Att lyckas agilt handlar om kultur
Mattias Khaki är föreläsare och projektledare med erfarenhet av att leda, driva och hantera skalbara och omfattande team i både föränderliga och stabila kulturer. Den 4 december kommer han till Projektforum 2019 på Grand Hôtel i Stockholm.
Varför misslyckas många organisationer med att bli agila? Det handlar om företagskulturen, menar Mattias Khaki. - Agila metoder är egentligen en form av ledarskap och projektledning, säger han. Att arbeta agilt handlar om att kunna vara reaktiv till en föränderlig sanning, genom feedback från kunden, och samtidigt få ut det bästa kundvärdet. - Om organisationen vill bli mer innovativ och använda ett agilt arbetssätt, kan det finnas strukturer och invanda processer som gör det svårt att plötsligt ändra riktning. Att lösa nya problem med gamla metoder är i princip omöjligt.
– Men det agila fungerar inte heller utan struktur. Det finns exempel på företag som har tappat kontrollen, där alla team jobbar agilt, men man har tappat helheten. Strategi är vad du jobbar med, kultur är hur du jobbar. – Feedback kommer att sätta kulturen för ert team, projekt och företag. Den enklaste kulturen att anpassa för alla projekt är en kultur av uppriktighet.
Missa inte Mattias Khakis föreläsning den 4 december!
Läs mer och boka din plats här>
Årets Projektledare
Årets Projektledare är utsedd! Grattis säger vi till vinnaren Ingela Ekebro som presenterades på Projektnäring den 15 november.
Projekt Helios var ett åtta-miljarders projekt för att bygga en ny massafabrik i Timrå. Det bestod av totalt 13 delprojekt, varav 9 för själva anläggningen och 4 för marknad, kvalitet, vedförsörjning och verksamhetstillstånd. Projektledningsgruppen bestod av ca 150 personer varav ca 40 från SCA. Ingela var ytterst ansvarig från förstudien, som startade 2014, till genomfört projekt och uppstart 2018. Projektet lyckades leverera på tidplan, inom budget, utan allvarliga olyckor och uppstartskurvan följs.
Om utmärkelsen Årets projektledare: Sedan 1995 delar Svenska ProjektAkademien ut utmärkelsen Årets projektledare till personer som gjort utomordentliga projektledargärningar. Akademien gör bedömningen efter ledarskapets utförande, resultatet av genomförd verksamhet, projektets omfattning och komplexitet samt nytänkande i projektarbetet.
Foto: Bosse Hedman
Se upp för oxymorona projekt!
Oxymoron betyder ”skarpsinnig dumhet”. Man brukar tala om oxymorona uttryck, exempelvis ”skynda långsamt”, talande tystnad”, ”jätteliten” eller ”bitterljuv”. Vad har detta med projekt att göra? Och vad skulle då ett oxymoront projekt representera?
Det jag menar är att väldigt många organisationer fortfarande har en oxymoron inställning till val av projekt som arbetsform. Jag stöter ganska ofta på exempel där man säger att ”nu ska vi starta ett projekt” utan att det är ett projekt på riktigt och det drivs heller inte som ett projekt. Jag råkar även ut för flera personer som säger att ”detta är inget projekt” utan vi arbetar på som vanligt, fast det borde drivas som ett projekt med allt vad det nu innebär. Dessa beslut anser jag då vara ”skarpsinniga dumheter” i alla fall dumheter! De som fattar dessa beslut gör det
förhoppningsvis på grund av bristande kompetens och inte utav ren elakhet. Jag tror att många av er projektledare har stött på beställare/projektägare som inte har full koll på vad det innebär att initiera ett projekt. Varje gång detta händer blir vi nog ganska irriterade och besvikna, men det hjälper då inte med att knyta näven i fickan och svära för oss själva över detta elände, utan vi måste då ta vårt ansvar och stötta beställaren/projektägaren. Vi har igen det, det lönar sig för oss om vi får någon som börjar förstå vad det faktiskt innebär att initiera ett projekt. Hur ska man då gå tillväga för att inte hamna i en besvärlig situation? Ja, enligt min erfarenhet finns det några enkla saker som man kan försöka med. Innan jag kommer in på dessa ska jag införa några nya ord och uttryck .
Idékedjan
Det första uttrycker är ”Idékedjan” som beskriver hur ett projekt kommer in i tiden. Den ser ut som följe
1. Idé
2. Kravspecifikation * (beställaren)
3. Offertförfrågan
4. Projektdefinition * (projektledaren)
5. Offert
6. Avtal *
Någon får en idé, någon (Beställaren) godkänner idén och är beredd att utveckla den. Beställaren måste dock konkretisera och dokumentera vad det är hon eller han säger ja till, detta sker i Kravspecifikationen (eller projektbeställning eller projektdirektiv eller vad vi nu kallar detta VAD-dokument). Därefter ska Beställaren be om hjälp med HUR detta VAD ska förverkligas. Beställaren går ut med en offertförfrågan (oavsett om det är internt eller externt). När en Projektledare får en offertförfrågan med bilagd kravspecifikation ska en Projektdefinition (eller projektspecifikation eller projektplan) tas fram som sedan presenteras (offereras) till Beställaren. I detta läge inträder troligen an förhandling som förhoppningsvis mynnar ut i en överenskommelse – ett avtal. De tre stjärnförsedda orden i uppräkningen ovan betyder ”dokument” det vill säga alltid skriftligt. Detta är idékedjan.
Projektskurk
Nästa uttryck som jag vill beskriva är ”projektskurk” som då inte är en människa utan en företeelse som stjälper projekt. Det är mina erfarenheter som jag bygger på. Det finns enligt mig tre projektskurkar och dessa är:
1. Avsteg från ”Idékedjan”
2. Problem med interna resurser (människor)
3. Bristande rutin för ändringar
Projektets måsten
Det tredje uttrycket som jag vill introducera är ”Projektets måsten”. Även dessa är tre stycken och de är (jag ger även några exempel):
1. Roller (beställare, projektledare, utförare)
2. Aktiviteter (riskanalys, uppföljning, ändringshantering)
3. Dokument (kravspecifikation, projektdefinition, avtal)
När vi väljer projekt som arbetsform måste vi ha vissa roller,vi måste göra vissa aktiviteter och vi måste producera ett antal dokument.
Slutsats
För att ett projekt inte ska bli en skarpsinnig dumhet uppmanar jag er att följa mitt tips för att få ett lyckat projekt, nämligen: Använd MP3. MP3 är då inte den lilla musikmaskinen som vi hade tidigare, utan MP3 står för:
1. Använd projektets Måsten!
2. Undvik Projektskurkarna!
3. Ställ de 3 guldfrågorna:
– Vem är beställare?
– Vad ska vi leverera?
– När ska det vara klart?
Följ dessa enkla råd och ni ökar chansen väsentligt för att ni inte ska drabbas av ”Oxymoroni”!
Text: JOHAN HYDÉN
har arbetat i projekt i över 40 år och som projektledare i över 30 år. Han är certifierad PMP, IPMA D, PRINCE2 samt hedersmedlem i engelsk projektledarorganisation. Johan har varit ordförande i Svenskt Projektforum.
Förändra strukturerat
Alla har vid det här laget hört sin ledning säga att ”omvärlden förändras i en allt snabbare takt, och vi måste förändras med den”. Men få ledningar ger medarbetarna strukturerad vägledning i hur det ska gå till. Här berättar Camilla Rothschild Hillborg och Johanna Wiking hur de tog fram ett strukturerat arbetssätt för förändringsledning för ICA Gruppen, ett ramverk som nu används brett inom hela koncernen.
Många av oss arbetar i företag som kämpar med förändringar som ett led i ökad digitalisering, agilisering och robotisering. Alternativet är ju att stanna i utvecklingen – och dö. Men tänk om vi sliter och stressar upp oss förgäves? Tänk om vi…
• … bygger system som ska ge oss mer tid över, men som istället leder till att vi får ännu mer att göra?
• … ritar nya processer, som ingen någonsin kommer följa, för ingen har förklarat varför?
• … skapar nya organisationsstrukturer som ska göra oss mer effektiva, men som slutar med att vi fortsätter som vanligt?
Det vore trist. Och ändå är det precis det som oftast händer. Enligt Gartner är det så många som 70 procent av alla IT-implementeringar som inte når önskade effekter. Och orsakerna till det stavas varken system, processer eller organisationsstrukturer. Orsakerna är vi, människorna, som sällan hoppar av glädje inför nya arbetssätt. På ICA Gruppen förstod man tidigt att man behövde ta människoperspektivet på allvar. Koncernen skulle behöva genomgå ett stort och växande antal förändringar för att fortsatt vara starka på marknaden. Att få medarbetarna att förändras var en nyckel. I slutet av 2016 tog ICA:s koncernledning beslut om att starta ett projekt för att höja ICA:s mognad inom förändringsledning. Och det var där vi kom in, Camilla som projektledare och förändringsledare och Johanna som lösningsansvarig. Ett första steg i projektet var att utveckla en egen förändringsledningsmodell.
En enkel och koncerngemensam förändringsledningsmodell
Ett av ICA:s ledord är enkelhet och det tog vi fasta på. Det var viktigt att modellen skulle ge beställare, styrgrupper, projektledare och chefer ett enkelt och tydligt stöd i förändringsarbetet. Efter cirka två år i drift har flera hundra anställda utbildats i modellen och i ICA:s filosofi inom förändringsledning. Modellen används nu brett, i allt från små förändringar till större transformationer med påverkan på tusentals medarbetare.
• Modellen består av fyra faser med ett stort antal mallar och verktyg för varje fas.
• Modellen är synkad med ICA:s projektmodell och förvaltas och ägs av ICA:s Transformation Office.
• Ett flertal utbildningar finns för medarbetare och ledare, den senare med fokus på vad det innebär att leda i förändring.
• Ett nätverk för förändringsledare har skapats för att främja vidareutveckling, kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Read more
Projektdöden är här!
Missa inte eventet Projektforum 2019 - bland annat med programpunkten: Projektdöden är här!
Trafikförvaltningen ansvarar för kollektivtrafiken i Stockholmsregionen, för de flesta kända för varumärken som SL, Waxholmsbolaget, Färdtjänsten och Spårvägsmuseet. Verksamheten omsätter ca 20 miljarder per år och varje år investeras ca 6 miljarder i att bygga ut och förbättra kollektivtrafiksystemet i Stockholm. Just nu driver Trafikförvaltningen ca 150 investeringsprojekt och vi får lyssna till några av dem, hur det fungerar att bedriva projekt i en politiskt styrd organisation, hur Trafikförvaltningen hjälper till att utveckla Stockholmsregionen, utmaningen med att minimera påverkan på resenärerna och hur de tog döden till hjälp...
Linda Davidson, gruppchef projektkommunikation
Kommunikation som påverkar och känns i hjärtat. Och en bra chef. Dessa krav har tagit Linda från olika byråer, Moderaterna, journalistiken, Lärarförbundet och till Region Stockholm/SL. I dag ansvarar Linda och hennes grupp för kommunikationen till närmare 900.000 resenärer och andra intressenter när kollektivtrafiken byggs ut och rustas upp. Ett stort, kul och viktigt uppdrag som påverkar hela regionen och förtroendet för SL-trafiken.
Henrik Albertsson, sektionschef teknik
Henrik har jobbat med teknikutveckling i alla möjliga former och verksamheter. På trafikförvaltningen ansvarar han för en grupp av tekniska specialister som hjälper projekten att nå lyckade leveranser. När man jobbar med utveckling av Stockholms kollektivtrafiksystem finns det alltid både roliga och utmanande problem att lösa, från små tekniska detaljer till otroligt komplexa frågor som uppstår när miljardinvesteringar ska realiseras.
Projektforum 2019 är ett inspirerande heldagsevent som äger rum den 4 december på Grand Hôtel i Stockholm.
Missa inte att boka din plats: Läs mer och anmäl dig här>
Flow -Skapa glädje och prestation på jobbet
Av: Magnus Quensel
För 10 år sedan sålde jag allt jag ägde, flög ned till Spanien, hyrde en motorcykel och påbörjade resan att uppfylla min dröm; ”att starta ett hotell vid medelhavet”. Min spanska bestod av ordet ”Hola”, jag hade en begränsad ekonomi och kunde ingenting om vare sig byggnation eller spansk byråkrati. Tre år senare hade jag från en ruin byggt upp ett framgångsrikt hotell. När jag tittar tillbaka på projektet förvånas jag än idag över hur enkelt det fortlöpte. Allt flöt på naturligt utan synbar ansträngning. Det fanns aldrig några självtvivel eller sviktande fokus och det kändes hela tiden djupt meningsfullt. Det var först när jag några år senare fick den ungerske forskaren Mihaly Csikszentmihalyis bok ”Flow: The Psychology of Optimal Experience” i handen som en pollett trillade ned. Jag hade under åren i Spanien mer eller mindre avbrutet befunnit mig i Flow.
Så vad är Flow?
Csikszentmihalyi definierade Flow som ”det medvetandetillstånd där vi mår och presterar som bäst. Vi är så fokuserade på det vi gör att allt omkring oss försvinner, vi blir ett med aktiviteten vi gör, vårt ego och inre kritiker tystnar och tidskänslan upphör”. Kanske har du upplevt Flow när du varit i ett spännande möte där kreativa idéer flödade, alla var delaktiga och tiden ”försvann”. Eller när du arbetade på en presentation och de rätta orden bara kom till dig och helt plötsligt var den klar.
Csikszentmihalyi fann att Flowupplevelsen bestod av 8 olika komponenter: Tydliga mål, Balans mellan kompetens & utmaning, Fokus, Omedelbar feedback, Inre motivation, Tidsuppfattningen förändras, Självupptagenheten (egot) försvinner, Man blir ett med aktiviteten. En av de ledande experterna på Flow, Steven Kotler, betecknar de fyra första komponenterna som ”Triggers”. Triggers är förutsättningar för Flow som du själv kan skapa.
Förutsättningar för Flow
Fokus: De flesta vet idag att fokus är en nödvändighet både för närvaro och effektivitet. Att kunna arbeta ostört med full koncentration är både givande och produktivt. Jag låter mig själv arbeta helt ostört (ingen telefon, mail eller notiser) 90-120 minuter dagligen med min viktigaste aktivitet. Pröva och du kommer blir förvånad över resultatet!
Tydliga mål: Är målen tydliga kan vår hjärna ”slappna av”. Oklarhet tar energi och fokus. Tydliga mål gör att all uppmärksamhet kan gå helhjärtat till den aktivitet vi valt att syssla med. I slutet av dagen skriver jag ned morgondagens mål (uppgifter). Då går inte onödig energi åt till att fundera ut vad jag ska göra varje morgon.
Balans mellan kompetens och utmaning: Är utmaningen för enkel blir vi uttråkade och är utmaningen för svår hamnar vi i stress och oro – båda förödande för Flow. Den optimala nivån på en utmaning illustrerade Csikszentmihalyi genom ”The Flow Channel” (se diagram). Utmaningen bör ligga ca 4% bortom din komfortzon. Jag upptäckte själv att jag ofta stretchade mig för långt (eller som Kotler säger ”you should stretch not snap”). Något som gjorde att jag ofta ”gick in i väggen” i stället för att skapa långsiktig utveckling.
Sist men inte minst så är Flow alltid ett behagligt tillstånd. Har du upplevt Flow vill du tillbaka dit. Därför är Flow motiverande i sig själv. Skapar du förutsättningar för medarbetare i Flow får du en arbetsplats som genomsyras av passion, glädje och eget driv!
Magnus Quensel - Magnus jobbar som coach samt föreläser och håller utbildningar inom Mindfulness, Självledarskap och Flow. Han driver även resorten La Finca i Spanien. outofyourmind.se.
Projektledning i framtiden
Nästan 500 respondenter från 57 länder har under 2019 deltagit i en undersökning utförd av KPMG, Australian Institute of Project Management (AIPM) och International Project Management Association (IPMA). Resultatet ger perspektiv på aktuella trender och praxis inom projekt-och programhantering globalt, samt insikter i utmaningarna som projekt(en) står inför när vi blickar mot framtiden.
Viktiga resultat
Organisationer globalt beskriver det svårt att leverera projekt som uppfyller alla mål runt järntriangeln: tid, kostnad och omfattning, tillsammans med utmaningen att uppnå intressenternas nöjdhet.
Enkätresultaten pekar på utmaningarna med att tillämpa konsekvent styrning och tillsyn, fokusera på att hantera fördelar och hantera förändringar genom projektets livscykel
- 19% av organisationerna levererar framgångsrika projekt, åtminstone mestadels
- 44% av organisationerna kommer sannolikt att leverera projekt som uppfyller det ursprungliga målet
- 30% av organisationerna kommer sannolikt att leverera projekt som är i tid
- 36% av organisationerna kommer sannolikt att leverera projekt enligt budget
- 46% av projekten levereras till intressenternas belåtenhet
Och framtiden?
I en miljö med ständig förändring måste framgångsrika organisationer kunna anpassa sig och implementera snabbt och kräva mer av projektledare än någonsin tidigare. För att förbättra andelen projekt och program som leverera till fullt ut, pekar undersökningsresultat på att det finns några viktiga områden att ta itu med:
- Organisationerna måste investera i att bygga upp ett agilt "mindset" som fungerar för deras unika förhållanden.
- Projektledaren måste bli mer strategisk och uppkopplad och utveckla färdigheter utöver traditionella projektledningsmetoder, såsom förändringsledning.
- Organisationerna måste fördubbla sitt engagemang för projekt-och programstyrning för att se bättre avkastning på investeringar. Kritiska aktiviteter är tex riskanalys och eskalering.
- PMOs måste fokusera på att underlätta effektivt beslutsfattande, inklusive prioritering av investeringar och flexibilitet för att anpassa sig till de föränderliga strategiska kraven i verksamheten.
- Investeringar i ny teknik som samarbetsverktyg och artificiell intelligens behövs för att möjliggöra snabbare och effektivare användning av projektstyrnings data för att stödja beslutsfattandet.
Framtiden för projektledaren
Framtiden är ljus! Projektledaren kommer att vara ännu mer i kontakt med behov och krav från organisationen. Hen kommer kunna hantera komplexitet med positiv attityd, säker i förståelsen för hur man ska få saker att hända. De kommer vara uppskattade i organisationen som limmet mellan strategi och implementering. Projektledare i framtiden som lyckas kommer att ha ett agilt mindset och vara en skicklig ledare med kompetenser inom kommunikation, relationer och teamwork, konflikt och krishantering, innovativt ledarskap bland annat.
Du kan ladda ned rapporten i sin helhet här >
Intressanta scengäster på Projektforum 2019
- Jag är sjukt stressad! Hur ofta säger vi det eller hör vi det sägas? Svarar du på e-post när du pratar i telefon? Äter du lunch vid skrivbordet? Många känner sig effektiva när de gör flera saker samtidigt. Men forskning visar att det ökar stressen och kan minska produktiviteten.
På Projektforum 2019 får vi lyssna till en föreläsning av Anna Bennich med mycket igenkänning och enkla metoder för att hantera stressen och hitta mer lugn i vardagen. Anna är psykolog, psykoterapeut, föreläsare och författare. Hon arbetar för att nå ut till så många som möjligt med sin kunskap om stresshantering, hälsofrågor och med att skapa hållbara relationer. Missa inte Projektforum 2019 som äger rum den 4 december på Grand Hôtel i Stockholm.
Annika Hultqvist
Vi får också möjligheten att lyssna till framgångsfaktorer i ett ”omöjligt” förändringsprojekt. Annika Hultqvist, Sandvik Cormant , berättar om ett komplext och omfattande förändrings-projekt med stor affärspåverkan. Med ett sällan skådat driv och engagemang, och med ett inlyssnande och pragmatiskt förhållningssätt, har hon förvandlat ett IT-projekt bland andra, till ett strategiskt affärsinitiativ som berör 40-talet marknader över hela världen. Ärlighet, tillit och transparens är några av denna projektledares viktigaste ledord.
Innehållet i föredraget fokuserar på de viktigaste framgångsfaktorerna i detta projekt men lyfter även fram de viktigaste ledaregenskaperna som krävts. Inspirerande om vad som är viktigast för att lyckas med sina projekt/program.
Missa inte att boka din plats, Läs mer och anmäl dig här>
Excellence Nätverk
Efterfrågan på nätverk ökar
Och vi startar därför nya nätverk: ett inom Förändringsledning och ett inom Agilt Ledarskap , sedan tidigare finns ett PMO nätverk. Datum för träffarna 2020 kommer publiceras inom kort.
Vill du:
- träffa andra likasinnade utanför din organisation.
- få en inblick i hur andra gör
- ha sparring och kunskapsdelning över branscher och projekttyper
- dela med dig av egna erfarenheter
- etablera nya relationer i ett nytt nätverk
Detta får du:
- Fyra årliga möten med kvalificerat professionellt innehåll
- Begränsat antal platser med hög närvaro, vilket hjälper till att stärka relationer och förtroende mellan nätverksmedlemmar
- En hög gemensam yrkesnivå
- Administration och support av Svenskt Projektforum
- Bidra till din egen och andras utveckling inom förändringsledning
Nätverket träffas vid fyra tillfällen, fyra förmiddagar, under en säsong. Efter dessa fyra träffar går nätverket in i en ny säsong. Varje tillfälle ordnas kl. 08:30-14:00 och består av föreläsningar, workshop och samtal med särskilt inbjudna gäster och föreläsningar i dialogform. Fika och lunchpauser och diskussioner ger möjlighet att nätverka. Träffarna äger rum i Stockholm.
Årsavgiften för nätverket är (4 träffar): 10.000:-
Har du frågor om nätverket kontakta Pia Lundgren: pia.lundgren(at)projektforum.se