt” att värdera och prata om, men det går. När ett större projekt initieras, planeras och genomförs så måste vi alla bli bättre på att förstå och beakta vikten av de mjuka faktorerna, t.ex. genom att ställa krav på projektledarcertifiering (där mjuka faktorer ingår), genomföra för ändamålet väl avvägda intervjuer och referenstagningar, samt löpande följa upp dessa mjuka faktorer under projektets gång.
Ledaregenskaper levererar projekt, inte metoder och system.
Författare Anders Södergren
Möt en IPMA Certifierad!
I vår serie ”Möt en IPMA Certifierad” delar vi med oss av kortare intervjuer med personer som genomfört en IPMA certifiering. Genom deras reflektioner får vi ta del av lärdomar samt läsa om aktuella projekt runt om i landet.
I månadens nyhetsbrev presenterar vi Susanne Hagberg, IPMA Certifierad Senior Projektledare Nivå B. Susanne började som konsult hos Frontit förra året och har nästan hela sitt yrkesliv jobbat med utveckling i olika roller. Innan dess drev hon större förflyttningar som senior projektledare med mycket verksamhet- och IT-förändringar och hållbarhet. Susanne har i sina projekt haft stor frihet att driva förändringar på det sätt hon ansåg vara framgångsrikt, bland annat genom hög involvering av verksamheten, med agila metoder och innovationsmetoder samt med ett stort fokus på hållbarhet.
Vad har du för spännande uppdrag just nu?
Just nu driver jag ett projekt hos en högskola inom HR där vi byter ett lönesystem samt inför ett schemaläggnings- och bemanningssystem, vilket är ett område jag har lång erfarenhet av. Jag blir alltid engagerad av mina uppdrag och mitt drömuppdrag finns inom hållbarhetsområdet!
Varför valde du att certifiera dig?
Jag har lång erfarenhet som projekt- och programledare och vill fokusera på att fördjupa mig i och få en objektiv värdering av mig som senior projektledare. Nu fanns det äntligen ett tillfälle att göra detta så jag tog den!
Vad fick dig att välja IPMA?
Det är en certifiering som är mer gedigen än andra. Jag värderas ur flera olika perspektiv, min projektkunskap, mina ledarskapsförmågor, och hur jag drivit komplexa projekt och hanterat utmaningar på vägen.
Vad har certifieringen inneburit för dig?
Jag fick tillfälle att reflektera över mitt ledarskap tillsammans med andra personer som jag har jobbat med, vilket gav mig nya insikter om mina styrkor och utvecklingspotentialer. Det gav mig också en trygghet i min kompetens. Är det något jag kommer ta med mig framåt så är det assessorernas slutord: ”Du är bred och djup i din kompetens – tvivla aldrig på den!”
Kompetenser som krävs för att framgångsrikt leda projekt, program och portföljer
Individual Competence Baseline (sv översättningen Individuell Kompetensmodell i projekt, program och portföljledning hittar du här) är IPMAs globala standard för kompetens i projekt. Standarden, varpå IPMA certifieringen vilar, definierar kompetens utifrån tre områden; Perspective, People och Practice. People-området är unikt för IPMA och består av de personliga och sociala kompetenserna som krävs för att framgångsrikt leda ett projekt, program eller portfölj. Här nedan följer definitionen av tre av de tio kompetenselement som utgör People-området; Ledarskap, Teamwork och Konflikt & Kris.
Ledarskap
“Ledarskap handlar om att peka ut riktningen och ge vägledning för individer och grupper. Man behöver kunna välja och använda olika ledarstilar i olika situationer. Utöver att visa ledarskap för sitt team måste individen betraktas som en ledare när han eller hon representerar projektet för den högre ledningen och andra intressenter.”
Teamwork
“Teamwork handlar om att samla människor för att förverkliga ett gemensamt mål. Team är grupper av människor som samarbetar för att nå specifika mål. Projektteamet brukar bestå av specialister inom olika discipliner som arbetar tillsammans för att uppnå komplexa resultat. Teamwork handlar om att skapa ett produktivt team genom att utforma, stödja och leda teamet. kommunikationen och relationerna inom teamet hör till de viktigaste aspekterna på lyckade teamwork.”
Konflikt & kris
“Konflikt och kris handlar om att lugna och lösa konflikter och kriser genom att vara observant på sin omgivning och lägga märke till och ta fram lösningar på meningsskiljaktigheter. konflikter och kriser kan gälla händelser och situationer, personliga konflikter, stressnivåer och andra potentiella hot. Individen måste lösa de här situationerna på ett bra sätt och se till att alla berörda drar lärdomar för framtiden.”
.
Nytt förändringsverktyg
Dålig koll på processerna, otydlig målbild och dålig kommunikation är tre fallgropar i förändrings- och digitaliseringsprojekt. Torsdagen den 29 februari lanserar Astrakan ett nytt förändringsverktyg som hjälper er att undgå fallgroparna och får användarna att fokusera på rätt saker i förändringsarbetet. Lanseringen firas med ett event i Arboga och medverkar på eventet gör bland annat Kelly Odell (förändringsexpert), Per Karlsson (verksamhetsarkitekt).
Tre fallgropar i förändrings- och digitaliseringsprojekt
- Dålig koll på processerna. Hur ser nuläget ut? Vad behöver förändras?
- Otydlig målbild. Vad vill vi uppnå? Vad innebär förändringen för olika roller och funktioner i verksamheten?
- Dålig kommunikation. Medarbetarna får inte information om vad som händer i projektet, vad de förväntas göra och hur de påverkas av förändringen.
Att välja projektmodell
När vi ska starta ett projekt är en av de första funderingarna vilken projektmodell som ska nyttjas. Att välja rätt projektmodell är det första steget i ett lyckat projekt. Varje projekt är unikt med sina specifika behov, mål och utmaningar. Att välja lämplig projektmodell för just detta projekt är ett av de viktigaste besluten att fatta inledningsvis.
Camilla Åkesson, assessor på Svenskt Projektforum och IPMA Certifierad på nivå A, delar med sig av sina bästa tips kring hur man väljer projektmodell.
Vilken projektmodell ska nyttjas?
Det är alltid roligt att starta upp nya projekt. Varje gång har jag känslan av att få en ny chans att få nyttja lärdomar från det förra projektet. Såklart blir inte allt 100% den gången heller, men det är härligt att få ha den känslan en stund.
När jag ska starta ett projekt är en av mina första funderingar vilken projektmodell som ska nyttjas. Att välja rätt projektmodell är det första steget i ett lyckat projekt.
Varje projekt är unikt med sina specifika behov, mål och utmaningar. Att välja lämplig projektmodell för just detta projekt är ett av de viktigaste besluten att fatta inledningsvis.
Tre viktiga frågeställningar inför val av projektmodell:
- Vad är projektets kravbild, mål och önskade resultat?
- Finns beslut om att nyttja en specifik modell i organisationen där projektet ska bedrivas?
- Hur hanterar jag om en annan modell passar bättre än organisationens val?
Skapa en tydlig bild av projektets kravbild, mål och resultat.
För att komma fram till vilken projektmodell som passar projektet bäst behöver vi få svar på:
- Är målbilden tydlig?
- Är resultatet tydligt eller är det något helt nytt som inte just nu går att sia om hur det kommer se ut?
- Är behovs- och kravbilden tydlig?
- Krävs det mycket, eller kanske endast, IT-utveckling?
- Kommer det att innebära betydande beteende-förändringar?
Dessvärre kan dessa svar vara svårare att få än vad man kan tro. Utrusta dig med tålamod och börja arbetet med att hitta svaren.
Det är ju svårt att säga exakt hur du ska gå tillväga, men några tips är att:
- Börja göra intressentanalys så blir det tydligare i vem/vilka du ska prata med. Ta hjälp av beställare och andra som har jobbat i motsvarande projekt i den här organisationen sedan tidigare.
- Prata med t ex Projektkontor om det finns något liknande projekt som har bedrivits senaste tiden och be om projektbeställning, projektplan och slutrapport från det projektet. Där kan du säkerligen hitta matnyttig information.
- Gör en sammanställning av det du vet gällande ovanstående punkter. Skriv även in dina antaganden (och var noga med att det är just antaganden). Nyttja denna som diskussionsunderlag när jag har möte med dina intressenter.
- Kom ihåg att du även vill ha möte med de som har behovet av leveransen, dvs de som ska jobba med projektets resultat. De kanske dessutom ska vara med i projektgruppen/teamet så ta tillfället i akt och lär känna dem så tidigt som möjligt.
Finns beslut om att nyttja en specifik modell i organisationen där projektet ska bedrivas?
Många organisationer har en beslutad projektmodell vilken ska/bör följas. Alla projektmodeller syftar till att beskriva processen för hur ett projekt bör bedrivas, vilka mallar som ska nyttjas och vilka roller och mandat som krävs för att upprätthålla projektmodellen. Det gör att det finns stora fördelar för en organisation att jobba med projekt på samma sätt.
Att en organisation har valt att nyttja en viss projektmodell är vanligtvis baserat på de vanligaste projekten i just den organisationen. Vem som beslutar det i respektive organisation är svårt att säga – men när det gäller övergripande beslut för hela organisationen är det vanligtvis projektkontor eller motsvarande.
I din roll som projektledare behöver du ta reda på om det finns beslut om modell och därefter hitta svar på följande:
- Vilken modell
- Behöver jag gå någon utbildning?
- Hur förhåller man sig att nyttja andra projektmodeller? Är det vanligt?
- Vilka rutiner gäller för ekonomirapportering? Annan rapportering?
- Vart hittar jag mallar och instruktioner
- Finns det outtalade regler/ansvariga som du behöver känna till?
Om det saknas beslut om vald modell:
- Vilken kompetens finns i organisationen?
- Vilken modell har man jobbat med mest?
- Hur är ledningen van att jobba med projekt?
- Vilken beslutsordning gäller för val av projektmodell?
- Finns det mallar/riktlinjer för val av projektmodell som du ska förhålla dig till?
- Finns det outtalade regler/ansvariga som du behöver känna till?
Vilken modell passar bäst för ditt projekt?
Att ifrågasätta och anpassa projektmodeller är en naturlig del av utvecklingen inom projektledning. Det är alltid viktigt att fundera över vilken modell som passar för just detta projekt. Detta för att hitta den mest effektiva vägen till framgång för varje unikt projekt. Vi vill ju att projekten ska drivas så effektivt som möjligt.
Hur vet du vilken modell som är bäst för just mitt projekt? Övergripande för val av modell är:
- att om projektet helt eller till väldigt stor del består av systemutveckling finns många fördelar att bedriva projektet agilt, t ex SCRUM.
- Om krav och mål är relativt känt och vi har en klar bild om vilket resultat kan det med fördel bedrivas som ett traditionellt projekt, t ex enligt PPS
- Om det är en blandning av båda ovanstående kan det vara fördel med att bedriva det som ett hybridprojekt.
- Värt att nämna är att om det är många beteendeförändringar som behöver göras i projektet bör man överväga om det ska bedrivas som ett förändringsprojekt alternativt vara en del inom projektet. Var uppmärksam på att beteendeförändringar tar tid och är därför vanligtvis inte lämpligt att bedrivas som agila projekt.
Andra aspekter att ta hänsyn till när du väljer vilken projektmodell:
- Organisationens standarder, processer, strategier och policies
- Organisationens anpassning och flexibilitet
- Organisationens kompetens i den aktuella projektmodellen
- Projektmedlemmar/teamets kompetens och erfarenhet i den aktuella projektmodellen
- Ledningens förståelse och stöd för den valda metoden
- Om inte organisationen har erfarenhet att bedriva projekt enligt den modell du förordar, beakta detta i din planering.
Obs! Vattenfall är inte detsamma som en traditionell projektmodell
Jag vill passa på att påminna om att Vattenfall inte är samma sak som traditionell projektmodell. Det är en systemutvecklingsmodell och snarare en föregångare till agila arbetssätt. Detta är ett väldigt vanligt missförstånd som jag nämner så snart jag får tillfälle.
Hur motivera val av projektmodell om den avviker från organisationens val?
Som vi konstaterade tidigare är det vanligt att en organisation har valt en projektmodell för alla sina projekt. Så hur ska jag göra om jag som projektledare anser att just detta projekt ska bedrivas enligt någon annan modell?
Tips på hur du kan motivera beslut om avvikande projektmodell:
- Identifiera vilka intressenter som ska fatta beslut om val av projektmodell tidigt
- Gör beställare/produktägare uppmärksamma på att du vill säkerställa att ni nyttjar rätt modell
- Involvera dem tidigt i analysen om vilken modell som passar bäst
- Skriv beslutsunderlag som beskriver:
- Projektets mål
- Övergripande om hur du vill lägga upp arbetet i projektet
- Om du gör avsteg från beslutad projektmodell
- motivera varför den modellen inte är lämplig för just detta projekt.
- Beskriv för- och nackdelar
- var transparant med huruvida det finns kompetens i organisationen
- om det saknas kompetens i organisationen: krävs utbildning?
- Måste ni rekrytera och/eller anlita konsulter?
- Var även noga med att tydliggöra eventuella kostnader eller påverkan på tidplan pga av val av modellen.
- Berätta vilken modell du anser är effektivast och varför
- Ta gärna några exempel på beslut/aktiviteter/ärenden som tydliggör varför du väljer att rekommendera den projektmodell du gör
- Tillse att beslut fattas i lämplig instans. Det är alltid en fördel om du kan delta vid beslutet och gå igenom ditt underlag. Då kan du svara på eventuella frågor och lyssna eventuella aspekter du inte har tänkt på i underlaget.
Se till att fatta ett aktivt beslut om projektmodell!
Sammanfattningsvis vill jag säga att val av projektmodell ibland kan vara en utmaning då den kanske inte följer organisationens beslut och måste anpassa sig efter projektets unika behov. Värt att påminna sig om är att ett välgrundat val ligger till grund för projekts framgång, medan ett felaktigt val kan leda till utmaningar och ineffektivitet.
Så – se till att ni fattar ett aktivt beslut gällande projektmodell för just ditt projekt.
Titta på en minigenomgång: Vad är en projektmodell? Här>