Från grön till trygg – om mentorskap
Att vara ny i arbetslivet är märkligt. På pappret har man rätt kompetens, kanske till och med bra resultat i ryggen. Ändå känns det ofta som att man famlar lite. Inte för att man inte kan – utan för att man inte riktigt vet hur saker faktiskt fungerar. Särskilt i projektmiljöer märks det snabbt. Det är tempo, många viljor och en hel del som inte är helt uttalat. Beslut tas, prioriteringar görs, och det är inte alltid uppenbart varför. De flesta organisationer försöker hjälpa till. Introduktioner, utbildningar, checklistor. Allt det där är bra – men det täcker inte riktigt det som är svårast. Det som saknas är ofta någon att tänka högt med.
Det där som inte går att läsa sig till
Mycket av det som avgör om man kommer in i en roll eller inte handlar om sådant som inte står i någon handbok.
Hur man tar plats i ett möte utan att köra över andra.
När man ska säga ifrån – och när man ska vänta.
Hur man tolkar signaler som ingen riktigt säger rakt ut.
Det är den typen av saker som brukar kallas “tyst kunskap”. Och den är, ärligt talat, ganska svår att lära sig på egen hand. Här fyller mentorskap en funktion som inget utbildningsprogram riktigt kan ersätta. Inte för att mentorn har alla svar, utan för att det finns någon att bolla med. Någon som varit där tidigare och kan säga: “det där är normalt” eller “det där bör du nog ta på allvar”. Det gör mer än man tror.
Trygghet först – prestation sen
Det pratas ofta om att mentorskap leder till bättre prestationer, snabbare utveckling och starkare karriärer. Det stämmer. Men det som ofta kommer först är något enklare: trygghet. Att våga ställa frågor. Att våga göra fel. Att våga testa sina tankar innan de blir beslut. Utan den tryggheten spelar det mindre roll hur många verktyg eller modeller man har lärt sig. Man använder dem ändå inte fullt ut.
Projekt gör det tydligare
I projekt finns sällan ett facit. Det är en del av poängen, men också det som gör det svårt i början. Man förväntas hantera osäkerhet, relationer och prioriteringar – ofta samtidigt. För någon som är ny kan det bli ganska överväldigande. En bra mentor gör inte jobbet åt dig. Men kan hjälpa dig sortera. Vad är viktigt här? Vad kan vänta? Vad är egentligen problemet? Det låter enkelt, men sparar ofta både tid och energi.
Det funkar inte av sig själv
Samtidigt ska man inte romantisera mentorskap. Alla upplägg fungerar inte. Formella program där man “paras ihop” utan tydligt syfte eller engagemang rinner ofta ut i sanden. Det blir ett möte, kanske två, och sedan händer inte så mycket mer. Det som gör skillnad är relationen i sig. Att det finns ett intresse, en öppenhet och en viss kontinuitet. Annars är det mest en punkt i en HR-plan.
Kanske viktigare än vi behandlar det som
Det är lite märkligt att mentorskap fortfarande ofta ses som något extra. Något man gör om det finns tid. För många som är nya i arbetslivet är det snarare tvärtom. Det är en av de saker som faktiskt avgör om man hittar rätt – eller tappar fart i början. Men det finns också en annan sida som inte lyfts lika ofta. Mentorskap behöver inte bara gå i en riktning. Erfarna personer kan ha minst lika stor nytta av att få in perspektiv från någon som är nyare i rollen eller i arbetslivet. Någon som inte är lika färgad av hur saker “brukar göras”. Som ställer andra frågor. Som ser det uppenbara som andra slutat ifrågasätta. Det som ibland kallas omvänt mentorskap – men som egentligen bara handlar om att vara öppen för att lärande går åt flera håll.
Kanske är det där mentorskap gör som mest nytta.
Inte när en lär ut och en lär sig –
utan när båda faktiskt gör det.
Projektforum återigen godkända i IPMA validering
Svenskt Projektforum har återigen blivit godkända som IPMA validerad certifieringsorganisation – och vi är både stolta och glada!
Valideringen genomförs av IPMA centralt vart tredje år och innebär att vår certifieringsverksamhet granskas mot de närmare 700 krav som regelverket innehåller och som alla certifieringsorganisationer inom IPMA måste uppfylla. Det är en viktig kvalitetsstämpel för vår verksamhet.
IPMA (International Project Management Association) finns i cirka 70 länder och erbjuder en global modell för certifiering av projektledare. I Sverige har Svenskt Projektforum ensamrätt att genomföra IPMA certifiering, där utbildade assessorer gör opartiska bedömningar av projektledningskompetens enligt internationella standarder.
Vi erbjuder certifieringen på fyra nivåer (A–D). Nivå A–C är för dig med dokumenterad erfarenhet av projekt-, program- eller portföljledning, medan nivå D är en kunskapscertifiering och passar dig som ännu inte har praktisk erfarenhet av projektledning.
Bedömningen utförs av erfarna, IPMA certifierade assessorer som är särskilt utbildade i att göra strukturerade och opartiska bedömningar enligt den internationella kompetensmodellen ICB (Individual Competence Baseline).
Certifieringen kan genomföras på både svenska och engelska.
Nu är det möjligt att anmäla sig till höstens certifieringsomgångar via vår webbplats. För dig som vill få ett internationellt erkänt kvitto på din kompetens är detta ett viktigt steg i din professionella utveckling.
Vill du veta mer? Delta gärna i våra kostnadsfria digitala informationsträffar.
Via vår bokningssida hittar du alla planerade certifieringsomgångar och informationsträffar.
Projektet under staden – vad vi kan lära oss av Thames Tideway Tunnel
Stora projekt börjar ofta med ett ganska enkelt problem. I London handlade det om något så odramatiskt som avloppsvatten – och något så otrevligt som att det, vid kraftigt regn, rann rakt ut i Themsen. Lösningen blev Thames Tideway Tunnel. En drygt 25 kilometer lång tunnel under staden som nu, efter många års arbete, är färdig och i drift. Enkelt att beskriva. Betydligt svårare att genomföra.
Det trånga utrymmet där allt redan finns
Utmaningarna att bygga under en stad som London är många. Under marken finns redan ett lapptäcke av tunnelbana, ledningar, kablar och äldre konstruktioner. Det är inte som att börja på en tom yta. Här handlar projektledning mindre om att “bygga nytt” och mer om att navigera i något som redan är fullt. Små fel kan få stora konsekvenser. Och allt går inte att förutse, hur mycket man än planerar.
Planer som måste ändras – på riktigt
Projektet pågick länge. Tillräckligt länge för att världen skulle hinna förändras under tiden. Ekonomi, förutsättningar, pandemi – allt sådant spiller in, oavsett hur robust planen var från början. Det är här många projekt spricker. Inte för att planen var dålig, utan för att man håller fast vid den för länge. I det här fallet blev anpassningsförmågan avgörande. Att justera utan att tappa riktning.
Alla vill något – och alla har en poäng
Ett projekt som detta ägs aldrig riktigt av en part. Myndigheter, entreprenörer, miljöintressen, allmänhet – alla har legitima krav. Och de drar inte alltid åt samma håll. Det gör att projektledarrollen snabbt glider bort från att bara handla om tid, kostnad och scope. Det handlar minst lika mycket om att få människor att acceptera vägval, förstå kompromisser och känna förtroende för processen. Det är inte alltid det syns utåt. Men det märks direkt när det saknas.
Det som inte syns – men avgör allt
Att borra tunneln är i sig en bedrift. Men det verkligt kritiska kommer ofta senare. Allt ska kopplas ihop. Fungera tillsammans. Direkt. Det är här komplexa projekt brukar få problem. Inte i de stora dragen, utan i detaljerna mellan systemen. Där olika delar möts, och ingen riktigt “äger” helheten. Får man det rätt märks det knappt. Får man det fel märks det direkt.
Så vad är det vi egentligen tittar på?
Det här är inte bara ett lyckat infrastrukturprojekt. Det är ett ganska bra exempel på hur projekt ser ut idag. Inte linjära. Inte helt förutsägbara. Inte kontrollerbara i klassisk mening. Och det kanske är den viktigaste poängen. Projektledning handlar allt mindre om att följa en plan från start till mål. Och allt mer om att hålla ihop något som rör sig längs vägen.
AI som bollplank för projektledare – kan du bli effektivare inom People, Practice och Perspective?
Projektledare förväntas i dag ha svar på nästan allt: struktur, relationer, risker, konflikter och riktning. Samtidigt ökar tempot och komplexiteten. Här har AI fått en ny roll – inte som ersättare, utan som bollplank.
Rätt använd kan AI fungera som en ständigt tillgänglig samtalspartner som hjälper dig att tänka klarare, snabbare och bredare inom People, Practice och Perspective – grundstenarna i IPMA:s syn på projektledning.
People – ett tryggt bollplank för reflektion och ledarskap
People-dimensionen handlar om självinsikt, kommunikation och relationer. Här är AI särskilt användbar, just för att den är neutral och inte dömande.
Som projektledare kan du exempelvis använda AI för att:
- resonera inför svåra samtal
- testa olika sätt att formulera feedback
- reflektera kring konflikter och dynamik i teamet
- utmana ditt eget perspektiv: ”Vad kan jag missa här?”
- hjälpa dig att tänka innan du agerar
AI ersätter inte empati eller ansvar – men den kan hjälpa dig att vara mer eftertänksam.
Practice – snabb sparring kring struktur och beslut
Inom Practice fungerar AI som ett effektivt bollplank i det dagliga arbetet.
Exempel:
- utmana en tidsplan eller ett upplägg
- resonera kring risker och möjliga åtgärder
- jämföra olika genomförandestrategier
- kvalitetssäkra beslutsunderlag innan de presenteras
I stället för att fastna i detaljer får du hjälp att:
- se alternativ
- identifiera svagheter
- tydliggöra konsekvenser
Det kan göra dig både snabbare och bättre på att se helheten.
Perspective – hjälp att zooma ut och se sammanhang
Perspective kräver att projektledaren lyfter blicken: organisation, strategi, omvärld och intressenter. Här är AI ett särskilt värdefullt bollplank.
Du kan använda AI för att:
- resonera kring hur projektet stödjer affärsmål
- analysera intressenter och deras drivkrafter
- diskutera scenarier och framtida konsekvenser
- ifrågasätta egna antaganden
AI kan helt enkelt ge dig fler perspektiv – men det är fortfarande du som väljer väg.
AI gör dig inte automatiskt till en bättre projektledare.
Men den kan hjälpa dig att bli mer medveten, mer strukturerad och mer eftertänksam.
Använd AI till rätt saker och låt den bli ett naturligt bollplank i vardagen.
Hur har du själv börjat använda AI som projektledare i ditt ledarskap?
Författare Fredrik Lóren Karlsson Mars 2026
Lunchwebinar: Successivprincipen
Projektledarens vardag är komplex och det finns en mängd information, intressenter och arbetsuppgifter som behöver hanteras. Det faktum att projektets resurser är begränsade skapar ett behov av effektiva arbetsmetoder som Successivprincipen som stödjer organisationer och projekt att prioritera arbetet på de delar som har störst påverkan på projektets mål.
I det här webbinariet får du en inblick i:
- vikten av att fokusera på osäkerheterna i projektet för effektiv projektstyrning
- ett sätt att få ett bättre underlag för budget och tidplan
- projekt som lyckats tack vare hantering av osäkerheterna
🔹 Datum & tid: Tisdagen den 31 mars kl 11.30
🔹 Plats: Online (länk skickas ut till alla anmälda senast måndagen 30 mars)
Vad är IPMA Young Crew? - Webinar
Att vara projektledare kan ibland kännas som en ensam roll. Man förväntas ha koll på allt, men har sällan ett naturligt forum för att bolla utmaningar med likasinnade och särskilt som ung projektledare. IPMA Young Crew (YC) Sverige är en del av Svenskt Projektforum och fungerar som den internationella mötesplatsen för projektledare under 35 år. Vi finns till för att bryta isoleringen och ge dig verktygen som inte alltid lärs ut i teorin.
🔹 När: Torsdagen den 21 maj kl 12.00-12.45
🔹 Var: Online (länk skickas ut till alla anmälda senast tisdagen 19 maj)
🔹 För vem: Studenter och yrkesverksamma (18–35 år), samt ledare som vill stötta sina unga talanger.
Fortsatt satsning på IPMA‑certifiering inom AFRY Transportation & Places – Project Management East
I samarbete med Projektforum tillhandahålls IPMA-certifiering och utbildning genom Lexion, som en del av AFRYs satsning på att stärka projektledarkompetensen och säkerställa hög kvalitet i leveranserna. Här berättar Ulrika Adlerz-Lind om den fortsatta satsningen.
På AFRY, division Transportation and Places, marknadsområde Project Management East, fortsätter vi vår långsiktiga satsning med att stärka projektledarrollen genom utbildning och certifiering enligt IPMA.
Att arbeta strukturerat, kvalitetssäkrat och enligt internationellt erkända metoder är en central del av vårt erbjudande – och därför prioriterar vi kompetensutveckling som verkligen gör skillnad i våra uppdrag, säger Ulrika Adlerz-Lind, marknadsområdeschef PM East.
Under det senaste året har ett 40‑tal medarbetare genomgått utbildning och antingen redan certifierat sig eller är på väg att göra det. Det innebär att vi successivt bygger upp en ännu starkare leveransförmåga och skapar en gemensam projektledningsplattform för hela organisationen.
Stort grattis till våra certifierade IPMA B‑projektledare!
Vi vill särskilt uppmärksamma och gratulera våra seniora projektledare:
- Andreas Glans
- Camilla Bength
- Christina Andersson
som nu har certifierats enligt IPMA nivå B, en meriterande och krävande nivå som visar att de besitter omfattande erfarenhet av att driva komplexa projekt med höga krav på ledarskap, struktur och leveranssäkerhet.
Deras engagemang, professionalism och vilja att utvecklas ytterligare är en viktig inspiration för hela vår organisation.
Framåt – tillsammans stärker vi våra projektleveranser
Genom att fortsätta investera i våra projektledares kompetens säkerställer vi inte bara hög kvalitet i våra pågående uppdrag – vi rustar oss också för framtidens utmaningar och stärker AFRYs position som en av Sveriges ledande aktörer inom projekt- och programledning.
Här en bild på det senaste gänget som gick utbildningen i förra veckan avslutar Ulrika.
Författare Ulrika Adlerz-Lindh Mars 2026
AI i projektledning – konkreta verktyg som effektiviserar projektledarens vardag
Artificiell intelligens har snabbt blivit ett praktiskt verktyg för projektledare. Det handlar inte längre om framtidsvisioner, utan om funktioner som redan idag kan effektivisera planering, förbättra beslutsfattande och minska administration. AI ersätter inte projektledaren — men fungerar som en kraftfull assistent som frigör tid för ledarskap, prioritering och värdeskapande arbete.
Här är en genomgång av hur AI kan användas i projektledning – med konkreta verktyg och praktiska exempel.
Planering och projektstruktur
En av de största tidsvinsterna med AI är i planeringsfasen. AI kan snabbt skapa projektplaner, bryta ned aktiviteter och föreslå milstolpar baserat på projektbeskrivningar.
Exempel på verktyg:
- ChatGPT
- Microsoft Copilot
- Notion AI
- ClickUp AI
- Asana Intelligence
En projektledare kan exempelvis skriva:
"Planera ett införandeprojekt för nytt IT-system på 6 månader"
AI kan då generera:
- Projektfaser
- Aktiviteter
- Milstolpar
- Risker
- Resursbehov
Detta ger en snabb och strukturerad start på projektet och minskar tiden för initial planering.
Automatiserade mötesanteckningar
Projektledare spenderar ofta mycket tid på möten och efterföljande dokumentation. AI kan automatisera hela processen.
Exempel på verktyg:
- Microsoft Teams Copilot
- Zoom AI Companion
- Fireflies.ai
- Otter.ai
AI kan automatiskt skapa:
- Mötesanteckningar
- Beslut
- Åtgärdspunkter
- Ansvariga
- Sammanfattning
Efter ett möte kan projektledaren få en färdig sammanfattning med tydliga actions, vilket sparar både tid och minskar risken att viktig information missas.
Riskanalys och beslutsstöd
AI kan analysera projektdata och identifiera risker tidigt. Detta ger projektledaren möjlighet att arbeta mer proaktivt.
Exempel på verktyg:
- Wrike AI
- Monday.com AI
- Asana Intelligence
- Smartsheet AI
AI kan identifiera:
- Risk för förseningar
- Resursbrist
- Kritiska beroenden
- Budgetavvikelser
Detta ger ett bättre beslutsunderlag och ökar sannolikheten för framgångsrika projekt.
Resursplanering och kapacitetsanalys
AI kan hjälpa projektledare att planera resurser mer effektivt.
Exempel på verktyg:
- Microsoft Project med Copilot
- Monday.com AI
- ClickUp AI
- Motion (AI-schemaläggning)
AI kan:
- Föreslå optimal resursfördelning
- Identifiera överbelastning
- Flytta aktiviteter automatiskt
- Prioritera uppgifter
Detta minskar risken för flaskhalsar och förbättrar resursutnyttjandet.
Automatiserad rapportering
Statusrapporter och uppföljning är viktiga men tidskrävande delar av projektledning. AI kan automatisera rapporteringen.
Exempel på verktyg:
- Microsoft Copilot (Word och PowerPoint)
- ChatGPT
- Notion AI
- Asana AI
AI kan generera:
- Veckorapporter
- Styrgruppsrapporter
- Projektsammanfattningar
- Riskrapporter
Projektledaren kan snabbt skapa rapporter baserat på aktuell projektstatus och justera innehållet vid behov.
Kommunikation och stakeholder-hantering
AI kan hjälpa projektledare att kommunicera tydligare och mer effektivt.
Exempel på verktyg:
- ChatGPT
- Microsoft Copilot
- Grammarly AI
- Google Gemini
AI kan användas för:
- Styrgruppspresentationer
- Kommunikationsplaner
- Beslutsunderlag
- Statusuppdateringar
Detta sparar tid och förbättrar kvaliteten i kommunikationen.
Automatisering av arbetsflöden
AI kan automatisera repetitiva arbetsmoment i projektet.
Exempel på verktyg:
- Microsoft Power Automate med Copilot
- Zapier AI
- Monday.com automation
- ClickUp automation
Exempel på automatisering:
- Påminnelser om försenade aktiviteter
- Automatisk uppdatering av projektstatus
- Meddelanden till projektmedlemmar
- Uppföljning av deadlines
Detta minskar administrationen och ökar transparensen i projektet.
Kunskapshantering och erfarenhetsåterföring
AI kan hjälpa projektledare att dra nytta av tidigare projekt och organisationens samlade erfarenheter.
Exempel på verktyg:
- Notion AI
- Confluence med AI
- SharePoint med Copilot
- ClickUp AI
AI kan hjälpa till att:
- Hitta lessons learned
- Identifiera återkommande risker
- Jämföra tidigare projekt
- Återanvända mallar och dokument
Detta gör att organisationen kan arbeta mer systematiskt med erfarenhetsåterföring.
AI-assistenter för projektledare
Utöver specifika projektverktyg använder många projektledare generella AI-assistenter i sitt dagliga arbete.
Exempel:
- ChatGPT
- Microsoft Copilot
- Google Gemini
- Claude
Dessa används för:
- Planering
- Analys
- Dokumentation
- Beslutsstöd
- Kommunikation
AI-assistenter fungerar som ett dagligt stöd och kan snabbt hjälpa till med olika uppgifter i projektledning.
Sammanfattning
AI förändrar projektledarrollen genom att automatisera administrativa uppgifter och förbättra beslutsunderlag. Projektledaren kan därmed fokusera mer på ledarskap, förändringsarbete och strategiska frågor.
Organisationer som använder AI i projektledning kan uppnå:
- Ökad effektivitet
- Minskad administration
- Bättre planering
- Tidigare riskidentifiering
- Förbättrad kommunikation
AI är inte längre ett framtida stöd för projektledare — det är ett verktyg som redan idag kan skapa konkret nytta i projektverksamheten.